Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das unter bestimmten Umständen an einen Käufer gesendet wird-normalerweise bevor alle Details des Verkaufs bekannt sind.
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Per Definition ist eine Proforma-Rechnung keine echte Rechnung., Es gibt jedoch viele Situationen, in denen es besser ist, eine Proforma-Rechnung als eine finalisierte Rechnung zu senden.
Zum Beispiel ist es manchmal notwendig, ein Verkaufsdokument auszustellen, bevor die Details eines Verkaufs vollständig abgeschlossen sind. Eine Proforma-Rechnung erklärt die Verpflichtung des Verkäufers, die dem Käufer angegebenen Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Preisen bereitzustellen, wird jedoch erst in Ihren Konten erfasst, wenn eine echte Rechnung zur Bestätigung der endgültigen Preise und Informationen ausgestellt wurde.,
Sie können auch eine Proforma-Rechnung ausstellen, wenn Sie ein Verkaufsdokument für Waren oder Dienstleistungen vorlegen müssen, die Sie noch nicht geliefert haben, oder den Wert von Waren für Zollzwecke angeben müssen.
So stellen Sie eine Proforma-Rechnung aus
Die beiden häufigsten Möglichkeiten zur Ausstellung einer Proforma-Rechnung sind Word / Excel-Vorlagen und Fakturierungssoftware wie Debitoor.,
Stellen Sie eine Proforma-Rechnung mit Word oder Excel aus
Eine Möglichkeit, eine Proforma-Rechnung zu erstellen, besteht darin, eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel so anzupassen, dass sie zu einer Proforma-Rechnungsvorlage wird, indem Sie die Rechnungsnummer entfernen und den Titel des Dokuments ändern.
Anschließend müssen Sie die Proforma-Rechnung speichern, an eine E-Mail anhängen und manuell in eine fertige Rechnung umwandeln.
Stellen Sie eine Proforma-Rechnung mit der Rechnungsstellungssoftware aus
Eine schnellere und einfachere Möglichkeit, eine Proforma-Rechnung zu erstellen, ist die Rechnungsstellungssoftware wie Debitoor., Invoicing Software kommt mit einer vorgefertigten proforma Rechnungsvorlage und können Sie Ihre proforma Rechnung an Ihren Kunden in nur wenigen Klicks senden.
Mit der Rechnungssoftware können Sie Proforma-Rechnungen in weniger als einer Minute erstellen und senden und Ihre Proforma-Rechnungen mit einem einzigen Klick abschließen.
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Proforma-Rechnung vs. Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist im Wesentlichen ein Rechnungsentwurf, und es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen Rechnungen und Proforma-Rechnungen., Es gibt jedoch einen wesentlichen Unterschied zwischen Proforma-Rechnungen und Rechnungen: Während Rechnungen juristische Dokumente sind, sind es Proforma-Rechnungen nicht. Dies hat mehrere Auswirkungen:
- Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung bedeutet nicht, dass ein Kunde Zahlungen für die aufgeführten Produkte oder Dienstleistungen leisten muss.
- Eine Proforma-Rechnung sollte vom Verkäufer nicht als Forderung erfasst werden. Da es sich nicht um eine echte Rechnung handelt, sollte sie nicht als solche registriert werden.,
- Eine Proforma-Rechnung sollte nicht als vom Kunden zu zahlendes Konto erfasst werden, da die Zahlung nicht erwartet wird, was bedeutet, dass sie nicht als solche gekennzeichnet ist.
Proforma-Rechnung vs. Angebot
In vielerlei Hinsicht ähnelt eine Proforma-Rechnung einem Verkaufsangebot. Sowohl Proforma-Rechnungen als auch – Angebote informieren einen Kunden darüber, wie viel eine Bestellung kosten kann, und beide werden an einem ähnlichen Punkt im Verkaufsprozess gesendet-dh bevor ein Verkauf vollständig abgeschlossen ist. In der Regel sind weder Proforma-Rechnungen noch Angebote rechtsverbindlich.,
Eine Proforma-Rechnung stellt jedoch die Verpflichtung eines Kunden zum Kauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen dar, ein Angebot jedoch nicht. Stattdessen erkennt ein Angebot einfach das Interesse eines Kunden.
