hoewel de belangrijkste onderdelen van je subsidievoorstel het grootste deel van je tijd en energie in beslag nemen, verander je sollicitatiebrief niet. Aandacht voor de subtielere punten van het samenstellen van het voorstel pakket kan maken of breken van een financieringsaanvraag. Zet je financier niet uit met een slordige sollicitatiebrief.
Mim Carlson en Tori O ‘ Neal-McElrath, auteurs van het winnen van subsidies, wijzen er stap voor stap op dat de begeleidende brief:
- uw organisatie aan de juiste persoon moet voorstellen.,
- Verzeker de financier dat dit project de steun heeft van uw Raad van bestuur.
- geef aan wat u vraagt-hoeveel en waarvoor.
wanneer voegt u een begeleidende brief toe?
gebruik een begeleidende brief voor voorstellen aan bedrijven en stichtingen, maar niet voor federale of staatssubsidie aanvragen. Die financiers willen alleen wat ze vragen, en ze vragen zelden om een sollicitatiebrief.,
attributen van een goede sollicitatiebrief
uw sollicitatiebrief moet:
- kort zijn
- snel ter zake komen
- de informatie in het voorstel niet herhalen
- vertel de lezer hoe goed u de financier begrijpt en hoe uw subsidie voldoet aan de vereisten van de financier
Beverly A. browning, de auteur van Grant Writing For Dummies, stelt voor dat u de sollicitatiebrief schrijft nadat u het hele voorstel hebt voltooid, en wanneer u in een reflectieve stemming bent., Browning zegt:
“Als je je grote prestatie beschouwt (het voltooide financieringsverzoek), laat dan de creatieve, rechterzijde van je hersenen aanslaan en verbind je gevoelens van prestatie met de persoon die zal helpen je plannen uit te laten komen.”
formatteren van uw sollicitatiebrief
- gebruik het briefhoofd van uw organisatie. Zet dezelfde datum op de begeleidende brief die op de ingevulde subsidieaanvraag staat. Dat is de datum waarop u het subsidievoorstel naar de cedent stuurt., Het gebruik van dezelfde datum maakt alle documenten in uw voorstel pakket consistent.
- voor het binnenadres (gaat boven aan de letter) gebruik de naam en titel van de contactpersoon van de stichting of het bedrijf, gevolgd door de naam, het adres, de stad, de staat en de postcode van de financieringsbron. Controleer deze informatie nog eens met een telefoongesprek of een e-mail. Dergelijke informatie verandert vaak, dus zorg ervoor dat u de huidige naam en adres.
- in uw begroeting, gebruik “Dear” plus de persoonlijke titel (Dhr., ms, Mrs., Dr., Messrs., etc.), gevolgd door de achternaam., Het is van cruciaal belang dat je de brief aan een bepaalde persoon richt. Bel de stichting of het hoofdkantoor om ervoor te zorgen dat u de juiste persoon en de juiste persoonlijke titel. Deze details lijken misschien onbelangrijk, maar ze doen er wel toe.
- uw eerste alinea moet kort en gericht zijn. Introduceer uw organisatie (de wettelijke naam, die uw bedrijfsnaam zal zijn) en vertel de financier hoeveel geld u aanvraagt en waarom. Voeg een zin of twee toe over wat uw organisatie doet, en voeg vervolgens een op onderzoek gebaseerd punt toe dat laat zien dat er behoefte is aan wat uw organisatie doet.,
- schrijf nog een of twee korte alinea ‘ s. Vermeld het doel van uw project en hoe het past bij de missie of financieringsprioriteiten van de financier. Neem onder meer het feit dat uw Raad van bestuur het project volledig ondersteunt.
- eindig uw letter met een samenvattende alinea. Voeg toe wat dit financieringspartnerschap kan betekenen voor de doelgroep van uw project. Misschien wilt u ook een uitnodiging voor een bezoek aan de site opnemen.
- gebruik een afsluiting zoals ” Sincerely.”
- de brief moet worden ondertekend door de uitvoerend directeur of de voorzitter van de Raad van bestuur, of beide., Typ onder de handtekening de voornaam, de middelste initiaal, de achternaam en de functietitel van de ondertekenaar. Hoewel de ED of de voorzitter van de Raad van bestuur de brief moet ondertekenen, wel de contactgegevens voor de beste persoon om vragen te beantwoorden aan het einde van de laatste paragraaf.
- onderaan de letter, voeg het woord “ENCLOSURE” toe (in alle hoofdletters).
Hoe lang moet de begeleidende brief zijn?
