Das Schreiben einer Kondolenznotiz ist nie einfach—und es scheint noch schwieriger zu sein, wenn Sie eine für einen Kunden schreiben. Es ist ein Kampf, das richtige Maß an Emotionen zu erreichen, etwas Sinnvolles zu sagen und echt zu sein. Jonglieren all dies, um ein paar Sätze zu erstellen ist schwer!
Je nachdem, wie gut Sie und Ihr Kunde sich kennen, können Sie einen kleinen, preiswerten Sympathie-Geschenkkorb oder einen herzhaften Charcuterie-und Käse-Geschenkkorb mit einer persönlichen Notiz versenden., Wenn Sie die Person, die gestorben ist, nicht kannten, stellt dies eine andere Reihe von Herausforderungen dar. Es gibt keine schönen Erinnerungen zu teilen, keine vergangenen herzerwärmenden Geschichten zu verbinden.
Gehen Sie weiter zu diesen Abschnitten:
- Schritt 1: Verstehen Client E-Mail Etikette
- Schritt 2: Wählen Sie eine entsprechende Betreffzeile
- Schritt 3: Starten Sie Ihre E-Mail
- Schritt 4: Überprüfen Sie einige Beispiel Kondolenznachrichten für einen Client
- Schritt 5: Senden Sie Ihr Beileid
Schreiben professionelle Kondolenz Notizen, obwohl, folgt eine starre Etikette code., In gewisser Weise, dies macht sie viel einfacher zu erstellen, im Gegensatz zu typischen Kondolenzprotokoll. Wenn Sie versuchen, die richtige Beileids-E-Mail für einen Kunden zu finden, Hier sind einige Tipps, die Sie wissen müssen.
Schritt 1: Verstehen Client E-Mail Etikette
Es gibt ein paar ironclad codes für client e-mail etikette. Egal welche Art von E-Mail Sie senden, ein professioneller Ton ist von größter Bedeutung. Einschließlich niedlicher Emojis, Slang, Abkürzungen und Verknüpfungen funktionieren nicht. Das gilt auch für einen Kondolenzbrief. Sie können als flippant und unvorsichtig rüberkommen-auch wenn das das letzte ist, was Sie wollen!,
Es ist auch wichtig, die richtige Emotion auszudrücken. Trocken und unsympathisch zu sein ist grausam. In dieser schwierigen Zeit ist die Unterstützung entscheidend. Gehen Sie auch nicht ins andere Extrem. Melodramatische Ebenen der Sympathie sind sehr unangemessen.
Wenn Sie die Person, die gestorben ist, noch nie getroffen haben, mag dies sehr unaufrichtig erscheinen. Machen Sie Ihre Beziehung oder Verbindung zum Verstorbenen nicht mehr als es ist.
Schritt 2: Wählen Sie eine entsprechende Betreffzeile
Was sollten Sie in die Betreffzeile einer Kondolenzmail einfügen? Es kann verlockend sein, es leer zu lassen, wenn Sie nicht wissen, was Sie sagen sollen. Das Senden einer E-Mail mit einer leeren Betreffzeile ist unhöflich, widerstehen Sie also der Versuchung. Vermeiden Sie es auch, wortreich zu sein. Wie üblich ist es die beste Option, prägnant zu sein.
Wie würden Sie den Fokus Ihrer E-Mail kategorisieren? Es hängt davon ab, wie gut Sie Ihren Kunden kennen. Wenn Sie sie nicht gut kennen, berücksichtigen Sie die Kategorien der Grußkartenabschnitte im Supermarkt., Sie können diese Kategorien verwenden, um die Betreffzeile Ihrer E-Mail auszufüllen.
Die Verwendung eines Wortes oder Satzes wie „Beileid“ oder „Mit Sympathie“ sind großartige Optionen. Wenn Sie den Kunden oder den Verstorbenen gut kannten, ist eine persönlichere Option am besten. Versuchen Sie etwas wie „So leid für Ihren Verlust“ oder „Traurige Nachrichten“. Jede dieser Optionen sind geeignete Betreffzeilen.
