i det här inlägget täcker vi:
- bokning gruppflyg
- bokning grupp hotell
- fler grupp bokning tips
bokning gruppflyg
gruppbokningar för flyg kan vara knepigt. Låt oss se vilka tips vår pro Giacomo har att erbjuda. Fortsätt läsa för intervjun.
vad är gruppbokning i flygbolag?
När du organiserar gruppbokningar för flyg måste du kontakta flygbolagen och ge dem antalet resenärer och dina datum och vänta sedan på att de skickar tillbaka en anpassad offert.,
till skillnad från en direkt bokning online, denna process är manuell och kan vara lite långsam, som du vill kontakta flera flygbolag för att få olika citat.
erbjuder flygbolagen rabatter för grupper?
flygbolagen erbjuder inte nödvändigtvis rabatter. Vad de erbjuder är försäkran om att alla i din grupp kommer att få på samma flygning (om inte din grupp är hundratals människor naturligtvis).
är det billigare att boka gruppflyg?
att få ett gruppavtal från ett flygbolag är inte alltid det bästa priset., Kostnaden per flygning på en gruppbokning är ofta högre än om du loggar in på TravelPerk eller kajak och ser den individuella flygkostnaden. Det beror på att flygbolaget vet hur mycket de gör i genomsnitt för en biljett på den dagen. De kan beräkna vad de förväntar sig att göra.
Varför är gruppbokningar dyrare?,
låt oss säga att du går till en populär resebokningsplats och du ser att kostnaden för flygningen du vill ha är 50 euro, men flygbolaget vet att när datumet kommer närmare kan de sälja det för 150 euro, så det pris de bestämmer sig för att ge dig som en stor grupp är 80 euro per biljett.
det är därför med en grupp på 25 eller mindre är det ofta billigare att boka flygningarna själv. När jag gör detta för våra kunder, grupperar jag det i satser på 8., Vissa flygbolag, särskilt lågprisbärare, kommer jack upp priset direkt efter att någon har bokat, så jag väntar ett par timmar innan du hanterar nästa omgång av 8 resenärer.
om gruppbokningsflyg inte erbjuder rabatt, varför gör det?
om du tar rutten för att boka flygningen manuellt, har du ingen garanti för att alla i gruppen kommer att få det flyget. Du kan komma till den sista gruppen av 5 eller 8 flygblad, och det kan inte finnas någon tillgänglighet., Om du har planerat nog i förväg, är detta mycket sällsynt, men det är fortfarande en risk. Så du måste vara villig att riskera att vissa resenärer kommer att behöva ta en annan rutt eller transportör om du vill få det lägsta priset den dagen.
”den andra nackdelen med att boka själv manuellt och inte få en gruppränta är att du inte har någon flexibilitet.”
Giacomo Guarnieri
de flesta företag betalar inte för möjligheten att ändra flygningen, så du är låst i dessa datum och tider, och till de specifika resenärerna.,
å andra sidan, med gruppbokning som har förhandlats fram med flygbolaget, ger de dig vanligtvis tid att göra ändringar. Det är annorlunda för varje transportör, men vanligtvis får du lägga till eller ta bort 10% av passagerarna upp till en månad i förväg, och du behöver inte ge sina namn vid bokningstillfället.
Boka grupp hotell
vad sägs om hotell? Låt oss se vad vi kan lära av Giacomo.
hur kan du få de bästa priserna på gruppbokningar?
i allmänhet är det mycket lättare att förhandla om pris för stora grupper med hotell än med flygbolag., De kan uppleva mindre förutsägbarhet med bokningar och kan vara mer benägna att erbjuda dig en volymbaserad Rabatt. Dessutom fluktuerar deras priser inte så mycket, så det är lättare för dem att erbjuda dig rabatt utan att oroa sig för att de offrar en högre betalande kund senare.
som med flyg, måste du maila de hotell som du överväger och berätta för dem antalet rum (och hur många personer per rum) och datum. Tänk på att för affärsresor, det rekommenderas att inte tvinga anställda att dela ett rum när det är möjligt.,
e – post någonstans från 5-15 olika hotell för att få citat, och se om du kan förhandla om priset ner.
vad mer kan du förhandla om?
Även om det är möjligt att förhandla om pris, absolut det enklaste att förhandla om är extra fördelar. För hotell, skulle detta vara rum uppgraderingar eller gratis måltider. Och för flyg ingår Gratis bagage incheckningar vanligtvis eller är lätta att förhandla om.
fler tips för att boka gruppresor
Giacomo har ännu fler tips för oss.
vad är den övergripande processen för att boka gruppresor?,
först måste vi bestämma om vi vill få offerter från Hotell och flygbolag och förhandla fram ett grupppris, eller om vi vill hantera gruppbokningen själva online. Vi kan granska alternativen, men för det mesta är det lätt för mig att anta vilken som är den bästa vägen beroende på tidsbegränsningar och storlek på gruppen.
när är förhandlingar inte värda ansträngningen?
om du är på en tidsåtgång är det inte värt att förhandla fram och tillbaka med flygbolaget till ett bättre pris.,
och allteftersom tiden går kommer den genomsnittliga biljettkostnaden att stiga, så de vill bara debitera dig mer. De kan ibland ta 24-48 timmar att komma tillbaka till dig, så du är inte i en bra position att förhandla om resor som kommer upp snart.
definitivt veta vad man ska förhandla beror på företaget. Jag tar ett annat tillvägagångssätt för varje transportör och Hotell beroende på situationen.