Beperk uw sollicitatiebrief tot één pagina met drie of vier alinea ‘ s. Het moet snel gelezen worden.,
de toon en de bijzonderheden van uw sollicitatiebrief kunnen variëren afhankelijk van of u bent uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen na het sturen van een brief van onderzoek (LOI), of of dit project de eerste benadering van uw organisatie is voor deze specifieke Stichting.,
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Program Officer
Community Foundation
4321 Common Lane
Some City, YZ 55555
Dear Dr., Smith:
The Some City Senior Center vraagt respectvol om een subsidie van $50.000 voor ons Senior Latino Community Outreach Pilot Project.
als het grootste seniorencentrum in elke provincie, dat dagelijks meer dan 450 senioren bedient, zijn we ons bewust van de veranderende demografie in ons servicegebied. En we zijn toegewijd aan het groeien en aanpassen van ons centrum om te voldoen aan opkomende behoeften., De Senior Latino Gemeenschap Reikwijdte Pilot Project zal ons toelaten om een pilot van een jaar moeite om te bepalen of ons centrum kan effectief:
Bieden brede toegang tot gezondheidszorg en sociale diensten aan senioren in de Latino gemeenschappen geserveerd door ons centrum, en
Verhogen en het volledig integreren van culturele competentie van de raad van bestuur, personeel en vrijwilligers van de Enige Stad Senior Center.,
onze raad van bestuur is enthousiast over dit programma en staat te popelen om het te lanceren, zodat we het meest inclusieve en cultureel competente Centrum voor senioren kunnen worden in al onze gemeenschappen die deze diensten nodig hebben. Mochten we aan het einde van ons pilotjaar merken dat dit programma in feite succesvol is, dan heeft ons bestuur toegezegd een deel van de jaarlijkse uitgaven van het project op te nemen in ons jaarlijkse operationele budget, zodat het programma een integraal onderdeel wordt van onze kerndiensten.,
door dit project zal het centrum de primaire verwijzing worden gegeven door Health Access Latino ‘ s, Families uit elke provincie, en drie lokale klinieken binnen een straal van vijftien mijl van ons centrum. We accepteren ook verwijzingen van Spaanstalige senioren van andere gemeenschapsagentschappen in ons directe servicegebied.
Dank u voor uw aandacht voor ons verzoek., Ik zal volgende week met u contact opnemen om eventuele vragen te beantwoorden en om te weten te komen of we u kunnen ontmoeten om de merites van ons voorstel te bespreken. Ondertussen, mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact op met Connie Jones, onze directeur ontwikkeling, op (555) 555-5555, x555, of [email protected].,
met vriendelijke groet,
Jane Mooi
Executive Director
KAST
*Brief overgenomen (met wijzigingen) met toestemming van het Winnen van Subsidies, Stap voor Stap, Tweede Editie, Tori O ‘ neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
fouten die u moet vermijden in uw sollicitatiebrief
- te veel schrijven., Een begeleidende brief is geen proefschrift, noch een volledig voorstel. Houd het kort en to the point Tip: laat iemand anders het lezen. Begrijpen ze het?
- met behulp van grote woorden. Als je naar de graduate school bent geweest, heb je geleerd om op een ingewikkelde manier te schrijven. Doe dat hier niet. Je probeert niemand te imponeren met je eruditie. U wilt uw zaak zo natuurlijk mogelijk verklaren. Als je niet weet wanneer je je schrijven overcompliceert, gebruik dan een app zoals Hemingway. Het zal je vertellen wanneer je zinnen moeilijk te lezen zijn en wanneer je te langdradig bent.,
- grammaticale fouten maken. Als je niet zeker bent van je grammatica, neem dan geen risico ‘ s. Gebruik de grammatica check in WORD, en, ook uw ontwerp door een app zoals Grammarly. Er is een gratis versie, maar de betaalde versie gaat veel verder dan de nodige grammatica controle.
laat uw sollicitatiebrief opvallen
triest om te zeggen, maar uw subsidievoorstel kan honderden of duizenden bedragen die een typische Stichting gedurende een gemiddeld jaar zal zien. Uw sollicitatiebrief kan het verschil maken in het krijgen van de volgende stap naar financiering. Maar hoe kun je het laten opvallen?,
probeer niets “Schattig”, omdat ambtenaren van de stichting niet onder de indruk zullen zijn.
de begeleidende brief zou niet geschikt zijn voor een verhaal over een cliënt, hoewel u een verhaal zou moeten hebben voor andere delen van uw voorstel, zoals de beschrijving van het probleem. Voeg een paragraaf toe over waarom uw organisatie degene is die deze missie het beste kan volbrengen. Onderzoek uw concurrerende organisaties en beoordelen hoe en waar u uitblinkt., Dat kan in de kracht van uw medewerkers en vrijwilligers, uw ervaring met dit specifieke probleem, of de gemeenschap steun die u geniet.
u hoeft de namen van concurrenten niet te vermelden of te bekritiseren. Benadruk gewoon je sterke punten. Dit zou een goed moment zijn om te overleggen met anderen rond het kantoor. Haal een paar mensen bij elkaar en brainstorm hoe uw non-profit uitblinkt.
fundamenteel moet de begeleidende brief vooruit bewegen, gemakkelijk te lezen zijn en de lezer dwingen tot het grotere voorstel., Zet geen obstakels in de weg van de lezer die hen zou kunnen afschrikken om verder te lezen.