Schritt 3: Schreiben Sie Ihre E-Mail
Wenn Sie auswählen, was Sie sagen möchten, können Sie die Liste der Optionen eingrenzen. Denken Sie bei diesen Entscheidungen an die goldene Regel: Niemals annehmen. Es ist einfach zu tun, wenn man eine kondolenz Hinweis., Wenn Sie um etwas zu sagen kämpfen, sind Klischees einfach.
Was wäre, wenn Sie etwas wie „Sie sind jetzt an einem besseren Ort“ oder “ Ich bin sicher, Sie werden sie sehr vermissen?“Möglicherweise haben Sie in zwei kurzen Sätzen eine Vielzahl sozialer Fauxpas begangen.
Gehen Sie niemals davon aus, dass die Überzeugungen oder Beziehungen einer Person mit Ihren eigenen übereinstimmen. Dies ist in einer Kondolenzkarte besonders unangemessen. Der Fokus sollte auf ihnen liegen, niemals auf dir.
Wenn sie nicht an ein Leben nach dem Tod glaubten, ist diese Art von Beileid bedeutungslos. Es ist auch ein Fehler anzunehmen, dass Ihr Klient und der Verstorbene eine positive Beziehung hatten., Wenn Sie nicht sicher sind, dass sie eine großartige Beziehung hatten, Sie können sich sehr gut in eine unangenehme Situation bringen.
Ratschläge auszusprechen ist auch ein professioneller Fehler. Eine Kondolenzkarte ist nicht der Ort, um Lebensweisheit zu vermitteln oder so zu handeln, als ob Sie wissen, was sie durchmachen. Selbst wenn Sie in der Vergangenheit den Verlust einer Person in Ihrer Nähe erlitten haben, möchte niemand eine Predigt halten. Ratschläge zu geben ist das Letzte, was eine emotionale Person braucht. Sie brauchen Unterstützung und Empathie, die die beiden Hauptziele einer Kondolenz-E-Mail sind.
Indem Sie diese Fallstricke vermeiden, sind Sie auf dem besten Weg zu einer freundlichen Beileids-E-Mail., Professionelle E-Mail-Etikette begünstigt die Kürze, einschließlich Kondolenznotizen. Überlegen Sie, was Sie zu kommunizieren versuchen.
Die Hauptziele sind: ihren Verlust und Schmerz anerkennen und Ihre Unterstützung anbieten. Mit diesen Zielen können Sie eine E-Mail erstellen, ohne berufliche Grenzen zu überschreiten. Im Folgenden haben wir einige Beispiele zusammengestellt, damit Sie eine personalisierte Version erstellen können.
Schritt 4: Überprüfen Sie einige Beispiel Kondolenznachrichten für einen Kunden
Wenn Kondolenznachrichten schreiben, können Sie die in der Schule erlernten Schreibmethoden verwenden.,
Wenn Sie sich an nichts erinnern, keine Sorge! Wir haben Sie mit ein paar personalisierten Optionen abgedeckt, die Sie anpassen können, wie Sie es wünschen.
- Ich habe vom Verlust Ihres Verwandten gehört. Ihr Tod tut mir so leid. Wisse, dass du in dieser sehr schwierigen Zeit in meinen Gebeten bist.
- Ich möchte mein tief empfundenes Mitgefühl für den Tod Ihres Verwandten ausdrücken. Meine Gedanken sind bei dir und es tut mir leid für deinen Verlust.
- Ich war so traurig über Ihren tragischen Verlust zu hören. Bitte wisse, dass meine Gedanken und Gebete gerade bei dir sind., Ich hoffe, Erinnerungen an sie bringen Ihnen Trost.
- Ich habe von dem Tod deines Verwandten gehört. Das muss eine sehr schwierige Zeit für dich sein, und es tut mir so leid für deinen Verlust. Ich halte dich in meinen Gedanken.
- Ich möchte Ihnen mein tief empfundenes Beileid für den Tod Ihres Verwandten aussprechen. Denken Sie an Sie in dieser schwierigen Zeit.
