skriva en kondoleans anteckning är aldrig lätt-och det kan tyckas ännu tuffare när du skriver en för en klient. Det är en kamp för att nå rätt nivå av känslor, säga något meningsfullt och vara äkta. Jonglering allt detta för att skapa några meningar är svårt!
beroende på hur väl du och din klient känner varandra, kan du skicka en liten, billig sympati gåva korg eller en rejäl charcuterie och ost gåva korg med en personlig anteckning., Om du inte kände personen som dog, presenterar detta en annan uppsättning utmaningar. Det finns inga fina minnen att dela, inga tidigare hjärtevärmande historier att binda över.
hoppa vidare till dessa avsnitt:
- Steg 1: förstå klientens e-post etikett
- steg 2: Välj en lämplig ämnesrad
- steg 3: Börja skriva din e-post
- steg 4: kolla in några exempel Kondoleansmeddelanden för en klient
- Steg 5: skicka ut dina kondoleanser
skriva professionella kondoleansanteckningar följer dock en stel etikett kod., På vissa sätt gör det dem mycket lättare att skapa, till skillnad från typiska kondoleansprotokoll. Om du försöker komma med rätt kondoleans e-post för en klient, här är några tips du behöver veta.
Steg 1: förstå klientens e-postetikett
det finns några ironclad-koder för klientens e-postetikett. Oavsett vilken typ av e-post du skickar är en professionell ton avgörande. Inklusive söta emojis, slang, förkortningar och genvägar fungerar inte. Detta gäller för en kondoleans anteckning också. Du kan komma över som flippant och uncaring—även om det är det sista du vill!,
att uttrycka rätt nivå av känslor är också viktigt. Att vara torr och osympatisk är grym. Under denna svåra tid är stödet avgörande. Veer inte in i den andra ytterligheten heller. Melodramatiska nivåer av sympati är mycket olämpliga.
om du aldrig har träffat den person som dog, kan det verka väldigt oärligt. Gör inte din relation, eller anslutning till den avlidne, mer än det är.
steg 2: Välj en lämplig ämnesrad
vad ska du lägga i ämnesraden i ett kondoleans-e-postmeddelande? Det kan vara frestande att lämna det tomt om du inte vet vad du ska säga. Att skicka ett mail med en tom ämnesrad är oförskämd, så motstå frestelsen. Undvik att vara wordy heller. Som vanligt är det bästa alternativet att vara kortfattad.
hur skulle du kategorisera fokus för din e-post? Det beror på hur väl du känner din klient. Om du inte känner dem väl, överväga kategorierna av gratulationskort sektioner i snabbköpet., Du kan använda dessa kategorier för att fylla i ämnesraden i din e-post.
att använda ett ord eller en fras som ”kondoleanser” eller ”med sympati” är bra alternativ. Om du kände kunden eller den avlidne väl är ett mer personligt alternativ bäst. Prova något som ”så ledsen för din förlust ”eller” sorgliga nyheter”. Något av dessa val är lämpliga ämnesrader.
steg 3: Börja skriva din e-post
att välja vad du ska säga hjälper till att begränsa vildmarken av alternativ. När du gör dessa val, kom ihåg den gyllene regeln: anta aldrig. Det är lätt att göra när man skapar en kondoleans anteckning., När kämpar för något att säga, klichéer är lätt.
vad händer om du skrev något som ”de är på ett bättre ställe nu ”eller” Jag är säker på att du kommer att sakna dem väldigt mycket?”Du kan ha begått en mängd olika sociala faux pas i två korta fraser.
anta aldrig att någons övertygelser eller relationer stämmer överens med din egen. Detta är särskilt olämpligt i ett kondoleanskort. Fokus bör ligga på dem, aldrig på dig.
om de inte trodde på ett liv efter detta är den typen av kondoleans meningslös. Förutsatt att din klient och den avlidne hade ett positivt förhållande är också ett misstag., Om du inte är säker på att de hade ett bra förhållande, kan du mycket väl sätta dig i en besvärlig situation.
Doling ut råd är också ett professionellt misstag. Ett kondoleanskort är inte platsen att ge liv visdom eller agera som om du vet vad de går igenom. Även om du har lidit förlusten av någon nära dig tidigare, vill ingen ha en predikan. Att ge råd är det sista som en känslomässig person behöver. De behöver stöd och empati, som är de två viktigaste målen för en kondoleans e-post.
genom att undvika dessa fallgropar, du är väl på väg till en snäll kondoleans e-post., Professionell e etikett gynnar korthet, inklusive kondoleanser anteckningar. Tänk på vad du försöker kommunicera.
huvudmålen är: erkänna deras förlust och smärta och erbjuda ditt stöd. Med dessa mål kan du skapa ett mail utan att bryta mot några professionella gränser. Nedan har vi skapat några exempel så att du kan brainstorma en personlig version.
steg 4: kolla in några exempel Kondoleansmeddelanden för en klient
När du skriver kondoleansmeddelanden kan du använda brevskrivningsmetoderna som lärs i skolan.,
om du inte kommer ihåg någonting alls, inga bekymmer! Vi har dig täckt med några personliga alternativ som du kan anpassa hur du vill.
