Dokumentenverwaltung ist der Prozess des Umgangs mit Dokumenten so, dass Informationen effizient und angemessen erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden können. Daher ist das Erlernen der Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Bei vielen Unternehmen liegt der Fokus eines Dokumentenmanagementsystems auf der Organisation und Speicherung von Dokumenten. Sie möchten Dokumente organisiert und sicher speichern können, sodass Dokumente immer noch leicht gefunden werden können., Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem erstellen, das genau das tut.
Die Herausforderung: Mischen von Alt und Neu
Wenn Sie „Dokumentenverwaltungssystem“ in eine Suchmaschine eingeben, erhalten Sie lange Listen von Dokumentenverwaltungslösungen, viele mit Software oder Apps, die für die Vorteile eines papierlosen Büros werben.
Dokumentenverwaltungssoftware oder-apps wurden jedoch entwickelt, um den Umgang Ihres Unternehmens mit elektronischen Dateien zu verbessern., Das Problem ist, dass viele kleine Unternehmen mit einer Mischung aus altmodischen Daten auf Papier und elektronischen Dateien zu tun haben—und, in einigen Fällen, der Anteil der Papierdaten ist viel größer.
Eine Lösung für das Problem einer gemischten Datenumgebung wäre die Verwendung eines Document Imaging Systems, um alle Dokumente Ihres Unternehmens in elektronische Form zu konvertieren. Dies ist jedoch für viele kleine Unternehmen zu teuer und zeitaufwendig.,
Die gute Nachricht ist, dass Sie die Grundlagen eines Dokumentenverwaltungssystems an Ort und Stelle setzen können, ohne eine spezielle Software zu kaufen oder durch Großhandel Dokument Imaging gehen. Das System muss nicht komplex sein, man muss nur etwas Zeit in die Planung und Umsetzung investieren.,
3 Schritte zu einem Dokumentenverwaltungssystem
Die Einrichtung eines Dokumentenverwaltungssystems umfasst drei Schritte:
- Erstellen Sie einen Dokumentenverwaltungsplan
- Implementieren Sie den Dokumentenverwaltungsplan
- Folgen Sie
Der erste Schritt ist der detaillierteste, also lassen Sie uns ihn weiter untersuchen.
Erstellen eines Dokumentenmanagementplans
Der erste Schritt beinhaltet die Beantwortung dieser vier Fragen:
1. Was sind die Regeln für die Erstellung von Dokumenten?,
Rechnungen, Zahlungserinnerungsschreiben, Verkaufsbroschüren, E—Mails, Bilanzen, Tabellen, Berichte-alle Unternehmen erstellen im Laufe des Geschäfts eine Vielzahl von Dokumenten. Und um die Dinge zu organisieren, müssen alle Unternehmen Regeln für die Erstellung von Dokumenten festlegen.
- Gibt es interne Vorlagen für einige Ihrer Standard-Geschäftsdokumente, wie Briefe und Rechnungen, und wo befinden sie sich?
- Gibt es einen hauseigenen Style Guide, der befolgt werden muss?
- Sollten neue Dokumente datiert oder mit einem Zeitstempel versehen sein?,
- Welche Verfahren sollten zum Teilen oder Überprüfen von Dokumenten befolgt werden?
Bei einigen kleinen Unternehmen kommt es nur darauf an, wo sich die Vorlagen für verschiedene Geschäftsdokumente befinden und wie sie verwendet werden. Wenn bei der Erstellung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen jedoch verschiedene Personen zusammenarbeiten, Dokumente überprüfen oder aktualisieren, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, zu entscheiden, wie diese Dinge durchgeführt werden sollen, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.
2. Wie speichern wir Dokumente?,
Mit der Speicherung sind Kosten verbunden—von denen die größten für die meisten kleinen Unternehmen wahrscheinlich die Kosten für die Zeit sind, die bei der Suche nach Dokumenten verschwendet wird. Die Frage ist also: Wie werden Dokumente eingereicht? Der Schlüssel zur Einreichung von Dokumenten besteht darin, guten Dateiverwaltungspraktiken zu folgen. Ein klares, leicht zu befolgendes System ist unerlässlich.