Proforma-Rechnungsvorlage
Da eine Proforma-Rechnung im Wesentlichen ein Rechnungsentwurf ist, ist eine Proforma-Rechnungsvorlage nahezu identisch mit einer Standard-Rechnungsvorlage., informationen für ihr unternehmen
sollten Sie auch Details zu den von Ihnen angegebenen Rabatten sowie zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen angeben.,
Obwohl es spezifische Anforderungen an die Informationen gibt, die Sie in eine Proforma-Rechnungsvorlage aufnehmen sollten, haben Sie recht viel Freiheit, das Design Ihrer Proforma-Rechnungen anzupassen, wie diese Beispielrechnungen von proforma zeigen:
Rechnungsvorlage vs. Proforma-Rechnungsvorlage
Es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen einer Standardrechnungsvorlage und einer Proforma-Rechnungsvorlage:
- Während alle abgeschlossenen Rechnungen das Wort „Rechnung“ enthalten sollten, muss in einer Proforma-Rechnung ausdrücklich „Proforma-Rechnung“ angegeben werden.,
- Allen ausgefüllten Rechnungen muss eine eindeutige Rechnungsnummer zugewiesen werden, proforma-Rechnungen sollten jedoch erst dann eine Nummer zugewiesen werden, wenn sie abgeschlossen sind.
Erste Schritte mit Debitoor
Proforma-Rechnung und Mehrwertsteuer
Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen Details darüber enthalten, wie viel Mehrwertsteuer berechnet wird, und Proforma-Rechnungen sollten auch diese Informationen enthalten.
Obwohl sie Angaben zur Mehrwertsteuer enthalten sollten, gelten Proforma-Rechnungen laut HMRC nicht als Handelsrechnungen oder Mehrwertsteuerrechnungen., Dies bedeutet, dass Sie Proforma-Rechnungen, die Sie erhalten, nicht verwenden können, um die Mehrwertsteuer zurückzufordern, und Sie sollten die Worte „Dies ist keine Mehrwertsteuerrechnung“ auf Proforma-Rechnungen, die Sie ausstellen, einfügen.
Wenn der Empfänger die in der proforma-Rechnung angebotenen Waren oder Dienstleistungen annimmt und Sie diese wiederum liefern, müssen Sie die Rechnung ausfüllen, um innerhalb der entsprechenden Frist eine ordnungsgemäße Mehrwertsteuerrechnung auszustellen.
Proforma invoice und GST
In Australien müssen für GST registrierte Unternehmen Steuerrechnungen anstelle von Standardrechnungen ausstellen., Es gibt einige Unterschiede zwischen Steuerrechnungen und Standardrechnungen, einschließlich der Kennzeichnung der Rechnung.
Wenn Sie ein Unternehmen führen, das für GST registriert ist, können Sie weiterhin Proforma-Rechnungen ausstellen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass es eindeutig als „Entwurf einer Steuerrechnung“ gekennzeichnet ist. Wenn Sie ein australisches Unternehmen führen, das nicht für GST registriert ist, sollten Sie das Label „Proforma Invoice“ verwenden.,
Proforma-Rechnungen in Debitoor
In Debitoor ist unsere benutzerfreundliche Proforma-Rechnungsvorlage ein vorgefertigtes Formular, mit dem Sie Proforma-Rechnungen in nur wenigen einfachen Schritten schnell und professionell erstellen können:
- Klicken Sie nach der Anmeldung bei Ihrem Konto auf die Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Neue Rechnung“.
- Fügen Sie Ihre Daten hinzu, geben Sie die Details eines neuen Kunden ein oder wählen Sie einen gespeicherten Kunden aus dem Dropdown-Menü aus und passen Sie das Design an die Marke Ihres Unternehmens an.
- Fügen Sie die Produkt-oder Serviceinformationen für diese Bestellung in die Artikelzeilen ein.,
- Klicken Sie auf‘ Speichern ‚anstelle von ‚ Komplette Rechnung‘.
Beim Speichern wird es in der Entwurfsliste angezeigt. Diese Entwürfe sind Ihre proforma-Rechnungen.
Sie können auch unsere kostenlose Proforma-Rechnungsvorlage für Word und die kostenlose Proforma-Rechnungsvorlage für Excel verwenden. Laden Sie einfach die Rechnungsvorlage herunter, geben Sie Ihre Daten ein und ändern Sie ‚Rechnung‘ in ‚Proforma Rechnung‘.
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