Sobald Sie eine Rechnung für Ihren Kunden erstellt haben, können Sie die Rechnung per E-Mail an diese senden Patriot Software. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Adresse jedes Kunden zur Registerkarte „Info“ im Kundendatensatz hinzugefügt haben, bevor Sie Rechnungen per E-Mail senden. Sie können eine Gutschrift auch per E-Mail senden, nachdem Sie Ihrem Kunden eine Gutschrift ausgestellt haben.,
Anpassen Ihrer Kunden-E-Mail-Vorlage
Bevor Sie eine Rechnung oder Gutschrift per E-Mail senden, können Sie die E-Mail-Vorlage anpassen, mit der Sie jedem Kunden eine E-Mail senden.
Accounting Premium Kunden können auch das Layout anpassen und Rechnungen eine Akzentfarbe hinzufügen. Einzelheiten finden Sie unter Anpassen Ihrer Rechnungsvorlage.
Nicht sicher, was Sie sagen sollen, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail senden? Schauen Sie sich unsere Blogbeiträge zum Erstellen von Rechnungszahlungsbedingungen an, die Ihrem Cashflow helfen könnten.,
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > E-Mail-und Dokumentvorlagen > Rechnungsvorlagen um Ihre E-Mail-Vorlage anzupassen, wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden senden.
Gehen Sie zu Einstellungen > Accounting > E-Mail-und Dokumentvorlagen > Kredit-Memo-Vorlagen, um Ihre E-Mail anzupassen, wenn Sie Ihren Kunden eine Gutschrift per E-Mail senden.,
Sie können „Daten-Tags“, die Standardinformationen aus der Rechnung/Gutschrift sind, in die Betreffzeile und den Text Ihrer E-Mail einfügen. Die Standardvorlage verwendet bereits die folgenden Daten-Tags, und Sie können entfernen oder ändern, wo sie in Ihrer E-Mail erscheinen:
- Vollständiger Name des Kunden
- Vorname des Kunden
- Nachname des Kunden
- Rechnungsnummer (oder Kreditnummer)
- Rechnungsdatum (oder Kreditdatum)
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Fälligkeitssaldo – Dies schließt alle bereits geleisteten Teilzahlungen ein.,
- Firmenname
Ihre E-Mail-Adresse
Die E-Mail wird von der E-Mail-Adresse gesendet werden „[email protected].“ Der Name der E-Mail-Adresse wird mit Ihrem Firmennamen angepasst und lautet „Im Namen von . Wenn Ihr E-Mail-Empfänger jedoch auf die E-Mail antwortet, wird die Antwort an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Standardmäßig ist dies Ihre E-Mail-Adresse, die in Ihrem Patriot-Konto aufgezeichnet ist. Sie können dies bei Bedarf ändern. Sie können hier keine Daten-Tags einfügen.,
E-Mail-Betreff
Sie können Ihre E-Mail-Betreffzeile anpassen, und fügen Sie alle Daten-Tags, indem Sie den Cursor an der Stelle, die Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf das Daten-Tag aus dem Menü oben.
E-Mail-Text
Sie können Ihre E-Mail-Nachricht anpassen und eine der Daten-Tags verwenden. Fügen Sie ein neues Daten-Tag ein, indem Sie den Cursor an der Stelle platzieren, an der Sie das Tag einfügen möchten. Klicken Sie dann auf das Daten-tag, das Sie einfügen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Leerzeichen vor und/oder nach dem Daten-Tag belassen, damit es in der E-Mail korrekt formatiert wird.,
Geschäftsname auswählen Anzeige auf Rechnungen
Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn der Name Ihrer Steueranmeldung von Ihrem Firmennamen abweicht. Sie können wählen, ob Sie Ihren Namen für die Steueranmeldung, Ihren DBA oder beides anzeigen möchten. Wählen Sie das Optionsfeld des Geschäftsnamens, den Sie auf Ihren Rechnungen anzeigen möchten.
E-Mail einer Rechnung an Ihre Kunden
Nachdem Sie eine Rechnung für Ihren Kunden erstellt haben, sehen Sie eine Bestätigungsseite mit Links zu verschiedenen Aktionen für diese Rechnung. Klicken Sie Auf „E-Mail.,“Sie können auch die Aktion“ E-Mail “ aus Berichten auswählen > Accounting > Kundenberichte > Rechnungen.
Sie sehen eine Vorschau der E-Mail, die an Ihren Kunden gesendet werden soll und die das Format verwendet, das Sie auf der Seite Vorlagen eingerichtet haben. Die E-Mail füllt automatisch die Adresse(n) aus, die sich im Kundendatensatz befindet. Sie können diese E-Mail an bis zu fünf verschiedene E-Mail-Adressen senden. Ein PDF-Dokument der Rechnung wird der E-Mail beigefügt.,
Sie können Ihren Kunden auch erlauben, Sie mit einer Kreditkarte zu bezahlen, und ein Link zur Zahlung wird in der E-Mail enthalten sein. Weitere Informationen finden Sie unter Akzeptieren von Kreditkartenzahlungen auf Kundenrechnungen.
Sie können den Inhalt dieser bestimmten E-Mail bei Bedarf weiterhin anpassen. Wenn Sie zum Senden bereit sind, klicken Sie auf “ E-Mail senden.“Eine E-Mail wird sofort mit der beigefügten Rechnung an Ihren Kunden gesendet. Sie können den Statusverlauf mit dem Datum und der Uhrzeit anzeigen, zu der Sie die E-Mail gesendet haben.,
E-Mail eines Guthabens an Ihre Kunden
Nachdem Sie ein Guthaben für Ihren Kunden erstellt haben, sehen Sie eine Bestätigungsseite mit Links zu verschiedenen Aktionen für dieses Guthaben. Klicken Sie Auf „E-Mail.“Sie können auch einen Kundenkredit finden, indem Sie zum Kundendatensatz gehen und auf die Registerkarte „Credits“ klicken.
Sie sehen eine Vorschau der E-Mail, die an Ihren Kunden gesendet werden soll und die das Format verwendet, das Sie auf der Seite Vorlagen eingerichtet haben. Die E-Mail füllt automatisch die Adresse(n) aus, die sich im Kundendatensatz befindet. Sie können diese E-Mail an bis zu fünf verschiedene E-Mail-Adressen senden., Ein PDF-Dokument der Gutschrift wird der E-Mail beigefügt.
Sie können den Inhalt dieser bestimmten E-Mail bei Bedarf weiterhin anpassen. Wenn Sie zum Senden bereit sind, klicken Sie auf “ E-Mail senden.“Eine E-Mail wird sofort mit der beigefügten Gutschrift an Ihren Kunden gesendet. Sie können den Statusverlauf mit dem Datum und der Uhrzeit anzeigen, zu der Sie die E-Mail gesendet haben.
Sowohl die Rechnung als auch die Kredit-E-Mails werden von den E-Mail-Servern von Patriot Software gesendet, sodass sie nicht in Ihrem persönlichen E-Mail-Feld „Gesendete Artikel“ angezeigt werden. Die E-Mails werden an Ihre Kunden von der Adresse „Rechnungen@PatriotSoftware.,com.“Wenn Ihr Kunde auf die E-Mail antwortet, ist die E-Mail“ Antworten auf “ Ihre E-Mail-Adresse, die Sie in Ihre E-Mail-Einstellungen eingegeben oder auf der E-Mail-Vorschau-Seite angepasst haben. So erhalten Sie alle Antworten von Ihrem Kunden für diese E-Mail.