som illustreras är den allmänna tidskriften i huvudsak en anteckningsbok som innehåller sida efter sida med detaljerade bokföringstransaktioner. Däremot är huvudboken i huvudsak en annan anteckningsbok som innehåller en sida för varje konto som används av ett företag., Som exempel skulle ledger-kontona för Xao inkludera de kontanter och kundfordringar som visas nedan:
XAO: s transaktioner utnyttjade alla följande konton:
- kontanter
- leverantörsskulder
- serviceintäkter
- konton som används
skulder
- reklamkostnad
- Mark
- kapitalstock
- verktygskostnader
därför kommer xaos allmänna bokföring att innehålla en separat sida för var och en av dessa nio konton.,
inlägg
nästa, överväga hur detaljerna för varje specifikt konto kan bestämmas genom en process som kallas inlägg. Att ”posta” innebär att kopiera de poster som anges i tidskriften till sina respektive bokföring konton. Med andra ord kommer debiteringarna och krediterna i tidskriften att ackumuleras (”överförs”/”sorteras”) i lämpliga debet-och kreditkolumner på varje liggare sida. Följande illustration visar bokföringsprocessen. Pilar dras för den första tidskriften post inlägg., En liknande process skulle uppstå för var och en av de andra transaktionerna för att producera de resulterande liggare sidor.
när du granskar bokföringen nedan märker du att kolumnen ”Beskrivning” innehåller en korsreferens tillbaka till tidskriftssidan där transaktionen ursprungligen spelades in. Detta minskar mängden detaljerad information som måste registreras i liggaren, och ger en verifieringskedja tillbaka till den ursprungliga transaktionen i tidskriften. Kontrollmärkena i tidskriften indikerar att en viss transaktion har skickats till liggaren., Utan dessa märken (i ett manuellt system) skulle det vara mycket lätt att misslyckas med att skicka en transaktion, eller till och med skicka samma transaktion två gånger.