goede notulen opnemen op een bestuursvergadering is een belangrijke en vervullende rol. De notulen van de Raad van Bestuur zijn meer dan een algemene boekhouding van de beraadslagingen van de Raad van Bestuur; zij dienen als een officieel en juridisch verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur. Minuten worden gebruikt in een verscheidenheid van manieren, waaronder het bijhouden van de voortgang, het detailleren van toekomstige plannen, en dienen als een referentiepunt. De notulen van uw vergadering moeten onder meer een overzicht bevatten van de ontwerpresoluties, de stemmingen en de onthoudingen.,
Notulen maken voor een bestuursvergadering – stap voor stap
in uw rol als secretaris heeft u in wezen vier stappen om effectieve notulen voor een vergadering op te nemen. Je moet een beetje tijd besteden aan het plannen voor de vergadering, notities maken tijdens de vergadering, en een formeel verslag schrijven na de vergadering. Je bent ook verantwoordelijk voor het indienen en delen van de notulen van elke vergadering.,
Stap 1: Voorbereiding op de bestuursvergadering
bij het leren hoe je vergaderminuten neemt voor een bestuursvergadering, is het belangrijk op te merken dat elke organisatie hun Notulen een beetje anders registreert. Overleg met de voorzitter van de Raad van bestuur over alle huidige of verwachte formaten die u verwacht te gebruiken. Bekijk afgelopen vergaderminuten om te gebruiken als sjabloon. Vraag de voorzitter van de Raad van bestuur om een kopie van de vergaderagenda, inclusief de namen van alle deelnemers, inclusief gasten of sprekers.,
Stap 2: Het nemen van een verslag van de bestuursvergadering
tenzij uw organisatie vereist dat u notities typt tijdens de vergadering, kunt u ze typen of langhand schrijven. Met behulp van een sterke vergadering notulen sjabloon kan u helpen meer gestructureerde notulen te behouden. De twee belangrijkste dingen die je moet weten wanneer je begrijpt hoe je notulen op een bestuursvergadering moet nemen, zijn welke informatie je moet opnemen en hoe je die moet presenteren.,eeting minuten
Hoe je het detail van de discussies tijdens een vergadering van het bestuur is net zo belangrijk als het maken van ervoor dat alle van de informatie in de kogels hierboven weergegeven., Schrijf voor elk agendapunt een korte verklaring van elke actie van het bestuur, samen met een korte uitleg van de beweegredenen voor hun besluit. Als er uitgebreide argumenten zijn, schrijf dan een beknopte samenvatting van de belangrijkste argumenten.
Registreer discussies objectief, vermijd opruiende opmerkingen en persoonlijke observaties. Een goede manier om dit te doen is door het vermijden van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden waar mogelijk. Controleer uw taal om er zeker van te zijn dat deze duidelijk, ondubbelzinnig en volledig is.
zoals eerder opgemerkt, zijn Notulen een officieel en juridisch verslag van de bestuursvergadering., In een juridische arena, vergadering notulen worden verondersteld correct te zijn en kunnen worden gebruikt als juridisch bewijs van de feiten die zij melden. Documenteer discussies in de Raad van bestuur om de acties en intenties van de Raad van bestuur nauwkeurig weer te geven. Raden van bestuur zijn wettelijk aansprakelijk, dus houd informatie basic en taal eenvoudig om eventuele juridische complicaties die de organisatie in een nadeel in een juridische procedure te voorkomen. Gebruik Namen alleen bij het opnemen van bewegingen en seconden.,
na de vergadering wilt u het formele record schrijven als alles nog vers in uw geheugen zit, dus bereid het record zo snel mogelijk na de vergadering voor.
Download Onze Volledige Vergadering Notulen Kit!
Stap 3: schrijven van het officiële verslag van de notulen van de bestuursvergadering
herziening van de agenda om de volledige reikwijdte van de vergadering te verkrijgen. Voeg opmerkingen toe ter verduidelijking. Bekijk acties, moties, stemmen en beslissingen voor duidelijkheid., Bewerk het record zodat de notulen beknopt, duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn.
Het is beter om hand-outs voor vergaderingen en documenten waarnaar tijdens de vergadering werd verwezen bij het uiteindelijke exemplaar te voegen, in plaats van de inhoud in de notulen samen te vatten.
Stap 4: Notulen ondertekenen, archiveren en delen
zodra uw notulen volledig zijn geschreven, bent u verantwoordelijk voor het officieel maken ervan door de secretaris van de raad ze te laten ondertekenen. Uw organisatie kan ook de handtekening van de president nodig hebben.,
als onderdeel van het weten hoe je notulen moet nemen voor een bestuursvergadering, moet je altijd de regels en protocollen van je organisatie volgen voor het opslaan van notulen. Het is een goed idee om back-up kopieën te hebben, hetzij in print, een harde schijf, of (in het beste geval) een board portal.
De secretaris is ook verantwoordelijk voor het delen van notulen. Zorg ervoor dat de Voorzitter de notulen heeft goedgekeurd voordat u ze in druk of online deelt.,
- onvermogen om een quorum te documenteren
- dubbelzinnige beschrijving van handelingen van het bestuur
- inclusief informatie die het bestuur in juridische zin zou kunnen schaden
- langdurige vertragingen bij het verstrekken van notulen na een vergadering
- vertragingen bij het goedkeuren van notulen van eerdere vergaderingen-ontbrekende fouten
- documenten niet opslaan en beheren
- documenten niet ondertekend krijgen zodat ze dienen als een officieel en juridisch dossier
altijd indachtig dat het doel van het maken van notulen van vergaderingen is om de ware bedoelingen van het bestuur weer te geven en dat ze een officieel en juridisch dossier zijn., Gezien de omvang van de details en complexiteit van het proces dat gepaard gaat met de juiste documentatie van notulen van vergaderingen, vinden veel organisaties dat het gebruik van een tool, zoals board portal software, helpt om dit werk gemakkelijker en efficiënter te maken, en uiteindelijk verhoogt organisatorische prestaties. Hoe serieus het werk ook is, de taak van het nemen en voorbereiden van Notulen is een lonende en opbouwende ervaring.