Allt du behöver veta om inköpsorder

Vad är en inköpsorder?

en uppenbar utgångspunkt skulle vara att svara på det uppenbara uppdraget, vad är en inköpsorder? Inköpsorder (POs) är dokument som skickas från dig som köpare till en leverantör med en begäran om produkter eller tjänster som order. Varje PO kommer att innehålla ett nummer för att spåra inköpsordern i hela systemet, liksom typen av objekt, kvantitet och överenskommet pris., Mer specifika order kommer att innehålla mer information, men som en allmän regel, ju mer information du inkluderar, desto effektivare är din PO.

här är ett exempel på ett inköpsorderdokument:

rättslig Status för en inköpsorder

köpare bör alltid tydligt kommunicera förfrågningar till säljare för att minska eller eliminera förvirring när säljaren tar emot PO. Om köpare någonsin vägrar betalning, förblir säljaren skyddad på grund av dokumentets rättsligt bindande avtalsstatus., För att köparen ska ha liknande skydd är det viktigt att ha en inköpsorderbekräftelse, eller godkännande av ordern, spåras.

att se till att du har robusta inköpsordervillkor som täcker alla relevanta scenarier, inklusive detaljer som när du kan avbryta en inköpsorder, kommer att säkerställa tydliga gränser för att upprätthålla goda relationer med dina nyckelleverantörer.

som juridiska dokument vissa kommersiella långivare kommer att använda POs för referens när du ger ekonomiskt stöd till din organisation, detta kallas inköpsorder finansiering.,

”en PO, en gång accepterad av leverantören eller leverantören, är ett juridiskt bindande avtal mellan de två parterna.”

skillnaden mellan inköpsorder och fakturor

köpare skapar inköpsorder och säljare skapar fakturorna. Säljare kan skicka en faktura som ett sätt att samla in betalning-där det finns specifika betalningsvillkor (netto 30, Netto 60, FOB, etc.) eller kan skicka en faktura med noll saldo som ett sätt att registrera att en betalning har mottagits för ordern.,

både inköpsorder och fakturor innehåller liknande information, till exempel en faktureringsadress och leveransadress. Fakturor hänvisar vanligtvis till inköpsordernumret, med tillägg av ett fakturanummer för att bekräfta att båda dokumenten är relaterade och motsvarar varandra. En viktig skillnad är beställningsuppgifter och annan teknisk information som ingår i inköpsordern i allmänhet inte ingår i fakturan.

exempel:

John, köparen, har fått ordet en avdelning inom sin organisation kräver en ny uppsättning bildskärmar för datorerna på kontoret., Han skapar inköpsordern som beskriver kvantiteten och specifika krav för bildskärmarna.

det företag som ansvarar för att sälja bildskärmarna tar emot ordern. När de bekräftar att de kan leverera ordern godkänner de PO och tar betalningen, eller skickar varorna med förväntan om betalning baserat på de tidigare överenskomna betalningsvillkoren. När betalningen är mottagen sker orderuppfyllelsen och bildskärmarna skickas med leveransdatum och spårningsinformation, och John tar emot fakturan.,

fakturan bekräftar antingen betalningen som skickades innan varorna levererades eller inkluderar förfallodagen för betalning om pengar inte skickades först. John kontrollerar fakturan för att se till att den matchar inköpsordern, kontrollerar sedan packningskvittot för att se till att alla beställda varor mottogs, och betalning utfärdas endast för beställda och mottagna varor, i en process som kallas trevägsmatchning.

inköpsorder förväxlas ofta med andra typer av dokument också., Det är viktigt att förstå skillnaderna mellan inköpsorder och kontrakt, skillnaderna mellan inköpsorder och arbetsorder och skillnaderna mellan inköpsorder och försäljningsorder.

