att ta bra mötesprotokoll vid ett styrelsemöte är en viktig och givande roll. Styrelsemötesprotokoll är mer än en allmän redovisning av styrelsediskussioner; de fungerar som ett officiellt och juridiskt register över styrelsemötet. Protokoll används på en mängd olika sätt, inklusive spårning framsteg, beskriver framtida planer och fungerar som en referenspunkt. Ert sammanträdesprotokoll bör bland annat återspegla en förteckning över förslag, röster och nedlagda röster.,
om du tar minuter för ett styrelsemöte – steg för steg
i din roll som sekreterare har du i huvudsak fyra steg som är involverade i att spela in effektiva minuter för ett möte. Du måste spendera lite tidsplanering före mötet, Ta anteckningar under mötet och skriva en formell rapport efter mötet. Du kommer också att ansvara för arkivering och dela protokollet från varje möte.,
Steg 1: Förberedelser inför styrelsemötet
När man lär sig att ta mötesprotokoll för ett styrelsemöte är det viktigt att notera att varje organisation registrerar sina minuter lite annorlunda. Ha en diskussion med styrelsens ordförande om aktuella eller förväntade format som du förväntas använda. Granska tidigare mötesprotokoll för att använda som mall. Be styrelsens ordförande om en kopia av mötesagendan, inklusive namnen på alla deltagare, inklusive gäster eller talare.,
steg 2: registrera styrelsemötet
om inte organisationen kräver att du skriver anteckningar på mötet kan du antingen skriva ut dem eller skriva dem långhand. Med hjälp av en stark möte minuter mall kan hjälpa dig att upprätthålla mer strukturerade minuter. De två viktigaste sakerna att veta när man förstår hur man tar minuter vid ett styrelsemöte är vilken information att spela in och hur man presenterar den.,eeting minutes
mötesdatum och tid
hur du beskriver diskussionerna under ett styrelsemöte är lika viktigt som att se till att inkludera all information i de punkter som visas ovan., För varje punkt på dagordningen, skriv ett kort uttalande om varje åtgärd som styrelsen vidtagit, tillsammans med en kort förklaring av motiveringen till deras beslut. Om det finns omfattande argument, skriv en kortfattad sammanfattning av de stora argumenten.
Spela in diskussioner objektivt, undvika inflammatoriska kommentarer och personliga observationer. Ett bra sätt att göra detta är att undvika adjektiv och adverb när det är möjligt. Kontrollera ditt språk för att vara säker på att det är klart, entydigt och komplett.
som tidigare nämnts är protokoll ett officiellt och juridiskt register över styrelsemötet., På en rättslig arena antas mötesprotokollen vara korrekta och kan användas som rättsliga bevis på de fakta de rapporterar. Dokumentera styrelsens diskussioner för att korrekt återspegla styrelsens handlingar och avsikter. Styrelser har rättsligt ansvar, så håll information grundläggande och språk enkelt för att undvika juridiska komplikationer som missgynnar organisationen i alla rättsliga förfaranden. Använd endast namn när du spelar in rörelser och sekunder.,
Efter mötet vill du skriva den formella posten när allt fortfarande är friskt i ditt sinne, så förbered posten så snart efter mötet som möjligt.
ladda ner vårt fullständiga mötesprotokoll!
steg 3: skriva det officiella registret över Styrelsemötesprotokoll
granska dagordningen för att få hela möteets räckvidd. Lägg till anteckningar för förtydligande. Granska åtgärder, förslag, röster och beslut för tydlighet., Redigera posten så att minuterna är kortfattade, tydliga och lätta att läsa.
det är bättre att bifoga möten och dokument som hänvisades till under mötet till den slutliga kopian, snarare än att sammanfatta innehållet i protokollet.
steg 4: signering, arkivering och Delningsminuter
När dina mötesprotokoll är helt skrivna är du ansvarig för att göra dem officiella genom att låta styrelsens sekreterare underteckna dem. Din organisation kan också kräva presidentens underskrift.,
som en del av att veta hur man tar minuter för ett styrelsemöte bör du alltid följa organisationens lagar och protokoll för att lagra minuter. Det är en bra idé att ha säkerhetskopior antingen i tryck, en hårddisk eller (bästa fall) en styrelseportal.
sekreteraren har också ansvaret för att dela protokoll. Se till att presidenten har godkänt protokollet innan du delar i tryck eller online.,
- underlåtenhet att dokumentera ett kvorum
- tvetydig beskrivning av styrelseåtgärder
- inklusive information som kan skada styrelsen i juridisk mening
- långa förseningar i att tillhandahålla minuter efter ett möte
- förseningar i att godkänna minuter från tidigare möten-saknade misstag
- misslyckas med att lämna in och hantera dokument
- misslyckas med att få dokument undertecknade så att de fungerar som en officiell och juridisk post
alltid vara med tanke på att syftet med att ta mötesprotokoll är att återspegla styrelsens verkliga avsikter och att de är en officiell och juridisk rekord., Med tanke på bredden av detalj och komplexiteten i processen i samband med korrekt dokumentation av mötesprotokoll, att lära sig att ta minuter för ett styrelsemöte många organisationer tycker att med hjälp av ett verktyg, såsom board portal programvara, hjälper till att göra detta arbete enklare och effektivare, och i slutändan höjer organisationsprestanda. Så allvarligt som jobbet är är uppgiften att ta och förbereda minuter en givande och uppbyggande upplevelse.