Writing Business Memos
Wat IS een BUSINESS MEMO?
een bedrijfsmemo is een kort document dat wordt gebruikt om informatie binnen een organisatie te verzenden. Memo ‘ s worden gekenmerkt door kort, direct en gemakkelijk te navigeren. Ze zijn minder formeel dan brieven, maar moeten een professionele, beknopte stijl te behouden. Vaak is het doel van een bedrijfsmemo tweeledig: een probleem identificeren en een oplossing voorstellen. Andere keren kunnen memo ‘ s feitelijke informatie verstrekken of vragen.,
zakelijke memo ‘ s zijn ontworpen om drukke lezers die de informatie die ze nodig hebben snel en gemakkelijk uit de memo willen vinden. Bij het schrijven van een bedrijfsmemo moet u uw memo structureren om drie soorten lezers te ontvangen:
- degenen die alleen de samenvatting lezen
- degenen die de hele memo afromen voor de belangrijkste punten en een paar details waarin ze geïnteresseerd zijn
- degenen die het hele document lezen voor de details die de belangrijkste beweringen of aanbevelingen ondersteunen
Houd er rekening mee dat deze lezers verschillende doeleinden kunnen hebben bij het lezen van de memo., Vaak moeten lezers beleids-en actiebeslissingen nemen op basis van de aanbevelingen. Anderen willen wellicht specifieke informatie (bewijsmateriaal) verkrijgen die nodig is om beleids-en actiebeslissingen te begrijpen en te rechtvaardigen. Lezers kunnen ook willen een gevoel van uw professionele vermogen en oordeel te krijgen.
bij het bepalen van het doel en de doelgroep van uw memo, vraag jezelf af: Wie is de beoogde ontvanger van deze memo? Wat moet de ontvanger doen na het lezen van de memo? Welke informatie zoekt de ontvanger in de memo?, Dit soort vragen zal helpen begeleiden uw inhoud, structuur en stijl keuzes.
Hoe schrijf ik een effectieve zakelijke MEMO?
zoals hierboven vermeld, is een effectieve zakelijke memo kort, direct en gemakkelijk te navigeren. De volgende vijf schrijfstrategieën helpen lezers om gemakkelijk en snel door zakelijke memo ‘ s te navigeren:
- presenteer eerst het belangrijkste punt. Dit kan de belangrijkste richtlijn over de structuur en inhoud van memo ‘ s zijn. Lezers moeten de inhoud en betekenis van de memo snel begrijpen., Als lezers een vraag of probleem hebben, willen ze het antwoord of de oplossing onmiddellijk weten – als lezers meer informatie willen, kunnen ze verder lezen. Met andere woorden, ondersteunende details moeten het belangrijkste punt of de conclusie volgen, niet vooraf gaan.
- Handhaaf een professionele, bondige stijl. De stijl van uw schrijven moet geschikt zijn voor uw publiek: In dit geval, uw publiek is uw baas, uw collega ‘ s, of beide. Dus, uw stijl moet professioneel, eenvoudig, hartelijk en gemakkelijk te lezen. Om een dergelijke stijl te bereiken, gebruik korte, actieve zinnen., Vermijd jargon en pretentieuze taal. Behoud een positieve of neutrale Toon; vermijd negatieve taal indien mogelijk. Naast het gemakkelijker lezen van memo ‘ s, verbetert een professionele schrijfstijl ook de geloofwaardigheid van de schrijver.
- Maak een zeer specifieke onderwerpregel aan om de lezer onmiddellijk een idee te geven van het onderwerp en het doel van de memo (of het bericht). De onderwerpregel moet de lezer oriënteren op het onderwerp en het doel van de memo en een handige referentie bieden voor het indienen en snel beoordelen., Stel dat u bijvoorbeeld schrijft om toestemming en financiering voor een zakenreis aan te vragen. Je vermijdt een algemene onderwerpregel zoals “Publisher’ s Convention “of” Trip to AWP Conference “ten gunste van iets specifiekers zoals” Request for funds: AWP conference.”Het laatste voorbeeld zou de lezer vertellen het onderwerp en wat ze werd gevraagd om te doen.
- Geef een samenvatting of een overzicht van de belangrijkste punten, vooral als de memo meer dan één pagina beslaat., Vaak een samenvatting genoemd, dient de eerste alinea van een lange memo of bericht Deze functies:
- presenteert het belangrijkste verzoek, aanbeveling of conclusie
- vat vervolgens de belangrijkste feiten, argumenten en bewijzen samen
- voorspelt de structuur en volgorde van de informatie die in de rest van de memo wordt gepresenteerd
- net als de onderwerpregel geeft de samenvatting een snel overzicht van het doel en de inhoud van de memo. De lezer gebruikt het om zowel een snelle eerste lezing als daaropvolgende snelle recensies te begeleiden.,
- gebruik opmaakfuncties, zoals koppen, om structuur te signaleren en lezers te begeleiden naar de informatie die ze zoeken. Kopteksten geven een overzicht van de memo, zodat de lezer snel kan zien wat de belangrijkste onderwerpen of punten zijn en waar ze in de memo te vinden zijn. Maak koppen parallel met elkaar en zo specifiek mogelijk. Andere format functies die signaalstructuur en gids lezers omvatten korte alinea ‘ s en blokken tekst, lijsten verrekening door inkepingen, cijfers of kogels, of royaal gebruik van witruimte om het oog te leiden.,
standaard MEMO HEADING
hoewel het formaat van een memo van organisatie tot organisatie kan verschillen, bestaat de standaard kop uit een reeks duidelijk gelabelde regels die essentiële informatie over de inhoud en de distributie van de memo bevatten., De volgende zijn de standaard elementen van een memo-header: header
Datum: De datum waarop de memo is verdeeld
Aan: degene(n) aan wie het is in de eerste plaats gericht
(soms met titel)
cc: Naam(namen) van iemand anders, die krijgt een kopie
(soms met titel)
Van: de Naam van de schrijver, meestal gevolgd door zijn/haar
handgeschreven initialen (soms met titel)
Onderwerp: of Re: Beknopt overzicht van de memo ‘ s onderwerp