spårning av inköpsorder

det är viktigt att spåra inköpsorder genom hela upphandlingsprocessen för att säkerställa att du får de varor eller tjänster du beställer och du betalar bara en gång för dessa varor., En enda näringsidkare eller småföretag kan börja med inköpsorderspårning i excel När du använder ett inköpsordermallformulär, eller ännu värre i en dubblett eller tre exemplar inköpsorderbok. Ju fler personer som är inblandade och ju större mängden POs som behandlas multiplicerar antalet problem som kan uppstå. Ett PO-system för småföretag bör täcka det grundläggande behovet av att spåra alla inköpstransaktioner och mycket mer. Säkerställa en fullständig verifieringskedja relaterad till varje köp samtidigt som man tillämpar bästa praxis för inköpsorder.,

en möjlighet att spåra och enkelt rapportera om alla typer av inköpsorder, inklusive filt inköpsorder, är ett måste för att få full synlighet på spendera. Det gör det också möjligt för finansdepartementen att effektivisera inköpsorder avstämning och betalningsprocess. Synlighet på hela processen, inklusive en automatiserad öppen inköpsorderrapport, kommer att säkerställa att tiden sparas och ingenting saknas vid fakturering.

Digital omvandling är ett viktigt mål för många organisationer och upphandlingsomvandling är en viktig del av det större målet., Ett online PO-system kommer att spåra elektroniska inköpsorder genom hela processen. Du behöver inte en dedikerad inköpsavdelning för att känna fördelarna med digitalisering.

varför inköpsorder är viktiga för ditt företag

det finns många organisationer som inte använder inköpsorder eftersom de känner att pappersarbetet bara är en vägspärr eller onödigt steg i processen eftersom de har stadiga arbetsrelationer med leverantörer. När små företag är fortfarande i startfasen, tenderar de att ha en ganska organisk inköpsprocess som är enkel och okomplicerad., Men när företaget växer, och fler händer är inblandade från början till slut, förändras processen när relationerna med leverantörer växer och utvecklas med tiden.

vid en viss punkt i företagets tillväxt blir inköpskraven mer komplexa, brådskande eller specifika, vilket innebär att kommunikationen kan bli svår och lämna gott om utrymme för fel om inköpsorder inte används eller saknar en viss detaljnivå.

om en köpare får sin beställning utan ett PO-nummer för referens, kan det vara jobbigt att ta reda på var begäran gick snett., Och vid den tiden är det troligt att både en faktura och betalning skickades – vilket ger mer komplexitet till den rättsliga situationen mellan de två parterna.

inköpsordern fungerar som ett rättsligt bindande dokument, vilket ger tydliga instruktioner till leverantören och en verifieringskedja som är tillgänglig som referens när saker går fel.

varför du behöver automatisera Inköpsorderprocessen

om ditt företag för närvarande använder ett pappersbaserat system, är chansen att du skapar för många dokument., Många företag kommer att behandla upp till sju dokument under inköpscykeln, inklusive rekvisitioner, inköpsorder, citat, orderbekräftelser, mottagna anteckningar, packningsbevis och fakturor. Det är mycket att hålla reda på, och när du anser att du måste hålla reda på allt detta för varje enskilt köp, förlitar sig på papper blir lite överväldigande. Bättre inköpsorderhantering behövs.

bra registerföring är viktigt för inköp och upphandling, men pappersbaserade register kan lätt gå förlorade, skadas eller förstöras., Det är svårare att hitta dubbla förfrågningar och inköp, fakturor och saknade transaktioner, vilket kostar ditt företag både tid och pengar. Pappersbaserade system kräver också att du använder ett effektivt arkiveringssystem som uppdateras regelbundet. Detta arkiveringssystem kommer att ta upp stort utrymme på ett kontor, bara växer över tiden, och ta upp Man timmar att upprätthålla och hålla igång smidigt.

automatisera din inköpsorderprocess med en inköpsorderprogramvara som PurchaseControl digitaliserar hela upphandlingsprocessen genom att använda elektroniska inköpsorder och andra dokument., Alla viktiga dokument spåras i ett centraliserat system med en verifieringskedja för att berätta vem som vidtar vilka åtgärder på dokumentet. Dessutom kan du ladda upp andra dokument till leverantörer och inköpsorder, såsom tidigare kontrakt, ytterligare villkor och betalningsplaner, för att hålla reda på all din leverantörsinformation och andra detaljer med lätthet.

