Schreiben von Business-Memos
WAS IST EIN BUSINESS MEMO?
Ein Geschäftsmemo ist ein kurzes Dokument, mit dem Informationen innerhalb einer Organisation übertragen werden. Memos zeichnen sich dadurch aus, dass sie kurz, direkt und einfach zu navigieren sind. Sie sind weniger formell als Buchstaben, sollten aber einen professionellen, prägnanten Stil beibehalten. Oft ist der Zweck eines geschäftlichen Memos zweifach: ein Problem zu identifizieren und eine Lösung vorzuschlagen. In anderen Fällen können Memos sachliche Informationen bereitstellen oder anfordern.,
Business Memos wurden entwickelt, um vielbeschäftigte Leser unterzubringen, die die benötigten Informationen schnell und einfach aus dem Memo finden möchten. Wenn Sie ein Geschäftsmemo schreiben, sollten Sie Ihr Memo so strukturieren, dass es drei Arten von Lesern enthält:
- Diejenigen, die nur die Zusammenfassung lesen
- Diejenigen, die das gesamte Memo für seine wichtigsten Punkte und einige Details überfliegen, an denen sie interessiert sind
- Diejenigen, die das gesamte Dokument für die Details lesen, die seine Hauptansprüche oder Empfehlungen unterstützen
Beachten Sie, dass diese Leser möglicherweise unterschiedliche Zwecke beim Lesen des Memos haben., Oft müssen die Leser auf der Grundlage der Empfehlungen Politik-und Handlungsentscheidungen treffen. Andere möchten möglicherweise spezifische Informationen (Beweise) erhalten, die zum Verständnis und zur Rechtfertigung politischer Entscheidungen und Maßnahmen erforderlich sind. Leser möchten vielleicht auch ein Gefühl für Ihre beruflichen Fähigkeiten und Ihr Urteilsvermögen bekommen.
Fragen Sie sich bei der Bestimmung des Zwecks und der Zielgruppe Ihres Memos: Wer ist der beabsichtigte Empfänger dieses Memos? Was soll der Empfänger nach dem Lesen des Memos tun? Welche Informationen sucht der Empfänger im Memo?, Diese Art von Fragen wird helfen, Ihre Inhalte, Struktur und Stil Entscheidungen zu führen.
WIE SCHREIBE ich EIN EFFEKTIVES BUSINESS-MEMO?
Wie oben erwähnt, ist ein effektives Geschäft Memo kurz, direkt und einfach zu navigieren. Die folgenden fünf Schreibstrategien helfen den Lesern, einfach und schnell durch geschäftliche Notizen zu navigieren:
- Stellen Sie zuerst den Hauptpunkt dar. Dies kann die wichtigste Richtlinie über die Struktur und den Inhalt von Memos sein. Leser sollten den Inhalt und die Bedeutung des Memos schnell erfassen., Wenn Leser eine Frage oder ein Problem haben, möchten sie die Antwort oder Lösung sofort wissen—wenn Leser mehr Informationen wünschen, können sie weiterlesen. Mit anderen Worten, unterstützende Details sollten dem Hauptpunkt oder der Schlussfolgerung folgen und nicht vorausgehen.
- Pflegen Sie einen professionellen, prägnanten Stil. Der Stil Ihres Schreibens sollte Ihrem Publikum entsprechen: In diesem Fall ist Ihr Publikum Ihr Chef, Ihre Mitarbeiter oder beides. Ihr Stil sollte also professionell, unkompliziert, herzlich und leicht zu lesen sein. Verwenden Sie kurze, aktive Sätze, um einen solchen Stil zu erreichen., Vermeiden Sie Jargon und protzige Sprache. Pflegen Sie einen positiven oder neutralen Ton; Vermeiden Sie negative Sprache, wenn möglich. Ein professioneller Schreibstil erleichtert nicht nur das Lesen von Memos, sondern verbessert auch die Glaubwürdigkeit des Autors.
- Erstellen Sie eine ganz bestimmte Betreffzeile, um dem Leser eine unmittelbare Vorstellung vom Betreff und Zweck des Memos (oder der Nachricht) zu geben. Die Betreffzeile sollte den Leser an Thema und Zweck des Memos orientieren und eine praktische Referenz für die Einreichung und schnelle Überprüfung bieten., Angenommen, Sie haben zum Beispiel geschrieben, um eine Autorisierung und Finanzierung für eine Geschäftsreise anzufordern. Sie würden eine allgemeine Betreffzeile wie „Publisher‘ s Convention“ oder „Trip to AWP Conference“ zugunsten von etwas Spezifischerem wie „Request for funds: AWP conference“ vermeiden.“Das letzte Beispiel würde dem Leser das Thema erzählen und was sie dazu aufgefordert wurde.
- Geben Sie eine Zusammenfassung oder Übersicht der wichtigsten Punkte, vor allem, wenn das Memo mehr als eine Seite., Oft als Executive summary bezeichnet, dient der erste Absatz eines langen Memos oder einer Nachricht diesen Funktionen:
- Stellt die Hauptanfrage, Empfehlung oder Schlussfolgerung vor
- Fasst dann die wichtigsten Fakten, Argumente und Beweise zusammen
- Prognostiziert die Struktur und Reihenfolge der Informationen, die im Rest des Memos
- dargestellt sind Wie die Betreffzeile bietet die Executive summary einen schnellen Überblick über Zweck und Inhalt des Memos. Der Leser verwendet es, um sowohl eine schnelle erste Lesung als auch nachfolgende schnelle Rezensionen zu führen.,
- Verwenden Sie Formatfunktionen wie Überschriften, um die Struktur zu signalisieren und die Leser zu den gewünschten Informationen zu führen. Überschriften geben einen Überblick über das Memo, so dass der Leser schnell sehen kann, was die wichtigsten Themen oder Punkte sind und wo sie im Memo zu finden sind. Stellen Sie Überschriften parallel zueinander und so spezifisch wie möglich her. Andere Formatfunktionen, die Struktur signalisieren und Leser führen, umfassen kurze Absätze und Textblöcke, Listen, die durch Einrückungen, Zahlen oder Aufzählungszeichen oder großzügige Verwendung von Leerzeichen zur Orientierung des Auges ausgelöst werden.,
STANDARD-MEMO-ÜBERSCHRIFT
Obwohl das Format für ein Memo von Organisation zu Organisation variieren kann, besteht die Standardüberschrift aus einer Reihe klar beschrifteter Zeilen, die wichtige Informationen über den Inhalt und die Verteilung des Memos vermitteln., Das Folgende sind Standardelemente eines Memo-Headers:
Datum: Das Datum, an dem das Memo verteilt wird
An: Die Person(en), an die es hauptsächlich gerichtet ist
(manchmal mit Jobtitel)
cc: Name(e) eines anderen, der eine Kopie erhält
(manchmal mit Jobtitel)
Von: Name des Schreibers, normalerweise gefolgt von seinen
handgeschriebenen Initialen (manchmal mit Jobtitel)
mit Berufsbezeichnung)
Betreff: oder Re: Prägnante Aussage zum Thema des Memos