”det är en stor anledning till att kunderna uppskattar den här tjänsten så mycket. De behöver inte oroa sig för att försöka få en bättre affär, vilket är en konst. Vi hanterar alla förhandlingar.,”
Giacomo Guarnieri
hur hanterar du grupper som kommer från olika startplatser?
vi planerade nyligen att 400 personer skulle komma till Barcelona för Netcentric Summit 2018. De var från 12 olika platser. Vi skickade ut en Typform som frågade alla var de kommer ifrån och hur länge de kommer att stanna. Sedan sorterade vi dessa svar och grupperade människor tillsammans baserat på plats och datum. När vi gjorde det grundade vi vårt tillvägagångssätt på vad som var rätt för varje enskild grupp.
hur lång tid tar det att boka en gruppresa?,
det kan ta allt från 3 dagar till 3 månader. Naturligtvis är 3 månader på den extrema änden, saker som konferenser och stora evenemang med flera deltagare och talare. En vecka är mer typisk!
hur effektiviserar du gruppbokningen?
det bästa du kan göra är att få all information fram. Försök att proaktivt ställa frågor. Så sluta inte bara att veta att du behöver ett hotell i London, till exempel. Ta reda på exakt vilket grannskap och vilken stil på hotellet är att föredra, som modern eller boutique.,
Jag försöker också få förhandsgodkännande för bokning, särskilt med resor som kommer upp snart. Låt oss säga att det finns en gruppresa med 16 personer och resan är 6 veckor bort.
Jag kommer att berätta för kunden om varför gruppboknings priser för flygbolaget kommer att bli dyrare, och att min inställning är att hantera bokningen manuellt.
då ska jag låta dem veta att så länge den andra satsen av 8 inte är en skillnad på mer än 50 euro, att jag kommer att boka det själv.
naturligtvis är det bara ett exempel, men poängen är att jag försöker proaktivt minimera fram och tillbaka om tiden är ett problem., Det finns en balans mellan att spara klientens pengar och spara dem tid. Om jag tar för lång tid att boka, kan det slösa pengar. Så, jag alltid se till att få så mycket information som jag kan och få godkännande att boka i förväg om det behövs. Men för de flesta resor, jag kan visa dem alternativen och låta dem bestämma innan den slutliga bokningen.
hur kan kontorschefer utmärka sig vid gruppbokning?
om du bokar något för ett företagsevenemang kan du använda samma strategi: försök att få godkännande och information från rätt personer på framsidan om du kan.,
”Jag försöker alltid skicka den minsta mängden e-post och att vara tydlig. Detta gör det mindre stressande för kunden. Jag försöker att batchera kommunikationen.”
Giacomo Guarnieri
om en kontorschef hanterar gruppbokning skulle samma sak vara till hjälp internt. De kan försöka få så mycket information och godkännande som möjligt, batch alla frågor de har, och sedan för eventuella uppföljningar eller alternativ, alltid vara så tydlig som möjligt.
vad är ett av dina värsta gruppbokningsfel och hur hanterar du det?,
en gång hade vi bokat 40 rum för ett gruppevenemang i Lissabon. Kollegorna delade rum, och det fanns två sängar i varje rum.
vi fick ett samtal att badrumsväggarna var gjorda av glas, så att du skulle kunna se varandra när du använder badrummet eller duschen. Vi pratade med hotellet direkt och de satte upp något för att täcka det. De var tvungna att täcka alla glasväggar i 40 rum!
Vad är din värsta upplevelse med gruppbokning marktransport?
med det senaste toppmötet i Barcelona organiserade vi för bussar att hämta alla från flygplatsen., Den veckan snöade det över hela Europa, och alla flygningar försenades. Planerna för pickupbussarna var helt förstörda.
vi organiserade för värdar att gå och hälsa på dem på flygplatsen och hjälpa dem. På plats var värdarna tvungna att omorganisera alla bussgrupper eftersom alla hade kommit till olika tider än väntat. Det var galet, men vi löste det!
hur kan folk lära sig mer om att få hjälp med gruppbokningar?
om företag vill ha hjälp med gruppbokningar kan vi hantera hela processen., Vi bestämmer det bästa tillvägagångssättet och förhandlar om kursen eller vi bokar resan manuellt.
”Jag är den första kontaktpunkten så vi får arbeta en-mot-en och verkligen bilda en relation.”
Giacomo Guarnieri
När en kund bokar en grupp händelse med oss, de nästan alltid använda tjänsten för sina nästa händelser. Vi tar så mycket stress från deras axlar. Vi kan förhandla om bättre priser,och naturligtvis är det ständiga stödet en stor belastning. Det finns bara så många missöden som kan hända med ett stort antal resenärer.,
det första steget är att de måste vara en Premium abonnent med TravelPerk. När de är registrerade, allt de behöver göra är att begära en gruppbokning via e-post [email protected] eller ringa stöd, och då kommer jag att vara i kontakt med dem.
om du vill veta mer, kolla TravelPerk Premium för att få alla detaljer och vanliga frågor om TravelPerk Group bokning.
