Ganz einfach: E-Mails enthalten häufig vertrauliche Informationen, daher sollten sie privat sein. Die meisten Unternehmen und Einzelpersonen wissen bereits, wie wichtig es ist, die Nachricht einer E-Mail zu schützen. Aber viele Menschen übersehen etwas ebenso Wichtiges: den E-Mail-Anhang. In vielen Fällen befinden sich die vertraulichsten Informationen nicht im Hauptteil der E-Mail, sondern im Anhang—daher ist es wichtig, Ihre Anhänge mit höchster Sicherheit zu schützen.,
Dies gilt insbesondere für PDF-Dateien, die häufig sensible Daten wie geistiges Eigentum, vertrauliche Berichte oder Verträge, gescannte Identifikationsstücke, Versicherungs-oder Kontoauszüge sowie Steuerformulare enthalten. Wenn Ihre E-Mail in den falschen Händen landet oder Ihre Datei auf einen unsicheren Server heruntergeladen wird, können Ihre wertvollsten Daten gefährdet sein.
Für grundlegende E-Mail-Sicherheit sollte jeder einige wichtige erste Schritte wie sichere Passwörter und 2-Faktor-Authentifizierung unternehmen. Schauen Sie sich unsere Kurzanleitung an, 5 Schritte zum Sichern von Google Mail, für weitere Details.,
Warum Sie PDF-Dateien verschlüsseln müssen
Für die sensiblen Informationen, die in PDF-Anhängen gespeichert sind, reicht die grundlegende Sicherheit natürlich nicht aus. Sensible Daten—von persönlich identifizierbaren Informationen bis hin zu Geschäftsgeheimnissen-benötigen die nächste Sicherheitsstufe. Das heißt, Sie benötigen eine Verschlüsselung, die Daten verschlüsselt und ohne den richtigen Entschlüsselungsschlüssel unlesbar macht.
Traditionell war die Verschlüsselung schwierig und teuer, was sich häufig negativ auf die Geschwindigkeit der Zusammenarbeit und die Möglichkeit auswirkte, vertrauliche Daten wie PDF-Anhänge freizugeben., Da sich die Technologie jedoch weiterentwickelt, gibt es eine einfachere und kostengünstigere Möglichkeit, eine PDF-Datei zu verschlüsseln—und jedes andere Dateiformat, das Sie möglicherweise an Ihre E-Mail anhängen möchten. Bei modernen Verschlüsselungsanbietern wie Virtru gibt es kein Jonglieren mit Verschlüsselungsschlüsseln oder Zertifikaten und Sie müssen Ihren Empfänger nicht mit der Einrichtung von PGP oder S/MIME belasten. Sie können einfach einen Schalter umschalten, um Ihre E-Mails zu verschlüsseln.
Schauen Sie sich unsere definitive Anleitung zur Gmail-Verschlüsselung für weitere Details.,
So verschlüsseln Sie eine PDF-Datei in Google Mail
Die Verschlüsselung bietet erstklassige E-Mail-Sicherheit, aber es ist wichtig zu beachten, dass Sie einige verschiedene Verschlüsselungsstufen implementieren können.
TLS (Transport Layer Security) ist eine Verschlüsselungsart, die grundlegende Sicherheit bietet. Die meisten E-Mail-Anbieter, einschließlich Google Mail, schützen ihr gesamtes Netzwerk mit TLS-Verschlüsselung. Im Wesentlichen baut TLS starke Wände um die Server des Anbieters auf., TLS bietet jedoch keine vollständige Sicherheit: E-Mails außerhalb des Servers oder einzelne Anhänge sind nicht geschützt, sodass diese PDF-Datei, die in Ihrer E-Mail verknüpft ist, nicht tatsächlich verschlüsselt wird.
Die nächste Schutzstufe ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Diese Sicherheit schützt Ihre E-Mails von Punkt zu Punkt, also egal wo diese E-Mails landen, sie sind immer noch sicher. Wenn Sie einen Anhang senden, der Ende-zu-Ende verschlüsselt ist, wird die Datei in ein Format konvertiert, das ohne digitalen Schlüssel nicht lesbar ist. Der beabsichtigte Empfänger kann dann den Anhang entschlüsseln und lesen., Das bedeutet, dass jeder, der versucht, die Datei auf dem Weg abzufangen, die sensiblen Daten nicht entschlüsseln kann.
Der ultimative Schutz: Verschlüsseln Sie eine PDF-Datei mit persistenten Schutz
End-to-End-Verschlüsselung ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Google Mail-Anhänge und Nachrichten zu verschlüsseln. Und es hat gerade ein großes Upgrade erhalten: Persistent File Protection für Google Mail-Benutzer, das Ihre Anhänge verschlüsselt, auch nachdem sie heruntergeladen oder weitergeleitet wurden., Diese Funktion verschlüsselt Ihre PDF-Datei und stellt sicher, dass sie nur in einem sicheren Virtru-Reader geöffnet werden kann, sodass Sie immer die Kontrolle über Ihre Datei behalten können, wohin sie geht und wer Zugriff darauf hat.
Persistent File Protection verschlüsselt eine PDF-Datei dauerhaft, egal wohin sie sich bewegt, auch wenn sie offline gespeichert ist. Darüber hinaus gilt dies für mehr als nur PDFS: Persistent File Protection kann alle gängigen Dateitypen verschlüsseln, einschließlich PDFs, Microsoft Office-Dateien .png, .jpg und .txt, mit End-to-End-Verschlüsselung.,
Virtru-Benutzer können auch von Sicherheitsfunktionen profitieren, die diesen dauerhaften Schutz ergänzen, z. B. PDF-Wasserzeichen. Mit Wasserzeichen können Google Mail-Absender jeden verschlüsselten PDF-Anhang, den sie mit der E-Mail-Adresse ihres Empfängers teilen, einzeln mit Wasserzeichen versehen, indem sie einfach einen Schalter in der Virtru-Symbolleiste umschalten. Wasserzeichen bieten dauerhafte Kontrolle und individuelles Tracking für sensible Dokumente. Sie können auch Zugriffskontrollen wie E-Mail-Ablaufdaten implementieren oder den Zugriff widerrufen, wodurch der Schutz durch Verschlüsselung verstärkt wird.,
Es spielt keine Rolle, ob Sie einfach eine persönliche Nachricht verschlüsseln möchten, bevor Sie sie senden, oder ob Sie eine Enterprise-fähige E-Mail-Verschlüsselungslösung benötigen. So oder so, Virtru hat Sie mit revolutionären Funktionen wie Persistent File Protection abgedeckt, so können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht von unbefugten Augen gesehen werden.
Möchten Sie mehr über diese innovative Lösung erfahren? Schauen Sie sich unser Webinar an, wie Persistent File Protection funktioniert — und warum es so wichtig ist.