het schrijven van een Condoleance note is nooit eenvoudig-en het kan zelfs moeilijker lijken wanneer het schrijven van een voor een client. Het is een strijd om het juiste niveau van emotie te bereiken, iets zinvols te zeggen en oprecht te zijn. Jongleren met dit alles om een paar zinnen te maken is moeilijk!
afhankelijk van hoe goed u en uw klant elkaar kennen, kunt u een kleine, goedkope sympathie geschenkmand of een stevige charcuterie en kaas geschenkmand met een persoonlijke noot sturen., Als je de persoon die stierf niet kende, dit brengt een andere set van uitdagingen. Er zijn geen goede herinneringen om te delen, geen hartverwarmende verhalen uit het verleden om over te binden.
vooruit te Springen naar de volgende onderdelen:
- Stap 1: Begrijpen Client e-Mail Etiquette
- Stap 2: Kies een Geschikt Onderwerp
- Stap 3: Begin met het Schrijven van Uw e-Mail
- Stap 4: bekijk Enkele Voorbeeld Condoleance Berichten voor een Client
- Stap 5: Verstuur Uw Medeleven
het Schrijven van professionele condoleance opmerkingen, hoewel, volgt een stijve etiquette code., In sommige opzichten, dit maakt ze veel gemakkelijker te maken, in tegenstelling tot de typische condoleance protocol. Als u probeert te komen met de juiste condoleance e-mail voor een klant, hier zijn enkele tips die u moet weten.
Stap 1: e-mailetiquette van de cliënt begrijpen
er zijn een paar ijzersterke codes voor e-mailetiquette van de cliënt. Het maakt niet uit wat voor soort e-mail u verzendt, een professionele toon is van het grootste belang. Inclusief leuke emoji ‘ s, slang, afkortingen en snelkoppelingen werken niet. Dit geldt ook voor een Condoleance briefje. U kunt komen over als oneerbiedig en onverschillig—zelfs als dat is het laatste wat je wilt!,
het uitdrukken van het juiste niveau van emotie is ook essentieel. Droog en onsympathiek zijn is wreed. In deze moeilijke tijd is ondersteuning cruciaal. Ga ook niet naar het andere uiterste. Melodramatische niveaus van sympathie zijn zeer ongepast.
als u de persoon die stierf nog nooit hebt ontmoet, kan dit erg onoprecht lijken. Maak je relatie of connectie met de overledene niet meer dan het is.
Stap 2: Kies een geschikte onderwerpregel
Wat moet u in de onderwerpregel van een Condoleance-e-mail zetten? Het kan verleidelijk zijn om het leeg te laten als je niet weet wat te zeggen. Een e-mail versturen met een lege onderwerpregel is onbeleefd, dus weersta de verleiding. Vermijd ook wordy te zijn. Zoals gewoonlijk is beknopt zijn de beste optie.
Hoe zou u de focus van uw e-mail categoriseren? Het hangt ervan af hoe goed je je cliënt kent. Als je ze niet goed kent, overweeg dan de categorieën wenskaarten in de supermarkt., U kunt deze categorieën gebruiken om de onderwerpregel van uw e-mail in te vullen.
het gebruik van een woord of zin als ‘condoleance’ of ‘with Sympathy’ zijn goede opties. Als je de cliënt of de overledene goed kende, is een meer persoonlijke optie het beste. Probeer iets als’ So sorry for your loss ‘of’Sad News’. Elk van deze keuzes zijn geschikte onderwerplijnen.
Stap 3: Begin met het schrijven van uw e-mail
het kiezen van wat te zeggen zal helpen om de wildernis van opties te beperken. Onthoud bij het maken van deze keuzes de gouden regel: neem nooit aan. Het is makkelijk om een Condoleance briefje te maken., Bij het worstelen om iets te zeggen, cliches zijn gemakkelijk.
Wat als je iets schreef als “they’ re in a better place now ” of ” I ‘m sure you’ ll miss them very much?”Je kan een verscheidenheid van sociale faux pas hebben gepleegd in twee korte zinnen.
neem nooit aan dat iemands overtuigingen of relaties overeenkomen met die van jou. Dit is vooral ongepast in een Condoleance kaart. De focus moet op hen liggen, nooit op jou.
als ze niet in een hiernamaals geloofden, is dat soort condoleance zinloos. Ervan uitgaande dat uw cliënt en de overledene een positieve relatie hadden, is ook een vergissing., Tenzij je zeker weet dat ze een geweldige relatie hadden, kun je jezelf heel goed in een ongemakkelijke situatie brengen.
het uitdelen van advies is ook een professionele fout. Een Condoleance kaart is niet de plek om levenswijsheid te geven of te doen alsof je weet wat ze doormaken. Zelfs als je het verlies hebt geleden van iemand die dicht bij je staat in het verleden, wil niemand een preek. Advies geven is het laatste wat een emotioneel persoon nodig heeft. Ze hebben ondersteuning en empathie nodig, wat de twee belangrijkste doelen zijn van een Condoleance e-mail.
door deze valkuilen te vermijden, bent u goed op weg naar een vriendelijke condoleance e-mail., Professionele e-mail etiquette is voorstander van beknoptheid, inclusief condoleance notities. Bedenk wat je probeert te communiceren.
de belangrijkste doelen zijn: het erkennen van hun verlies en pijn en het aanbieden van uw steun. Met deze doelen, U kunt een e-mail ambachtelijke zonder het overschrijden van een professionele grenzen. Hieronder, we hebben een aantal voorbeelden gemaakt, zodat u kunt brainstormen een gepersonaliseerde versie.