Sie müssen auch wissen, wie Sie Dokumente archivieren. Wie werden Sie mit Dateien umgehen, die veraltet sind oder einfach nur bereit sind, in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem in den Backburner verschoben zu werden?,
Zum Beispiel sollten Sie zu Beginn eines jeden Jahres die verschiedenen arbeitsbezogenen Dateien auf Ihrem Computer durchgehen, nicht mehr aktuelle Dateien aussortieren und neue Ordner mit der Bezeichnung erstellen Jahr und Thema, Verschieben von Dateien nach Bedarf. Sie können dasselbe mit Papierdateien tun; Es ist nicht schwierig, alte Dokumente aus einem Dateiordner zu entfernen und ein neues mit „Alt“ im Titel zu erstellen. Einige Software bietet automatische Archivierungsoptionen.
3. Wie kann das abrufen von Dokumenten vereinfacht werden?,
Diese Frage ist das Herzstück Ihres Dokumentenmanagementsystems. In einer von Leger Marketing für Xerox Canada durchgeführten Umfrage sagten kanadische Klein – und Mittelbetriebe und Manager im Durchschnitt, dass die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten und die Suche nach diesen Dokumenten 2,152 USD pro Jahr und etwa eine Stunde pro Tag kosten.
Auch hier können gute Anmeldeverfahren einen großen Beitrag zur Lösung des Problems leisten. Wenn Sie beispielsweise strikte Namenskonventionen konsequent befolgen, sind Dokumente viel einfacher zu finden.,
Und unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmer oder Geschäftsinhaber mit Mitarbeitern sind, sollten Sie eine Liste mit Dateispeicherorten erstellen, die Benutzer daran erinnert, wohin bestimmte Dateitypen gehen—und wo sie zu finden sind. Denken Sie daran, anzugeben, ob sich die Datei auf Ihrem Computersystem, einem internen Server, in der Cloud oder an einem physischen Ort wie einem Aktenschrank befindet oder nicht. Angenommen, Sie verwenden in Ihrem Unternehmen Bilder, Videos oder sogar Papierfotos., Ein Eintrag in der Liste der Dateispeicherorte könnte sein:
- Digital images / video: Computer (oder Server)—Laufwerk E:/photos-file im entsprechenden Fachordner
Papierfotos: Aktenschrank 3-Fotos-alpha nach Thema
Freigegebene Netzwerk-oder Cloud-Laufwerke sollten nach Inhalt beschriftet sein, ebenso wie Aktenschrank Schubladen.
4. Wie können wir unsere Dokumente sicher machen und aufbewahren?
Die erste Verteidigungslinie für die Dokumentensicherheit ist die physische Sicherung der Geschäftsräume selbst., Alle Unternehmen, auch zu Hause, müssen Sicherheitssysteme installiert haben.
Möglicherweise müssen oder wollen Unternehmen auch in andere Sicherheitseinrichtungen wie Fensterleisten, Überwachungskameras oder Patrouillendienste investieren. Sie können die ganze Zeit damit verbringen, Passwörter zu erstellen und Dateien zu verschlüsseln, um Ihre elektronischen Dateien zu schützen, aber es spielt keine Rolle, ob jemand einfach hineinwandern und Ihren Computer stehlen kann.,(und während des Mittagessens, wenn niemand zuverlässig anwesend ist)
Implementieren und befolgen Sie
Sobald Sie Ihren Dokumentenverwaltungsplan erstellt haben wenn Sie die obigen Fragen beantworten, können Sie sie implementieren., Stellen Sie sicher, dass alle Ihre gesamten Mitarbeiter die Details des Dokumentenmanagementsystems Ihres Unternehmens kennen und dass alle beim Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten die entsprechenden Verfahren befolgen.
Sie müssen auch sicher sein, dass jeder, der auf Dokumente in Ihrer Organisation zugreift und diese verwendet, diese konsequent benennt und speichert. Überprüfen Sie regelmäßig vor Ort, ob bestimmte Dateien leicht zu finden sind, und schützen Sie sich vor Fehlzündungen. Selbst gelegentliche Unachtsamkeit kann das gesamte System abwerfen.,
Sie können ein Dokumentenverwaltungssystem an einem Tag einrichten, aber die konsequente Implementierung im Laufe der Zeit ist der Schlüssel zu seinem Erfolg. Die Belohnungen sind riesig-Sie sparen viel Zeit und gewinnen Seelenfrieden.,