listor är viktiga. De hjälper oss att prioritera—och kom ihåg att slutföra-viktiga uppgifter.
har du någonsin gått till mataffären speciellt för en sak, sedan kvar med en vagn full av allt men? Om du lämnar din matlista hemma, är du i händerna på vårt fallbara mänskliga minne.
som projektledare måste du skapa regelbundna projektstatusrapporter för att uppdatera intressenter om projektets framsteg., Och precis som i mataffären, oavsett hur ofta du skapar en projekt statusrapport, finns det en chans att du kommer att glömma något om du inte har en lista.
för att säkerställa att dina veckovisa statusuppdateringar innehåller viktig information som dina intressenter behöver, har vi skapat en enkel checklista som du kan använda som en statusrapport Mall:
ladda ner checklista
vi tittar mer på varje avsnitt och förklarar vilken information du ska inkludera och hur du ska du borde strukturera din rapport., Vi kommer också att undersöka hur projektspårningsprogram kan hjälpa dig att skapa dina projektstatusrapporter.
verkställande översikt
varför? Eftersom dina intressenter förmodligen inte kommer att läsa hela saken. På så sätt kommer de intressenter som läser verkställande översikten och skumma resten att ha en sammanfattning av den viktigaste informationen.
det första avsnittet i din projektstatusrapport är den verkställande översikten., Den bör innehålla en översikt på hög nivå över projektstatusen, uppdelad i tre delar:
1. Projektidentifierare.
- projektnamn
- projekt-ID / kod
- namn på projektledare
- Datum för rapport
det kan tyckas självklart att referera till projektnamnet och andra objekt, men utan att ha dem på din lista kan de vara lätta att förbise. Med undantag för statusrapportens datum förblir projektidentifierarna samma vecka till vecka.
inklusive datum för statusrapporten är mycket viktigt: detta bidrar till att skapa en korrekt projekttidslinje.,
2. Framsteg sammanfattning. Detta avsnitt bör innehålla en översyn på hög nivå av övergripande projektmål och de framsteg som hittills gjorts mot dem. Är projektet på rätt spår, bakom eller före schemat? Är det över eller under budget? Sammanfattningen av framstegen bör belysa alla punkter som behöver intressenternas uppmärksamhet-även om dessa punkter också diskuteras i ett senare avsnitt av statusrapporten.
3. Övergripande projekt hälsa och procent komplett., Det här avsnittet ska ange hälsa (eller projektstatus) för olika projektobjekt:
projekthälsa kan avbildas visuellt snarare än i berättande form, med hjälp av en förutbestämd färgkod för att representera status för varje objekt (som visas ovan). Till exempel:
- Grön betyder att objektet är på rätt spår.
- gult betyder att det är i trubbel.
- rött betyder att det kräver omedelbar uppmärksamhet (och troligtvis intressentintervention).,
Vi rekommenderar att du fastställer en kvantitativ åtgärd för färgkodade statuser för att bäst presentera korrekt information. Utan detta kan en intressent missförstå en gul status genom att antingen överreagera eller underreagera och därmed ställa tillbaka projektet ytterligare.
Ställ in gult för att budgeten ska representera att projektet är över den godkända tilldelningen med mellan 5 och 15 procent., Om budgetprognoserna är större än en 15-procentig överanvändning skulle statusen vara röd.
procent komplett ska anges som en faktisk procentandel som visar den totala projektkompletteringsnivån (t.ex. 50 procent för ett projekt som är halvvägs gjort).
hur projektspårningsprogram kan hjälpa till: instrumentpaneler erbjuder en levande visning av lagprestanda och övergripande framsteg. Dessa verktyg automatiskt fånga data och organisera den på ett ställe, vilket sparar Chefer tid och ansträngning., I molnbaserade projektspårningssystem uppdateras instrumentpaneler i realtid när framsteg görs – vilket betyder att användarna alltid har den mest aktuella informationen.
