När du har till uppgift att skapa en företagspolicy är det frestande att slå något tillsammans och kalla det bra. Men din politik har befogenhet att påverka framtida beslutsfattande av resenärer, chefer och administratörer.
det kan hjälpa dig att konsolidera din företagsresa, vilket gör det lättare att rapportera och spåra, eller det kan inte påverka beteendet alls.,
vi sparkar bort den här guiden med en introduktion till vad en företagspolicy är och vad den kan göra för ditt företag. Sedan går vi in i detalj med några viktiga ämnen och resurser: bästa praxis, tips för att skriva, en anpassningsbar policy Mall, hur man uppnår nästan full överensstämmelse, hur man hanterar resa godkännande med hjälp av tech, även hur man automatiserar affärsresor bokningsprocessen.
vad är en resepolicy?,
en resepolicy är i huvudsak ett företags regler och förfaranden som beskriver hur deras anställda ska godkänna, boka och kostnadsresor för affärsändamål. Corporate resepolicy skapas vanligtvis av Finance Manager och Travel Manager och vanligtvis beskriva saker som, om en anställd kan flyga Business class, hur många veckor i förväg bör de Boka sina resor, eller om det finns vissa försiktighetsåtgärder anställda måste ta när du reser ensam.,men följande:
- Bokningsförfarande och godkänt resebokningsverktyg
- tillåten bokningskostnad (hotell, Flyg, marktransport)
- särskilda undantag eller regler för dyrare städer eller rutter
- föredragna företagsleverantörer
- godkännandeprocess för resor som överstiger typiska begränsningar
- Återbetalningsprocess
- Tillåtna och inte tillåtna kostnader
- resedebriefingprocess
- reseförsäkring carrier
- skyldighet att vårda leverantör eller förfaranden
klart, en resepolicy handlar inte bara om bokningstillfället., Det kontrollerar också så många aspekter av resor och det påverkar anställda i många olika avdelningar.
varför skapa en resepolicy för företag?
tydliga riktlinjer innebär rättvisa för alla.
resepolicy är inte bara regler, regler, regler. De borde inte orsaka frustration och ögonrullar. Snarare kan resepolitiken positivt påverka både resenärer och affärer. Så här:
fördelar för resenärer
- flexibilitet och autonomi att boka sin egen resa inom riktlinjer
- säkerhet först!, (Resenärernas vistelseort spåras)
- minska förvirring och krångel med resebokning
fördelar för företaget
- minska spikar i reseutgifter och få kontroll
- minska friktion och frustration över kostnader och ersättningar
- öka rättvisa och främja en positiv företagskultur
vad ska ingå i en företagsresepolicy?
företagets resepolicy påverkas av hur ditt företag reser, vem som reser och varför de reser. Det finns dock några saker som måste vara i något företags politik.,
det är viktigt att inkludera din godkända bokningsprocessen och verktyg. Vill du resenärer att boka med en business travel plattform så att du kan konsolidera dina utgifter? Vill du att resenärer ska boka för sig själva inom policy eller vill du ha en kontorschef för att boka alla resor?
din policy bör också tydligt lista vilka inköp som kan kostnadsförs och vad som inte kan, så att dina resenärer inte omedvetet köper något som de inte kommer att ersättas för eller lägga till onödiga kostnader till deras företagskort.,
resepolitiken är också en smart plats för att sätta din kostnad och återbetalningsprocess. Detta sätt resenärer har en anledning att kolla in politiken.
och slutligen (men absolut inte av mindre betydelse) måste du inkludera all säkerhetsinformation som resenärer behöver. Vad ska de göra i händelse av en nödsituation medan de är borta? Vem ska de kontakta för olika typer av nödsituationer? Vilken försäkring är tillgänglig för dem?
För mer information om alla ovanstående, se vår mallsida och avsnitt om hur man skriver en policy.,
vanliga utmaningar med resepolicy
troligtvis vill du inte att din resepolicy samlar in bokstavligt eller virtuellt damm. Tyvärr gör alltför många av dem det. Här är några vanliga problem med resepolitiska dokument.,
- resepolitiken är svår att förstå
- ingen läser dem eller kommer ihåg dem
- resepolitiken verkställs inte med hjälp av teknik
- Resepolitiken stöter på som alltför byråkratisk
Resepolitiska problem med siffrorna
- 64% av millennials förstår deras företags resepolitik men bokar fortfarande utanför den.
- 72% av företagen har inte uppfyllt sin önskade nivå av resepolicy efterlevnad.
- 50% eller mer av hotellbokningar är utanför företagets policy.,
några av dessa problem kan lösas helt enkelt genom att ha en policy som mer exakt återspeglar behoven hos verksamheten och resenärerna. Om till exempel hälften av resorna inte är kompatibla kan problemet vara att din standardbudget inte återspeglar aktuella resepriser eller krav. Den typ av ditt företag kan kräva massor av Sista minuten resa bokningar, även om dessa är emot policyn.
förutom en realistisk policy är det bästa som ett företag kan göra att ha en policy som är åtgärdsbar och genomförbar med hjälp av teknik., En wiki eller word doc eller PDF bara inte kommer att klippa det.
du behöver en policy som lever inom din bokningsteknik.
så här bakar du din policy i bokningsprocessen
eftersom ett dokument inte kan påverka vad folk köper behöver du bokningsteknik för affärsresor. Använd ett bokningsverktyg som innehåller anpassningsbara reseregler och godkännande arbetsflöden. På så sätt, om en resa är under policy, kan resenären eller administratören boka den. Om inte, skickas ett meddelande till lämplig chef eller för att finansiera (baserat på dina godkännandeinställningar för den resenären eller avdelningen).,
nu har vi fastställt vad en resepolicy är och varför det är viktigt, ta en titt på de andra aspekterna av denna guide. Denna online-resurs kommer att ge hjälp på följande områden i en företags resepolicy:
- hur man skriver en resepolicy
- bästa praxis för resepolicyer
- en resepolicymall
- hur man förbättrar policyens efterlevnad
- hur du kan automatisera en resepolicy