- Bitte akzeptiere mein tiefstes Mitgefühl in dieser sehr schwierigen Zeit. Ich hoffe, die Erinnerungen, die Sie mit Ihrem relativen Komfort haben Sie. Es tut mir so leid für deinen Verlust und ich behalte dich im Auge.,
- Ich bin so traurig über den Tod deines Verwandten zu hören. Ich hoffe, Sie haben viele Familienmitglieder und Freunde, die sich in dieser schwierigen Zeit um Sie versammeln können. Bitte nehmen Sie das tiefste Beileid von uns an.
- Es tut mir so leid über den Verlust Ihres Verwandten zu hören. Ich hoffe, das Teilen von Erinnerungen mit Familie und Freunden ist beruhigend.
- Es tut mir so leid für die schwierige Zeit, die Sie nach dem Tod Ihres Verwandten erleben müssen. Halten Sie in meinen Gedanken und Gebeten, und ich hoffe, dass Sie gute Erinnerungen haben, Sie zu trösten.,
- Ich hoffe, Sie finden in dieser schwierigen Zeit Trost in guten Erinnerungen. Bitte nehmen Sie während dieser Zeit mein tief empfundenes Beileid an.
Schritt 5: Senden Sie Ihr Beileid
Nach dem Senden einer E-Mail gibt es einige Optionen. Sie könnten Ihr Beileid in E-Mail-Form hinterlassen und es nicht erneut ansprechen. Wenn Sie den Kunden nicht kennen, ist dies möglicherweise angemessener als ein persönlicherer Ansatz.
Wenn Sie den Client jedoch schon lange kennen, sind andere Wege besser geeignet., Dein Beileid in eine leere Leere verschwinden zu lassen, ist ein Fehler, den zu viele Menschen machen.
Vermeiden Sie in diesem Sinne, denselben Fehler selbst zu machen. Es gibt einige Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Entscheidung darüber treffen müssen, wie Sie Ihrem Beileid folgen sollen.
Was ist zum Beispiel, wenn Sie sie kurz nach dem Absenden Ihrer Notiz persönlich sehen? Sie sollten das Thema nicht vermeiden, als ob Sie auf Eierschalen gehen würden. Sie sind sich ihres Verlustes bewusst, und so zu tun, als wäre es nicht passiert, begünstigt nur Sie.
Dennoch kann es unangemessen sein, eine Schulter zum Weinen anzubieten., Sie können den Inhalt Ihrer Kondolenzkarte verbal wiederholen, wenn Sie sie treffen, obwohl. Dies kann einen unangenehmen Konversationsschlag ersetzen, sodass Sie nicht fragen müssen, wie es ihnen geht.
Follow-up ist von größter Bedeutung Situationen, in denen Sie etwas Konkretes zu bieten haben. Wenn es zum Beispiel ein Familienmitglied wäre, könnten Sie anbieten, ihnen Mahlzeiten mitzubringen oder bei der Beerdigung zu helfen. In diesem Fall können Sie jedoch fragen, wie es ihnen geht.
Andere Arten von Follow-ups scheinen, wie Sie sie unter Druck setzen auf Ihre E-Mail zu antworten. Natürlich ist dies die letzte Art von Druck, den sie gerade brauchen!, Das Speichern von Follow-ups für einige Wochen oder Monate danach ist eine bessere Idee.
Viele Menschen, die mit Verlust zu tun haben, können die Anwesenheit einer physischen Karte auf ihrem Schreibtisch bevorzugen, anstatt eine E-Mail. Diese Erinnerungen, die andere an sie denken, können den Unterschied ausmachen. Erwägen Sie auch, eine physische Karte und vielleicht sogar einen Sympathie-Geschenkkorb zu senden, wenn Sie Ihren Kunden gut kennen.
Senden einer denkwürdigen Notiz
Das Schreiben einer Notiz, sei es eine Beileidsbotschaft für einen Freund, ein Familienmitglied oder einen Kunden, kann schwierig sein., Sympathie und Fürsorge auszudrücken, während ein professioneller Ton beibehalten wird, ist schwer. Die obigen Ideen können als großartiger Ausgangspunkt dienen und Ihren Kunden Komfort bieten.
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