den här projektöversiktskärmen innehåller flera objekt som ska ingå i din sammanfattning: färgade ikoner för att representera status för viktiga objekt, namnet på den aktiva projektledaren och projektets procentandel är klar.,
helst bör denna sammanfattning skickas till intressenter, ledande befattningshavare och projektgruppen varje vecka. För mer information om vad som ska ingå i en veckovis projektstatusrapport, kolla in följande handledning:
milstolpar och delmål
en bild är värd tusen ord, så använd visuella när det är möjligt., Du kan använda färger för att representera status eller inkludera ett procent fullständigt Diagram, ett Gantt-diagram eller en tabell som visar framsteg mot milstolpar och resultat.
det andra avsnittet i din rapport ska beskriva de framsteg som gjorts mot betydande milstolpar och resultat (identifierade under projektplaneringen).
milstolpar är ofta knutna till slutförandet av en klient leverans samt till mitten av projektet fakturering och fakturering-så det är viktigt för intressenterna att veta om lag är på väg att slutföra dem.,
i stället för att skriva ut denna information i berättande form, visa ditt lags framsteg med en enkel tabell (se skärmdumpen nedan). Var noga med att inkludera:
- projekt milstolpe procent komplett: hur mycket framsteg har gjorts på enskilda uppgifter som leder fram till milstolpen? Beskriv vilka uppgifter som har slutförts och vilka som fortfarande är utestående.
- planerad start / finish: det här är de första datumen som ställts in under projektplaneringen för arbetet fram till och med denna milstolpe.,
- faktisk start/finish: Detta är det faktiska datumet milstolpen startades och slutfördes (om det fortfarande pågår, markera ”slutdatum” som TBD).
hur projektspårningsprogram kan hjälpa till: Gantt-diagram är viktiga projektplaneringsverktyg som dubblar som projektspårningsverktyg. Med hjälp av Gantt-diagram kan du visualisera projektets schema, bestämma projektfaser och markera viktiga milstolpar—spåra sedan lagets prestanda och framsteg mot att uppnå dem. Vissa system har den extra fördelen att tillåta användare att borra ner i uppgifter från diagrammet själv.,
de uppgifter som visas ovan inkluderar en” procent complete ” – ikon, namnet på den gruppmedlem som ansvarar för att slutföra uppgiften och datumen kring uppgiften kick-off och slutförande. Möjligheten att borra ner i denna information kan vara mycket användbart när du skapar dina projekt statusrapporter.
problem, risk och förändringshantering
använd samma format för projektstatusrapport vecka till vecka, eftersom detta möjliggör enklare jämförelser mellan olika rapporter. Att använda ett konsekvent format är viktigt för din rapport som helhet, men särskilt för det här avsnittet-det kommer att göra det möjligt för intressenter att se, i korthet, nya frågor och risker, och snabbt upptäcka vad som har förändrats om kända frågor och risker.
det tredje avsnittet i din rapport bör innehålla en uppdatering av alla kända problem, risker eller ändringsförfrågningar som identifierades föregående vecka och ge upphov till nya.,
tidig riskdetektering och riskhantering är avgörande för att ett projekt ska kunna slutföras. Denna del av din statusrapport bör punktföras. Det måste omfatta alla riskhanteringsinsatser, inklusive:
- öppna problem: uppmärksamma eventuella nya projektfrågor sedan den senaste rapporten. Ge dessutom en statusuppdatering om tidigare identifierade problem och deras förvaltningsstrategier.
- öppna risker: bekräfta eventuella nya risker som har uppstått sedan den senaste rapporten och presentera förvaltningsplanen för att hantera dem., Ge dessutom en uppdatering av den riskhanteringsplan som används för att hantera befintliga risker.
