dokumenthantering är processen att hantera dokument på ett sådant sätt att information kan skapas, delas, organiseras och lagras effektivt och korrekt. Som sådan är det viktigt för företag att lära sig hur man skapar ett dokumenthanteringssystem.
För många företag ligger fokus för ett dokumenthanteringssystem på organisation och lagring av dokument. De vill kunna lagra dokument på ett organiserat och säkert sätt som fortfarande gör det möjligt att hitta dokument enkelt., Den här artikeln visar dig hur du skapar ett dokumenthanteringssystem som gör exakt det.
utmaningen: blanda gamla och nya
om du skriver ”dokumenthanteringssystem” i en sökmotor får du långa listor över dokumenthantering ”lösningar”, många med programvara eller appar som annonserar fördelarna med att ha ett papperslöst kontor.
programvara eller appar för dokumenthantering är dock utformade för att förbättra företagets hantering av elektroniska filer., Problemet är att många småföretag måste ta itu med en blandning av gammaldags uppgifter om papper och elektroniska filer-och i vissa fall är andelen pappersdata mycket större.
en lösning på problemet med en blandad datamiljö skulle vara att använda ett dokumentbildningssystem för att konvertera alla dina företags dokument till elektronisk form. Men det här är för dyrt och tidskrävande för många småföretag.,
den goda nyheten är att du kan sätta grunderna i ett dokumenthanteringssystem på plats utan att köpa någon speciell programvara eller gå igenom grossist dokument bildbehandling. Systemet behöver inte vara komplicerat; du behöver bara investera lite tid i planering och genomförande av det.,
3 steg till ett dokumenthanteringssystem
konfigurera ett dokumenthanteringssystem innebär tre steg:
- skapa en dokumenthanteringsplan
- implementera dokumenthanteringsplanen
- Följ igenom
det första steget är det mest detaljerade, så låt oss utforska det vidare.
skapa en dokumenthanteringsplan
det första steget innebär att svara på dessa fyra frågor:
1. Vilka är reglerna för att skapa dokument?,
fakturor, Betalning Påminnelse brev, försäljning broschyrer, e—post, balansräkningar, kalkylblad, rapporter-alla företag skapar en mängd olika dokument i samband med att göra och hålla koll på verksamheten. Och för att hålla saker organiserade måste alla företag fastställa regler för att skapa dokument.
- finns det egna mallar för några av dina vanliga affärsdokument, till exempel brev och fakturor, och var finns de?
- finns det en egen stilguide som måste följas?
- ska nya dokument dateras eller tidsstämplas?,
- vilka förfaranden ska följas för att dela eller granska dokument?
För vissa småföretag är det enda som betyder något var mallarna för olika affärsdokument finns och hur man använder dem. Men om dokument skapande inom ditt företag innebär olika människor som samarbetar på, granska eller uppdatera dokument, måste du spendera lite tid att bestämma hur dessa saker ska göras för att säkerställa effektivitet och konsekvens.
2. Hur lagrar vi dokument?,
det finns kostnader i samband med Lagring—den största av dessa, för de flesta små företag, är förmodligen kostnaden för den tid som slösas bort när människor letar efter dokument. Så frågan är: hur kommer dokument att lämnas in? Nyckeln till arkivering dokument är att följa god filhantering praxis. Ett tydligt, lätt att följa system är viktigt.
du behöver också veta hur du arkiverar dokument. Hur hanterar du filer som är inaktuella eller bara redo att flyttas till sparlåga i ditt dokumenthanteringssystem?,
nära början av varje år bör du till exempel gå igenom de olika arbetsrelaterade filerna på din dator, rensa ut de som inte längre är aktuella och skapa nya mappar märkta efter år och ämne, flytta filer efter behov. Du kan göra detsamma med pappersfiler; det är inte svårt att ta bort gamla dokument från en filmapp och skapa en ny med ”gammal” i titeln. Vissa program erbjuder automatisk arkivering alternativ.
3. Hur kan hämtning av dokument förenklas?,
denna fråga är hjärtat i ditt dokumenthanteringssystem. I en undersökning utförd av Leger Marketing för Xerox Kanada, kanadensiska små och medelstora företagare och chefer i genomsnitt sade att det kostar $ 2,152 per år för att hantera och lagra dokument och ungefär en timme om dagen för att söka efter dessa dokument.
än en gång kan god arkiveringspraxis gå långt mot att lösa problemet. Om du gör saker som konsekvent följer strikta namnkonventioner, till exempel kommer dokument att bli mycket lättare att hitta.,
och oavsett om du är en enskild innehavare eller en företagsägare med anställda, bör du skapa en lista över filplatser, som påminner användarna om var vissa typer av filer går—och var de finns. Kom ihåg att inkludera om filen kommer att finnas på ditt datorsystem, en intern server, i molnet eller arkiveras på en fysisk plats som ett arkivskåp. Anta till exempel att du använder bilder, video eller till och med pappersfoton i ditt företag., En post i listan filplatser kan vara:
- digitala bilder/video: dator (eller server)—enhet E:/photos-file i lämplig ämnesmapp
pappersbilder: arkiveringsskåp 3-Foton-alfa efter ämne
delade nätverks-eller molnenheter ska märkas enligt innehållet, liksom arkiveringsskåp lådor.
4. Hur kan vi göra och hålla våra dokument säkra?
den första försvarslinjen för dokumentsäkerhet är fysiskt säkra affärslokalerna själva., Alla företag, även hembaserade, måste ha säkerhetssystem installerade.
företag kan också behöva eller vilja investera i andra säkerhetsenheter, t.ex. fönsterstänger, säkerhetskameror eller patrulltjänster. Du kan spendera all tid du vill skapa lösenord och kryptera filer i ett försök att skydda dina elektroniska filer, men det spelar ingen roll mycket om någon bara kan vandra in och stjäla din dator.,vår (och under lunchen om ingen tillförlitlig är närvarande)
implementera och följa igenom
När du har skapat din dokumenthanteringsplan genom att svara på frågorna ovan är du redo att genomföra den., Se till att hela din personal känner till detaljerna i ditt företags dokumenthanteringssystem och att alla följer lämpliga förfaranden när du skapar, lagrar och hämtar dokument.
Du måste också vara säker på att alla som kommer åt och använder dokument inom din organisation följer genom att konsekvent namnge och lagra dokument på lämpligt sätt. Spot check på en regelbunden basis för att testa om vissa filer kan lätt hittas och för att skydda mot feltändande. Även tillfällig slarv kan kasta bort hela systemet.,
Du kan ställa in ett dokumenthanteringssystem på en dag, men att genomföra det konsekvent över tiden kommer att vara nyckeln till framgång. Belöningarna är enorma-du sparar massor av tid och få sinnesfrid.,