het volgen en beheren van uitgaven was een vermoeiend proces voor organisaties. Alle uitgaven werden afgehandeld op basis van papieren bonnetjes, en er waren geen back-ups. Als je een papieren rekening verloor, verloor je de informatie of het geld. Dit alles is nu veranderd met expense management software om verschillende financiële functies te behandelen.
” Wat is Expense Management Software?,
Expense management software helpt uw organisatie op meerdere manieren, vooral door het vereenvoudigen en automatiseren van een zakelijke kosteninvoer, elimineert het papierspoor, stroomlijnt de beoordeling en vermindert de administratieve inspanning. Het gebruik van hoogwaardige onkostenvolgsystemen is noodzakelijk geworden voor alle groottes van bedrijven en maakt het gemakkelijk om op de top van uw uitgaven te blijven.
” Wat zijn de kenmerken van Expense Management Software?
bedrijven maken gebruik van onkostenbeheersoftware om door werknemers geïnitieerde uitgaven te verwerken, te betalen en te controleren., Het expense management systeem stelt uw medewerkers in staat om kosten in te voeren voor goedkeuring via zowel browsers en mobiele applicaties. De software analyseert uw bedrijf totale uitgaven, controleert buitensporige uitgaven, en kostenbesparende mogelijkheden.
Het zou u in staat moeten stellen om volledig inzicht te hebben in en het gebruik van zakelijke financiële middelen door werknemers te volgen. Uw expense management software moet volledige functies die functionaliteit bieden, zoals facturatie en inventaris hebben., De basisfuncties en competenties die elk expense management systeem zou moeten hebben zijn:
” Expense Records
Deze functie maakt het mogelijk om op de hoogte te blijven van uw resources, zelfs vanaf uw mobiele telefoon of tablets. Het volgt en volgt uitgaven en slaat ze op in robuuste databases met ingebouwde zoekfilters.
” Invoice Management
uw software zou deze functie moeten hebben om relaties met klanten en externe partners te versterken en bedrijven te helpen hun resources beter te gebruiken., Op deze manier kunnen ze kortingen voor vroege betalingen in handen nemen, compliance versterken, risico ‘ s verminderen, enzovoort.
” samenvoegen van uitgaven
Expense tracking software fuseert uw uitgaven, categoriseer ze en voeg ze toe aan elk rapport, zodat u het risico op dubbele inzendingen en uitgavenfouten kunt elimineren.
” Ontvangstbeheer
de software slaat alle belangrijke details op zonder de noodzaak om de gegevens handmatig te importeren, wanneer de ontvangstbevestigingen geautomatiseerd zijn, en maakt aanpassing mogelijk zoals u nodig hebt.,
” Approval Process Control
uw software moet meerdere gebruikers toestaan en ze zijn beveiligd met toegewezen rolrechten en taken. Alles waartoe u toegang heeft wordt zeer gecontroleerd en alleen admin kan de gegevens goedkeuren die in het systeem worden ingevoegd.
” integratie
De software die u hebt gekozen moet algemeen worden geïntegreerd met andere systemen zoals time tracking software, payroll software, travel management, workforce management software en accounting software.
” mobiele App
zoek naar de software die zakenreizen en kostenbeheer vergemakkelijkt., De geautomatiseerde app moet spraakherkenning, kilometertracking en onkostendetectiefuncties bevatten om u te helpen tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen.
” Wat zijn de voordelen van Expense Management Software?
een van de beste dingen over de Expense management tools is, het kan ook worden gebruikt voor een verscheidenheid van programma ‘ s. De software track kosten zodat gebruikers te rapporteren en te voorspellen toekomstige uitgaven en dus wat maatwerk., Enkele van de meest kenmerkende voordelen die organisaties ervaren bij het gebruik van expense management software:
” efficiënt bijhouden van reiskosten
De expense management software stelt uw organisatie in staat om het bijhouden en de terugbetaling van reiskosten te vereenvoudigen. Vooral voor organisaties met een groot aantal medewerkers die vaak op reis zijn, heeft de software veel voordelen.
