det är enkelt: e-postmeddelanden innehåller ofta känslig information, så de borde vara privata. De flesta företag och privatpersoner är redan medvetna om hur viktigt det är att skydda meddelandet om ett e-postmeddelande. Men många förbise något lika viktigt: e-postbilaga. I många fall, den mest känsliga informationen är inte i kroppen av e—post, men i bilagan-så det är viktigt att skydda dina bilagor med top-of-the-line säkerhet.,
det gäller särskilt för PDF-filer, som ofta innehåller känsliga uppgifter som immateriella rättigheter, konfidentiella rapporter eller kontrakt, skannade identifierings -, försäkrings-eller kontoutdrag och skatteblanketter. Om din e-post hamnar i fel händer eller filen laddas ner till en osäker server, kan dina mest värdefulla data vara i riskzonen.
för grundläggande e-postsäkerhet bör alla ta några viktiga första steg som starka lösenord och 2-Faktorsautentisering. Kolla in vår snabbstartsguide, 5 steg för att säkra Gmail, för mer information.,
varför du behöver kryptera PDF-filer
naturligtvis, för känslig information som lagras i PDF-bilagor, är grundläggande säkerhet bara inte tillräckligt. Känsliga uppgifter—från personligt identifierbar information till affärshemligheter-behöver nästa säkerhetsnivå. Det betyder att du behöver kryptering, vilket förvränger data och gör det oläsligt utan rätt dekrypteringsnyckel.
traditionellt har kryptering varit svår och dyr, vilket ofta har en negativ inverkan på samarbetshastigheten och förmågan att dela känsliga data, till exempel PDF-bilagor., Men som tekniken fortsätter att utvecklas, det finns ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att kryptera en PDF-fil—och alla andra filformat som du kanske vill bifoga till din e-post. Med moderna krypteringsleverantörer som Virtru finns det ingen jonglering av krypteringsnycklar eller certifikat, och du behöver inte krångla med mottagaren med att ställa in PGP eller S/MIME. Du kan helt enkelt växla en switch för att kryptera dina e-postmeddelanden.
kolla in vår definitiva Guide till Gmail-kryptering för mer information.,
så här krypterar du en PDF-fil i Gmail
kryptering ger e-postsäkerhet i världsklass, men det är viktigt att notera att det finns några olika krypteringsnivåer som du kan implementera.
TLS (transport layer security) är en typ av kryptering som erbjuder vissa grundläggande säkerhet. De flesta e-postleverantörer, inklusive Gmail, skyddar hela sitt nätverk med TLS-kryptering. I huvudsak sätter TLS upp starka väggar runt leverantörens servrar., TLS ger dock inte fullständig säkerhet: e-postmeddelanden utanför servern eller enskilda bilagor är inte skyddade, så det krypterar inte faktiskt den PDF-fil som är länkad i din e-post.
nästa skyddsnivå är end-to-end-kryptering. Denna säkerhet skyddar dina e-postmeddelanden från punkt till punkt, så oavsett var dessa e-postmeddelanden hamnar är de fortfarande säkra. När du skickar en bilaga som är krypterad end-to-end, är filen omvandlas till ett format som är oläslig utan en digital nyckel. Den avsedda mottagaren kan sedan dekryptera och läsa bilagan., Det betyder att alla som försöker avlyssna filen längs vägen inte kan dekryptera känsliga data.
det ultimata skyddet: kryptera en PDF-fil med beständigt skydd
end-to-end-kryptering är ett kraftfullt sätt att kryptera Gmail-bilagor och meddelanden. Och det fick bara en stor uppgradering: ihållande Filskydd för Gmail-användare, som krypterar dina bilagor även efter att de har hämtats eller vidarebefordrats., Den här funktionen krypterar din PDF och ser till att den bara kan öppnas inom en Virtru säker läsare, så att du alltid kan behålla kontrollen över din fil, var den går, och som har tillgång till den.
Persistent File Protection krypterar en PDF-fil permanent, oavsett var den färdas, även om den sparas offline. Dessutom gäller detta för mer än bara PDF-filer: ihållande Filskydd kan kryptera alla vanliga filtyper, inklusive PDF-filer, Microsoft Office-filer,.png .jpg och .txt, med end-to-end-kryptering.,
Virtru-användare kan också dra nytta av säkerhetsfunktioner som kompletterar det beständiga skyddet, som PDF-vattenmärkning. Vattenmärkning gör det möjligt för Gmail avsändare att individuellt vattenstämpel någon krypterad PDF-bilaga som de delar med mottagarens e-postadress helt enkelt genom att växla en omkopplare i Virtru verktygsfältet. Vattenstämplar ger ihållande kontroll och individualiserad spårning för känsliga dokument. Du kan också implementera åtkomstkontroller, till exempel utgångsdatum för e-post eller återkalla åtkomst, vilket accentuerar det skydd som tillhandahålls av kryptering.,
det spelar ingen roll om du bara vill kryptera ett personligt meddelande innan du skickar det, eller om du behöver en företagsklar e-postkrypteringslösning. Hur som helst, Virtru har du täckt med revolutionerande funktioner som ihållande Filskydd, så du kan vara säker på att dina data inte kommer att ses av någon obehörig ögon.
vill du veta mer om denna innovativa lösning? Kolla in vårt webbseminarium om hur Persistent Filskydd fungerar — och varför det är så viktigt.