Wat is een factuur?
een factuur is wat u een klant stuurt nadat u uw product hebt geleverd, maar voordat u betaald wordt. De factuur vertelt uw klant hoeveel ze nodig hebben om u te betalen, en stelt de betalingsvoorwaarden die ze moeten volgen. Verkopers noemen het soms een ” verkoopfactuur.”
Als u aan een bedrijf verkoopt, wordt het factuurbedrag als te betalen rekeningen op hun einde geboekt—geld dat uit hun zak komt. Voor uw boekhouding, het wordt een item in uw debiteuren—geld gaat in uw zak.,
facturen laten ook een papieren spoor achter. Dat is een goede zaak. In het geval dat u wordt gecontroleerd, moet u georganiseerde, genummerde facturen, zodat u kunt uitleggen aan de IRS waar uw geld vandaan kwam.
Wat is een factuur niet?
Er zijn een paar financiële formulieren die vergelijkbaar zijn met een factuur, maar verschillende rollen spelen. Omdat ze vaak verward door ondernemers nieuw in facturatie, ze zijn het vermelden waard hier.
een factuur is geen aankooporder
een aankooporder wordt door een klant verzonden naar een verkoper die goederen of diensten aanvraagt., Het wordt verzonden voordat de factuur ooit is gemaakt. Als leverancier zou u een inkooporder ontvangen, de bestelling uitvoeren en vervolgens een factuur sturen om de betaling te innen.
een factuur is geen factuur
een factuur wordt verzonden om onmiddellijke betaling te innen. Als je bijvoorbeeld naar een restaurant gaat, geeft de server je geen factuur aan het einde van je maaltijd—ze geven je een factuur.
een factuur is geen ontvangstbewijs
een ontvangstbewijs is een eenvoudige, officiële bevestiging dat een bestelling is ingevuld en betaald., Als u uw klant een ontvangstbewijs stuurt, doet u dit nadat u al een factuur hebt verzonden en betaald.
wat staat er op een factuur?
elke factuur die u verzendt moet het volgende bevatten.
de datum
uw klant heeft dit nodig, zodat ze weten hoe lang ze u moeten betalen. Elke factuur bevat de datum van verzending. Afhankelijk van het sjabloon dat u gebruikt, kan het ook een vervaldatum voor de betaling bevatten.
namen en adressen
dat betekent zowel uw naam en adres, en die van de client., Zelfs als u de factuur per e-mail verzendt, moet u proberen postadressen op te nemen. Als uw klant u een fysieke kopie van een belastingformulier (formulier 1099 MISC, bijvoorbeeld) moet mailen, zal dit het voor hen gemakkelijker maken.
al uw contactgegevens moeten worden opgenomen, voor het geval de klant een vraag heeft en niet zeker weet hoe hij contact met u kan opnemen.
een gespecificeerde lijst van wat u in rekening brengt voor
laat zien waar het verschuldigde bedrag vandaan komt. Elk product dat u in rekening brengt moet worden ingevoerd als een aparte lijn item, met een prijs en hoeveelheid., Alle line items worden aan de onderkant opgeteld en, indien nodig, belasting wordt toegepast. Zorg ervoor dat het” totale bedrag ” mooi en duidelijk is.
betalingsvoorwaarden
Dit is de tijd die een cliënt u moet betalen. Typische termen zijn “Net 30” of “Net 14” – wat respectievelijk 30 dagen of 14 dagen betekent.
Als u uw klanten kortingen biedt voor vervroegde betaling, zal die informatie hier worden opgenomen. Opmerking “2/10 Net 30” betekent dat een klant heeft 30 dagen om u te betalen, maar als ze betalen binnen tien dagen, je geeft ze een 2% korting. Wees expliciet over eventuele Te late vergoedingen in het geval van te late betalingen.,
in sommige gevallen kunt u een betalingsplan gebruiken waarbij u gedeeltelijke betalingen in de loop van de tijd neemt. Dit kan klanten helpen die moeite hebben om betalingen te doen.
hoe korter de betalingstermijnen, hoe beter. Sneller betaald worden is geweldig voor uw cashflow.
verder lezen: een korte handleiding voor Proforma-Facturen
factuurnummer
elke factuur die u verzendt moet duidelijk worden gemarkeerd met een uniek nummer. Dit getal kan in feite een combinatie van letters en cijfers zijn. Factuurnummers zijn om twee redenen belangrijk.
1. Ze houden je georganiseerd., Factuurnummers kunnen u helpen bij het bijhouden van het werk dat u hebt gedaan. Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je ramen wast voor de lokale YMCA. Uw factuur formaat kan zijn ” YMCA (nummer).”Als je terugkijkt in je administratie, Weet je dat factuur YMCA001 de eerste factuur was die je naar de YMCA stuurde, en YMCA046 was de 46e.
2. Als je gecontroleerd, de IRS zal op zoek naar Facturering inconsistenties als een teken dat je hebt verkeerd rapporteren inkomsten.
Hoe maak ik een factuur?
Er zijn drie gemeenschappelijke manieren om een factuur op te stellen.
1., Gebruik een sjabloon
Met deze methode kunt u een softwaresjabloon gebruiken—bijvoorbeeld in Microsoft Word of Excel—telkens wanneer u een factuur verzendt. Deze sjablonen zijn eenvoudig te gebruiken, maar zien eruit als professionele facturen. U kunt de factuur toevoegen aan een e-mail, of printen en een fysieke kopie verzenden. Er zijn tal van gratis sjablonen hieronder.
2. Gebruik boekhoudsoftware
met veel soorten boekhoudsoftware kunt u een factuursjabloon invullen. Sommige zullen zelfs laten u e-mail de factuur vanuit de app om het proces te stroomlijnen., Deze aanpak heeft alleen echt zin als u al dezelfde software gebruikt voor uw reguliere boekhoudbehoeften. Anders kan een facturatiesoftware-zoals FreshBooks-een betere keuze zijn.
3. Vul een papieren factuur in
sommige ondernemers willen computers helemaal uit de vergelijking halen. U kunt altijd een fysiek factuurformulier invullen. Deze komen in pads, en je kunt ze kopen bij de meeste grote kantoorartikelen winkels. Of u kunt bestellen sommige van Amazon.,
factuursjablonen
Als u een klein bedrijf bent en u stuurt niet veel facturen, bent u mogelijk niet klaar voor gespecialiseerde software of een service zoals FreshBooks. In dat geval kunt u snel online facturen maken met behulp van gratis sjablonen en generatoren. Hier zijn een paar van de eenvoudigste en meest effectieve, georganiseerd door formaat.
Microsoft Excel template
u kunt een gratis, Basic factuur sjabloon in .xlsx formaat hier. Goed voor Excel 2007 of later.
Microsoft Word template
Als u niet dol bent op spreadsheets, kunt u een .,docx-bestand met deze gratis sjabloon. Het is goed voor Word 2007 of later.
sjablonen voor Google Doc en Google Sheets
Er is een goede selectie van eenvoudige factuursjablonen voor zowel Google Doc als Google Sheets beschikbaar bij Invoice Simple. U kunt de lijst hier vinden. Zodra u de factuur die u wilt gebruiken opent, gaat u naar Bestand en selecteert u “Maak een kopie…” om een kopie die u kunt bewerken te maken.
Online invoice generator
U kunt een zeer eenvoudige factuur maken met behulp van Free Invoice Generator., Wanneer u de tool gebruikt, slaat deze automatisch uw informatie op, zodat u in de toekomst sneller facturen kunt maken.