Stap 4: Bekijk enkele voorbeelden van Condoleanceberichten voor een Client
bij het schrijven van condoleanceberichten kunt u gebruik maken van de schrijfmethoden die op school zijn geleerd.,
Als u zich helemaal niets herinnert, geen zorgen! We hebben u gedekt met een paar gepersonaliseerde opties die u kunt aanpassen hoe u wilt.
- ik hoorde over het verlies van uw familielid. Het spijt me van hun overlijden. Weet dat ik voor je bid in deze moeilijke tijd. Ik wil graag mijn oprechte medeleven betuigen voor de dood van uw familielid. Mijn gedachten zijn met u, en het spijt me voor uw verlies. ik was zo verdrietig om te horen over je tragische verlies. Weet alsjeblieft dat mijn gedachten en gebeden nu bij jullie zijn., Ik hoop dat herinneringen aan hen je troost brengen.
- ik hoorde over het overlijden van uw familielid. Dit moet een moeilijke tijd voor je zijn, en het spijt me van je verlies. Ik hou je in mijn gedachten. Ik wil mijn oprechte deelneming betuigen voor de dood van uw familielid. Ik denk aan je in deze moeilijke tijd. accepteer alsjeblieft mijn diepste medeleven in deze zeer moeilijke tijd. Ik hoop dat de herinneringen die je hebt met je familielid je troosten. Het spijt me voor je verlies en ik hou je in gedachten., ik ben zo bedroefd om te horen over het overlijden van je familielid. Ik hoop dat je veel familieleden en vrienden om je heen hebt in deze moeilijke tijd. Aanvaard alstublieft de diepste condoleances van ons.
- Het spijt me zo te horen over het verlies van uw familielid. Ik hoop dat het delen van herinneringen met familie en vrienden is geruststellend.
- Het spijt me zo voor de moeilijke tijd die u moet ervaren na het overlijden van uw familielid. Ik houd je in mijn gedachten en gebeden, en ik hoop dat je goede herinneringen hebt om je te troosten.,
- ik hoop dat je troost vindt in goede herinneringen in deze moeilijke tijd. Gelieve mijn oprechte deelneming te aanvaarden gedurende deze tijd.
Stap 5: uw condoleances versturen
na het versturen van een e-mail zijn er een paar opties. Je zou je medeleven kunnen achterlaten in e-mail formulier, en het niet meer ter sprake brengen. Als u de cliënt niet kent, kan dit geschikter zijn dan een meer gepersonaliseerde benadering.
Als u de client al lang kent, zijn andere wegen echter meer geschikt., Je medeleven laten verdwijnen in een lege leegte is een fout die te veel mensen maken.
met dat in gedachten, vermijd het maken van dezelfde fout zelf. Er zijn een paar situaties waarin je jezelf kunt bevinden die een beslissing nodig hebben over hoe je je medeleven kunt betuigen.
bijvoorbeeld, wat als u ze in persoon ziet kort nadat u uw notitie hebt verzonden? Je moet het onderwerp niet vermijden alsof je op eierschalen loopt. Ze zijn zich bewust van hun verlies, en doen alsof het niet gebeurd is, is alleen goed voor jou.
maar het aanbieden van een schouder om op uit te huilen kan ongepast zijn., Je kunt de inhoud van je condoleance kaart mondeling herhalen als je ze ontmoet. Dit kan een lastige conversationele beat vervangen, zodat je niet hoeft te vragen hoe ze het doen.
opvolgen is van het grootste belang als je iets concreets te bieden hebt. Bijvoorbeeld, als het een familielid was, kon je aanbieden om ze maaltijden te brengen of te helpen met de begrafenis. Maar in dit geval kun je vragen hoe het met ze gaat.
andere soorten follow-ups kunnen lijken alsof u ze onder druk zet om te reageren op uw e-mail. Natuurlijk, dit is de laatste soort druk die ze nu nodig hebben!, Het opslaan van follow-ups voor een paar weken of maanden daarna is een beter idee.
veel mensen die met verlies te maken hebben, geven de voorkeur aan de aanwezigheid van een fysieke kaart op hun bureau, in plaats van een e-mail. Deze herinneringen die anderen denken over hen kan het verschil maken. Overweeg het verzenden van een fysieke kaart, ook, en misschien zelfs een sympathie gift mand als u uw klant goed kende.
het versturen van een gedenkwaardige notitie
Het schrijven van een notitie, of het nu een condoleancebericht is voor een vriend, familielid of cliënt, kan moeilijk zijn., Het uiten van sympathie en zorg, met behoud van een professionele toon, is moeilijk. De bovenstaande ideeën kunnen dienen als een grote Barrage punt en geven comfort aan uw klanten.
Als u op zoek bent naar meer schrijfhulp, lees dan onze gidsen over hoe u een professionele bedankbrief schrijft en hoe u om rouwverlof kunt vragen.