” stroomlijnt onkostenbeheer
hoe meer uw werknemers reizen, hoe meer zij uitgeven aan hun reis-en zakelijke arrangementen., Werknemers verwachten zo snel mogelijk vergoed te worden, terwijl werkgevers ervoor moeten zorgen dat de kosten voldoen aan hun bedrijfsbeleid en goedgekeurd worden voordat ze verwerkt worden. Dit proces wordt vereenvoudigd met de expense management software.
” vermindert verwerkingsfouten
tijdens het handmatig indienen of verwerken van onkostendeclaraties, is het mogelijk voor fouten. Dit is waar precies kosten tracking tools komen gunstig voor deze uitdaging, het maken van uw werknemer werk gemakkelijk.,
” Tax Risk Mitigation
de software is cruciaal voor het handhaven van de nauwkeurigheid van de gegevens en laat geen fouten toe. Het helpt u bij het onderscheiden van legitieme en onwettige uitgaven en organiseert ze in categorieën, en rapporten over elke kosten die dienovereenkomstig worden geclaimd.
” flexibele Risicoresponsen en vermindering van fraude
zonder enige vereiste voor het installeren van extra infrastructuur, kan de software snel herstellen en besparen op implementatiekosten.,
” naleving van voorschriften
naleving van interne en externe voorschriften is de hoogste prioriteit voor elk bedrijf, ongeacht uw branche. De expense management software zorgt ervoor dat ze wetswijzigingen automatisch volgen en systeemgegevens bijwerken om dit te weerspiegelen.
” Reliable Expense Management
met de expense management software zijn regels regels. Werknemers zullen van tevoren weten wat ze moeten vragen en wat niet. De software maakt geautomatiseerde goedkeuring en uitbetaling, motiveren aanvragers en confirmers om snel te handelen.,
” Wat zijn de kosten van Expense Management Software?
prijsgegevens worden als essentieel beschouwd voor elk bedrijf wanneer zij bepalen om een softwareproduct te kopen. Het is belangrijk om niet te vergeten om opgezadeld te worden met langetermijnlicenties en je te abonneren op langetermijncontracten. Het wordt aanbevolen om uw softwareleverancier te vragen naar het exitbeleid dat u in staat stelt om door te gaan naar andere software als u vindt dat de diensten die door de huidige software worden aangeboden niet bevredigend zijn.
de beste onkostenbeheersoftware voldoet aan compliance-en beveiligingsvereisten., Dus, doe een beetje onderzoek op het internet om erachter te komen en shortlist een paar software die aan uw eisen voldoet. U moet ook weten hoe de softwareleverancier uw gevoelige gegevens beschermt en voldoen aan de beveiligingsbehoeften van uw specifieke industrie.
de prijs van de software varieert van de basis tool suites tot dure en nauwkeurige programma ‘ s. Meestal begint de prijs vanaf $ 4.99 / maand of $5 / gebruiker / maand. De beste manier is om zich aan te melden voor ten minste een paar gratis trails of verzoek voor een demo of fundamentele onbetaalde plannen van de top expense management software providers., Deze kans stelt u in staat om de belangrijke elementen te testen en een goede vergelijking van de software te krijgen.
” conclusie
De expense tracking software is krachtig en eenvoudig dat het bijhouden van zakelijke uitgaven ongelooflijk eenvoudig. Met een oogopslag krijgt u te weten wat u uitgeeft en hoe winstgevend u bent. Elk van deze software producten zou een goede keuze voor uw bedrijf, afhankelijk van uw behoeften. Het is echter belangrijk om een service te kiezen die betaalbaar en gebruiksvriendelijk is en die schaalt naarmate uw bedrijf groeit., Uiteindelijk, je hoeft niet te heroverwegen uw beslissing op de weg.