Met alle hoeden die een bedrijfseigenaar moet dragen, is het niet altijd gemakkelijk om het beste beleid te kennen voor het juiste gebruik van bedrijfskaarten door werknemers. Veel ondernemers hebben de wens en de noodzaak om dit beleid te maken, maar niet de richting over hoe het te doen.
zowel kleine als grote ondernemingen proberen consequent de kosten in verband met reizen en andere kosten van werknemers ten behoeve van het bedrijf te minimaliseren., Een van de beste manieren om te bezuinigen onnodige personeelskosten is door het creëren van werknemer creditcard gebruik beleid. Om misbruik van de creditcard van het bedrijf te verminderen, houdt dit in dat er regels en voorschriften moeten worden opgesteld over hoe de zakelijke creditcard moet worden gebruikt.
De volgende tips bieden inzicht in hoe bedrijven effectief een beleid voor kredietkaarten voor werknemers kunnen opstellen.
verantwoordelijkheden van de kaarthouder
als een bedrijf creditcards uitgeeft aan zijn werknemers, moet het een reeks regels implementeren die het gebruik van de kaart regelen., De werknemers moeten verantwoordelijk worden gehouden voor de veiligheid van de kaart en de privacy van alle informatie met betrekking tot het bedrijf. Het bedrijf moet kredietbestedingslimieten, activiteiten die worden beschouwd als schendingen van het gebruik en gevolgen voor het gebruik van de kaart op ongepaste wijze communiceren. Medewerkers moeten ervoor zorgen dat de kaart op een veilige locatie wordt bewaard, dat de kaartaccount vrij is van frauduleuze activiteiten en dat het nummer van de kaart privé blijft. Het bedrijf moet ook verklaren dat de zakelijke credit card is alleen te worden gebruikt door de werknemer en niet een ander individu.,
Spelling van bestedingslimieten
de onderneming moet regels en richtlijnen opstellen die voorschrijven welke activiteiten of transacties moeten worden gebruikt. In de meeste gevallen moeten de uitgaven worden beperkt tot de behoeften van specifieke werknemers voor bepaalde taken of reizen. Elke afdeling moet zijn eigen uitgavenlimieten, en ze moeten worden opgeteld en gesynchroniseerd met de afdeling totale uitgaven budget. Als bedrijf is het goed om elke werknemer te informeren over de uitgavenlimieten op het moment van uitgifte., Bovendien mag elke werknemer deze limiet niet overschrijden en als men dat doet, moeten ze eventuele Over-the-limit vergoedingen dekken. Ten slotte mogen de creditcards van het bedrijf nooit worden gebruikt voor voorschotten in contanten.
Regular use Report
het bedrijf heeft een proces nodig om werknemers verantwoordelijk te houden voor het gebruik van de creditcard van het bedrijf. Aan het einde van elke maand dienen werknemers een gedetailleerd rapport in te dienen van alle kosten, ontvangsten en toepasselijke boekhoudkundige codes., Elke werknemer moet ervoor zorgen dat ze de uitgavenontvangsten hechten aan de maandelijkse verklaring voordat ze worden ingediend bij het bedrijf voor controledoeleinden. Dit alles moet op tijd gebeuren om betalingsachterstanden te voorkomen. Dit zal ervoor zorgen dat het bedrijf controleert haar maandelijkse uitgaven met gemak en auditing wordt eenvoudiger.
geen gebruik van kaarten voor individuele uitgaven
de onderneming dient zeer strikt te zijn met betrekking tot het gebruik van de creditcard van werknemers, in die zin dat niemand deze mag gebruiken voor persoonlijke uitgaven., Kortom, het gebruik van de kaart moet worden beperkt tot bedrijfsgerelateerde activiteiten. De definitie van persoonlijk gebruik is in dit geval een uitgave die geen verband houdt met de werking van het bedrijf. Het bedrijf moet specifieke gevolgen hebben voor elke werknemer die de kaart gebruikt voor zijn of haar eigen persoonlijke uitgaven.
Usage Review
als een bedrijf creditcards van werknemers uitgeeft, wordt aanbevolen om elke maand het gebruik van elke werknemer te controleren., De controle van de kaart moet worden gedaan door de directe supervisor van de werknemers samen met een lid van de boekhouding van het bedrijf. De toezichthouder van de werknemer moet ervoor zorgen dat het gebruik van de kaart beperkt is tot wat het was bedoeld voor. Bovendien moet de boekhoudafdeling controleren of alle door de werknemer ingediende ontvangsten en andere uitgavendocumenten authentiek zijn.
daarnaast moet het bedrijf een beleid hebben voor het omgaan met betwiste kosten, en personeel dat is aangesteld om de annulering van kaarten voor ontslagen werknemers af te handelen.,
elk bedrijf dat zakelijke kredietkaarten voor zijn personeel gebruikt, moet een duidelijk, effectief en gedetailleerd beleid voor de kredietkaart van werknemers hebben om misbruik van de kaart door werknemers tegen te gaan. Het kan problemen of misverstanden voorkomen en knelpunten voorkomen in het geval een werknemer werkgerelateerde kosten moet maken en geen andere betaalmethode heeft.,