- jag hörde om förlusten av din släkting. Jag är så ledsen för deras bortgång. Vet att du är i mina böner under denna mycket svåra tid.
- jag skulle vilja utöka min innerliga sympati för döden av din släkting. Mina tankar är med dig, och jag är ledsen för din förlust.
- jag var så ledsen att höra om din tragiska förlust. Var snäll och vet att mina tankar och böner är med dig just nu., Jag hoppas att minnen av dem ger dig tröst.
- jag hörde om din släkting passerar. Det här måste vara en mycket svår tid för dig, och jag är så ledsen för din förlust. Jag håller dig i mina tankar.
- jag vill framföra mitt innerliga deltagande för din släktings död. Tänker på dig under denna svåra tid.
- vänligen acceptera mina djupaste sympatier under denna mycket svåra tid. Jag hoppas att minnena du har med din relativa komfort du. Jag är så ledsen för din förlust och jag håller dig i åtanke.,
- jag är så ledsen att höra om din släkting passerar. Jag hoppas att du har många familjemedlemmar och vänner att samlas runt dig under denna svåra tid. Vänligen acceptera de djupaste kondoleanser från oss.
- jag är så ledsen att höra om förlusten av din släkting. Jag hoppas att dela minnen med familj och vänner är tröstande.
- jag är så ledsen för den svåra tid du måste uppleva efter döden av din släkting. Att hålla dig i mina tankar och böner, och jag hoppas att du har goda minnen att trösta dig.,
- jag hoppas att du hittar komfort i goda minnen under denna svåra tid. Vänligen acceptera mitt innerliga deltagande under denna tid.
Steg 5: skicka ut dina kondoleanser
Efter att ha skickat ett e-postmeddelande finns det några alternativ. Du kan lämna dina kondoleanser i e-postform, och inte ta upp det igen. Om du inte känner till klienten kan det vara mer lämpligt än ett mer personligt tillvägagångssätt.
om du har känt klienten under lång tid är andra vägar mer lämpliga., Att låta dina kondoleanser försvinna i ett tomt tomrum är ett misstag som alltför många människor gör.
med det i åtanke, undvik att göra samma misstag själv. Det finns några situationer som du kan hitta dig själv i som behöver ett beslut om hur du följer upp med dina kondoleanser.
till exempel, vad händer om du ser dem personligen strax efter att du skickat din anteckning? Du bör inte undvika ämnet som om du går på äggskal. De är medvetna om sin förlust, och låtsas att det inte hände bara gynnar dig.
men att erbjuda en axel att gråta på kan vara olämpligt., Du kan muntligt upprepa innehållet i ditt kondoleanskort när du träffar dem, dock. Detta kan ersätta en besvärlig konversationsslag, så du behöver inte fråga hur de mår.
uppföljning är avgörande situationer där du har något konkret att erbjuda. Till exempel, om det var en familjemedlem, du kan erbjuda att föra dem måltider eller hjälp med begravningen. I det här fallet kan du dock fråga hur de mår.
andra typer av uppföljningar kan verka som om du trycker på dem för att svara på din e-post. Naturligtvis är detta den sista typen av tryck de behöver just nu!, Att spara uppföljningar för några veckor eller månader efteråt är en bättre idé.
många människor som har behandlat förlust kan föredra närvaron av ett fysiskt kort på sitt skrivbord, snarare än ett e-postmeddelande. Dessa påminnelser som andra tänker på dem kan göra stor skillnad. Överväg att skicka ett fysiskt kort också, och kanske till och med en sympati presentkorg om du kände din klient väl.
det kan vara svårt att skicka en minnesvärd anteckning
skriva en anteckning, oavsett om det är ett kondoleansmeddelande för en vän, familjemedlem eller klient., Att uttrycka sympati och omsorg, samtidigt som man behåller en professionell ton, är svår. Idéerna ovan kan fungera som en stor hopp-off punkt och ge komfort till dina kunder.
om du letar efter mer skrivhjälp, läs våra guider om hur du skriver ett professionellt tackbrev och hur du ber om sorgledighet.