- öppna ändringsförfrågningar: Markera alla öppna ändringsförfrågningar och nästa steg som behöver intressenternas uppmärksamhet—till exempel att förlänga tidsplanen eller budgeten på grund av en ökning av projektets krav.
hur programvara för projektspårning kan hjälpa till: både rapporter och instrumentpaneler kan vara till hjälp här. Rapporter ger en statisk avläsning av viktiga mätvärden som ett projekts avkastning, resursutnyttjande och tillgänglighet och öppna problem/risker., Instrumentpaneler kan konfigureras med en levande visning av samma information-i själva verket har användarna ofta möjlighet att skapa en projektstatusrapport från instrumentpanelen genom att exportera den eller dela den med andra användare.
projekthanterarens instrumentpanel ovan har anpassats för att visa risker genom att tilldela och visa aktuella öppna problem och ändringsförfrågningar., Från den här skärmen kan användare exportera eller dela projektstatusrapporten direkt med intressenter (för att följa med projektstatusrapporten).
Team framsteg
projektkrav och intressentpreferenser varierar, men den bästa regeln för att skapa din veckovisa statusrapport är att hålla den kort och enkel (K. I. S.). Glöm inte att den här statusrapporten för projektet är en ögonblicksbild: var tydlig och koncis, inte alltför detaljerad.,
det fjärde och sista avsnittet i din rapport ska mäta teamets produktivitet och jämföra de faktiska framsteg som gjorts under den senaste veckan med vad som beräknades i den tidigare statusrapporten.
beröm lag för anmärkningsvärda prestationer, och uppmärksamma ofullständiga uppgifter. Ett bra sätt att strukturera det här avsnittet är att lista:
- uppgifter som är schemalagda för förra veckan: inkludera alla uppgifter som ditt team uppskattade att de kunde slutföra.
- uppgifter slutfördes förra veckan: lista alla uppgifter ditt team faktiskt slutfört.,
- uppgifter som är schemalagda för nästa vecka: alla uppgifter som inte slutfördes förra veckan bör överst på listan. Därefter lista uppgifter som planeras för nästa vecka.
hur projektspårningsprogram kan hjälpa till: vårt favorittillägg till det här avsnittet är en anpassad statusrapport. Med hjälp av projektspårningsprogram kan du skicka en veckovis prompt för teammedlemmar att skicka in sin statusöversikt, viktiga prestationer och kommande uppgifter för nästa vecka, och systemet kommer automatiskt att sortera informationen i rapportformat.,
Du kan sedan kondensera denna information för intressenter och bädda in den i rapporten projektstatus. Alternativt kan du välja att inkludera den mer detaljerade sammanfattningen som en kompletterande bilaga—vad dina intressenter föredrar.
nästa steg för projektledare
statusrapporter är en viktig del av din strategi för hantering av intressenter. Checklistan vi har inkluderat här kan vara en bra hopping off point när du utvecklar din egen kommunikationsstrategi.,
här är några viktiga takeaways att komma ihåg när du rapporterar till intressenter:
- begrava inte ledningen. Läsmönster och ögonspårningsstudier tyder på att människor fokuserar mest på toppen av statusrapporten och skumma resten. Sätt den viktigaste informationen i din sammanfattning och inte lämna några överraskningar i slutet.
- en bild är värd tusen ord. Använd diagram, tabeller, färger och data visualiseringsverktyg för att bryta upp långa berättelser.
- konsistens, konsistens, konsistens., Välj en uppsättning mätvärden för att mäta framsteg och definiera framgång eller misslyckande av initiativ, och sedan hålla sig till dem. Konsekvensen i rapporteringen kommer att möjliggöra enklare och mer exakta jämförelser mellan rapporter.
- K. I. S. S. rapporter är en ögonblicksbild, så håll dina statusuppdateringar korta och enkla. Kom beredd med ytterligare information om dina intressenter ber dig att expandera på något, men inte begrava dem med för mycket information.
slutligen kan de projektspårningsverktyg som refereras i den här artikeln vara en stor tillgång när du skapar dina rapporter., Om du är intresserad av att lära dig mer om dessa typer av verktyg, Ring våra projektledningsprogramvaruexperter för ett gratis samråd på (855) 998-8505.