med inköpsorder automation allt lagras i ett enda system, de leverantörsskulder förmåner också, eftersom det blir lättare för dem att konvertera beställningar till fakturor för betalning, för enklare betalning bearbetning.,

hur man integrerar inköpsorder i ditt företag

börja med att utvärdera hur ditt företag hanterar inköp och sedan överväga hur du vill kontrollera vad ditt team kan köpa och hur de skulle behandla hela köpprocessen. Därefter kommer du att kunna skapa ett inköpsordersystem som passar ditt företags behov.

köp rekvisitioner och inköpsorder

om din organisation inte använder inköpsorder för närvarande är det troligt att du inte hanterar processen dina anställda följer när de vill köpa något., Genom att byta till ett elektroniskt inköpssystem kan du skapa en formell inköpsprocess som styr vem som kan köpa vad och hur mycket pengar de kan spendera utan ytterligare godkännande. För inköpsorder med ett högre värde bör effektiv inköpsorderkontroll sättas på plats med inköpsordergodkännande arbetsflöden för att säkerställa att rätt personer loggar ut innan åtagandet görs. I slutändan kommer den ökade kontrollen och synligheten i ditt företags utgiftsvanor att ge dig möjlighet att fatta datadrivna beslut för att förbättra organisationen.,

börja med att använda rekvisitioner, som gör att ditt team kan göra en formell begäran om material eller saker de behöver för att göra sitt jobb. Du kan redan göra detta-helt enkelt be ditt team att maila sin chef med begäran, sedan med chefen göra köpet.

istället skapar du ett standardiserat beställningsformulär för inköp och kräver att alla anställda använder det, säkerställer att mottagande rekvisitioner inte är slöseri med någons tid., Den har all information som människor behöver för att godkänna rekvisitionen och automatiskt fäster den till motsvarande inköpsorder när rekvisitionen är godkänd.

budgetar

När din personal börjar använda den standardiserade inköpsrequisitionen kan du skapa budgetar baserat på den genomsnittliga månadsutgiften och spåra vad det är ditt lag köper. Med dessa data kan du börja titta på hur leveranserna används och börja hitta sparmöjligheter., Personer som du utser som godkännare kommer att ansvara för att upprätthålla budgeten, och om människor går över budgeten, godkännaren kanske inte kan godkänna några köp rekvisitioner som inte är absolut nödvändiga för omedelbara behov.

volymrabatter

När anställda börjar skicka rekvisitioner kan godkännare enkelt upptäcka inköpsmönster. Detta gör det möjligt för dem att skicka bulk order och begära volymrabatter, om tillgängligt., När förfrågningar skapas digitalt reduceras bearbetningstiden avsevärt, eftersom de mest efterfrågade objekten kan läggas till i en katalog från den bästa leverantören till bästa möjliga pris.

flytta från rekvisition till inköpsorder

efter inköpsrequisitioner är en standardprocess i ditt företag, du går vidare till att skapa inköpsorder från dessa rekvisitioner. Du måste kontakta leverantörer för att låta dem veta att du nu skickar in en formell inköpsorder innan du skickar betalning., Leverantörer kommer sannolikt inte att klaga på detta eftersom det har betydande fördelar för båda parter.

När dina godkännare har förfrågningar som måste uppfyllas kommer köparen att fylla i det nödvändiga beställningsformuläret och skicka dem till leverantören. Säljaren kommer sedan att kommunicera eventuella problem eller problem som de har med köpet om det finns några. Om inte, skickar de ordern och fakturan när de har fått betalning.

med ett e-upphandlingssystem är det enkelt att konvertera en rekvisition till en inköpsorder., Rekvisitionsnumret är kopplat till inköpsordernumret, så att du kan spåra inköpet från begäran till mottagande och betalning. När godkännaren markerar rekvisitionen godkänd kan den automatiskt konverteras till en inköpsorder med säljaren den beställare som valts.

att integrera rekvisitioner och inköpsorder kan ta lite tid att justera och standardisera. Men, gör så ökar din förmåga att spåra kostnader och ta bort krångel i samband med inköp., Synlighet i företagets utgifter vanor är avgörande för att upprätthålla företagets tillväxt, och denna process är ett av de sätt du kan uppnå det.