wanneer u de taak hebt om een bedrijfsbeleid te creëren, is het verleidelijk om iets samen te vatten en het goed te noemen. Maar uw beleid heeft de macht om toekomstige besluitvorming door reizigers, managers en admins beïnvloeden.
het kan u helpen uw bedrijfsreizen te consolideren, waardoor het gemakkelijker wordt om te rapporteren en te volgen, of het kan het gedrag helemaal niet beïnvloeden.,
we beginnen met deze gids met een introductie over wat een zakelijk reisbeleid is en wat het kan doen voor uw bedrijf. Dan gaan we in detail met een aantal belangrijke onderwerpen en middelen: best practices, tips voor het schrijven, een aanpasbare beleid sjabloon, hoe te bereiken bijna-volledige naleving, hoe om reisgoedkeuring te beheren met behulp van tech, zelfs hoe het boekingsproces voor zakenreizen te automatiseren.
Wat is een reisbeleid?,
een reisbeleid is in wezen de regels en procedures van een bedrijf die aangeven hoe hun werknemers reizen voor zakelijke doeleinden moeten goedkeuren, boeken en onkostenvergoedingen moeten betalen. Corporate travel policies worden meestal gemaakt door de Finance Manager en de Travel Manager en meestal een overzicht van dingen als, als een werknemer kan vliegen business class, hoeveel weken van tevoren moeten ze hun reizen boeken, of als er bepaalde voorzorgsmaatregelen werknemers moeten nemen wanneer alleen reizen.,
- boekingsprocedure en goedgekeurde reisboekingtool
- toegestane boekingskosten (hotels, vluchten, vervoer over de grond)
- speciale uitzonderingen of regels voor duurdere steden of routes
- Preferred company verkopers
- goedkeuringsproces voor reizen die de typische beperkingen overschrijden
- Vergoedingsproces
- toegestane en niet toegestane uitgaven
- Reisdebriefing proces
- reizen verzekeraar
- zorgplicht leverancier of procedures
Het is duidelijk dat een reisbeleid niet alleen gaat over het moment van boeking., Het controleert ook zoveel aspecten van reizen en het beïnvloedt werknemers in veel verschillende afdelingen.
waarom een zakenreisbeleid maken?
duidelijke richtlijnen betekenen eerlijkheid voor iedereen.
reisbeleid zijn niet alleen regels, regels, regels. Ze mogen geen frustratie en oogrollen veroorzaken. Integendeel, het reisbeleid kan een positieve invloed hebben op zowel reizigers als het bedrijfsleven. Hier is hoe:
voordelen voor reizigers
- flexibiliteit en autonomie om hun eigen reis te boeken binnen de richtlijnen
- veiligheid voorop!, (Travelers ‘ whereabouts are tracked)
- verwarring en gedoe met het boeken van reizen verminderen
voordelen voor het bedrijf
- pieken in de reiskosten verminderen en controle krijgen
- wrijving en frustratie over kosten en vergoedingen verminderen
- eerlijkheid vergroten en een positieve bedrijfscultuur bevorderen
wat moet worden opgenomen in een bedrijfsreisbeleid?
uw bedrijfsreisbeleid wordt beïnvloed door hoe uw bedrijf reist, wie reist en waarom ze reizen. Echter, er zijn een aantal dingen die moeten worden in het beleid van elk bedrijf.,
Het is essentieel om uw goedgekeurde boekingsproces en tool op te nemen. Wilt u dat reizigers boeken met één business travel platform zodat u uw uitgaven kunt consolideren? Wilt u dat reizigers voor zichzelf boeken binnen het beleid of wilt u dat een office manager alle reizen boekt?
uw beleid moet ook duidelijk aangeven welke aankopen kunnen worden uitgegeven en wat niet, op die manier uw reizigers niet onbewust iets kopen dat ze niet zullen worden terugbetaald of onnodige kosten toevoegen aan hun bedrijfskaart.,
het reisbeleid is ook een slimme plek om uw kosten-en terugbetalingsproces te plaatsen. Op deze manier hebben reizigers een reden om het beleid te bekijken.
en tot slot (maar zeker niet van minder belang), moet u alle veiligheidsinformatie opnemen die reizigers nodig hebben. Wat moeten ze doen in geval van nood als ze weg zijn? Met wie moeten ze contact opnemen voor verschillende soorten noodsituaties? Welke verzekering is voor hen beschikbaar?
voor meer informatie over al het bovenstaande, zie onze sjabloonpagina en sectie over het schrijven van een beleid.,
Common challenges with travel policies
waarschijnlijk wilt u niet dat uw reisbeleid letterlijk of virtueel stof verzamelt. Helaas, te veel van hen doen. Hier zijn een aantal veel voorkomende problemen met reisbeleid documenten.,
- het reisbeleid is moeilijk te begrijpen
- niemand leest of onthoudt het
- het reisbeleid wordt niet afgedwongen met behulp van technologie
- het reisbeleid komt over als te bureaucratisch
problemen met het reisbeleid van het bedrijf door de aantallen
- 64% van de millennials begrijpt het reisbeleid van hun bedrijf, maar boekt er nog steeds buiten.
- 72% van de bedrijven heeft niet voldaan aan hun gewenste mate van naleving van het reisbeleid.
- 50% of meer van de hotelreserveringen vallen buiten het bedrijfsbeleid.,
sommige van deze problemen kunnen eenvoudig worden opgelost door een beleid te hebben dat nauwkeuriger de behoeften van het bedrijf en de reizigers weerspiegelt. Als bijvoorbeeld de helft van de reizen niet voldoet, kan het probleem zijn dat uw standaard reisbudget de huidige reisprijzen of-eisen niet weerspiegelt. De aard van uw bedrijf kan veel last-minute reis boekingen vereisen, ook al zijn deze tegen het beleid.
naast een realistisch beleid is het beste wat een bedrijf kan doen een beleid dat uitvoerbaar en uitvoerbaar is met behulp van technologie., Een wiki of word doc of PDF is gewoon niet van plan om het te knippen.
u hebt een beleid nodig dat zich in uw boekingstechnologie bevindt.
hoe bak je je beleid in het boekingsproces
omdat een document geen invloed kan hebben op wat mensen kopen, heb je business travel booking tech nodig. Gebruik een boekingstool met aanpasbare reisbeleidsregels en goedkeuringsworkflows. Op deze manier, als een reis is onder het beleid, de reiziger of beheerder kan het boeken. Als dit niet het geval is, wordt er een melding gestuurd naar de betreffende manager of naar finance (op basis van uw goedkeuringsinstellingen voor die reiziger of afdeling).,
nu hebben we vastgesteld wat een reisbeleid is en waarom het belangrijk is, neem een kijkje op de andere aspecten van deze gids. Deze online bron biedt hulp op de volgende gebieden van een zakelijk reisbeleid:
- Hoe schrijf je een reisbeleid
- Best practices for travel policies
- A travel policy template
- How to improve policy compliance
- Hoe kan je een reisbeleid automatiseren
