När du har skapat en faktura för din kund kan du skicka fakturan till dem via Patriot Software. Var noga med att du har lagt till varje kunds e-postadress till deras ”Info” – flik i kundposten innan du skickar fakturor via e-post. Du kan också maila en kredit efter att du har utfärdat en kredit till din kund.,
anpassa din e-postmall för kunder
innan du skickar en faktura eller kredit via e-post kan du anpassa e-postmallen som du använder för att maila varje kund.
Accounting Premium-kunder kan också anpassa layouten och lägga till en accentfärg i fakturor. Mer information finns i anpassa fakturamallen.
Är du osäker på vad du ska säga när du skickar en faktura via e-post? Kolla in våra blogginlägg om att skapa fakturabetalningsvillkor som kan hjälpa ditt kassaflöde.,
gå till Inställningar > redovisning > e-post och dokumentmallar > fakturamallar för att anpassa din e-postmall när du skickar fakturor till dina kunder.
gå till Inställningar> redovisning> e-post och dokumentmallar> kredit Memo mallar för att anpassa din e-post när du skickar en kredit till dina kunder.,
Du kan infoga ”datataggar”, som är standardinformation från fakturan / krediten, i ämnesraden och kroppen i din e-post. Standardmallen använder redan följande datataggar, och du kan ta bort eller ändra var de visas i din e-post:
- kundens fullständiga namn
- kundens förnamn
- kundens efternamn
- fakturanummer (eller kreditnummer)
- fakturadatum (eller Kreditdatum)
- fakturadatum
- Saldo förfallna – detta inkluderar eventuella delbetalningar som redan gjorts.,
- företagsnamn
din e-postadress
e-postmeddelandet kommer att skickas från e-postadressen ”[email protected].” e-postadressnamnet kommer att anpassas med ditt företagsnamn och kommer att läsa ” på uppdrag av . Om din e-postmottagare svarar på e-postmeddelandet skickas svaret till din e-postadress. Som standard kommer detta att vara din e-postadress på post i ditt Patriot-konto. Du kan ändra detta, om det behövs. Du kommer inte att kunna infoga några datataggar här.,
e-post ämne
Du kan anpassa din e-post Ämnesrad, och infoga alla datataggar genom att placera markören på den plats som du vill infoga, och klicka på datataggen från menyn ovan.
email Body
Du kan anpassa ditt e-postmeddelande och använda någon av datataggarna. Infoga en ny datatagg genom att placera markören på den plats du vill infoga taggen. Klicka sedan på den datatagg du vill infoga. Se till att du lämnar ett utrymme framför och/eller efter datataggen så att den Format korrekt i e-postmeddelandet.,
Välj företagsnamn som visas på fakturor
det här fältet visas endast om ditt registreringsnamn för skatt skiljer sig från ditt företagsnamn. Du kan välja att visa din skatt arkivering namn, din DBA, eller båda. Välj radioknappen för det företagsnamn du vill visa på dina fakturor.
skicka en faktura till dina kunder
När du har skapat en faktura för din kund kommer du att se en bekräftelsesida med länkar till olika åtgärder för fakturan. Klicka På ” E-Post.,”Du kan också välja åtgärden” Email ”från rapporter > redovisning > kundrapporter > fakturor.
Du kommer att se en förhandsgranskning av e-postmeddelandet som ska skickas till din kund, vilket kommer att använda det format du hade ställt in på mallsidan. E-postmeddelandet fyller automatiskt i den(de) Adress (er) som finns på kundposten. Du kan skicka det här e-postmeddelandet för att inkludera upp till fem olika e-postadresser. Ett PDF-dokument av fakturan kommer att bifogas e-postmeddelandet.,
Du kan också låta dina kunder betala dig med ett kreditkort, och en länk för att betala kommer att ingå i e-postmeddelandet. Mer information finns i acceptera kreditkortsbetalningar på kundfakturor.
Du kan fortfarande anpassa innehållet i det här e-postmeddelandet, om det behövs. När du är redo att skicka, klicka på ” Skicka e-post.”Ett e-postmeddelande skickas omedelbart till din kund med fakturan bifogad. Du kan visa statushistoriken med datum och tid som du skickade e-postmeddelandet.,
e-posta en kredit till dina kunder
När du har skapat en kredit för din kund kommer du att se en bekräftelsesida med länkar till olika åtgärder för denna kredit. Klicka På ” E-Post.”Du kan också hitta en kundkredit genom att gå till kundposten och klicka på fliken ”Krediter”.
Du kommer att se en förhandsgranskning av e-postmeddelandet som ska skickas till din kund, vilket kommer att använda det format du hade ställt in på mallsidan. E-postmeddelandet fyller automatiskt i den(de) Adress (er) som finns på kundposten. Du kan skicka det här e-postmeddelandet för att inkludera upp till fem olika e-postadresser., Ett PDF-dokument av kreditmemo kommer att bifogas e-postmeddelandet.
Du kan fortfarande anpassa innehållet i det här e-postmeddelandet, om det behövs. När du är redo att skicka, klicka på ” Skicka e-post.”Ett mail kommer omedelbart att skickas till din kund med kredit memo bifogas. Du kan visa statushistoriken med datum och tid som du skickade e-postmeddelandet.
både fakturan och kredit e-post kommer att skickas av Patriot Softwares e-postservrar, så de kommer inte att visas i din egen personliga ”Skickade objekt” e-postlåda. E-postmeddelandena skickas till dina kunder från adressen ” fakturor@PatriotSoftware.,kom.”Om din kund svarar på e-postmeddelandet kommer” svara på ” e-postadressen att vara din e-postadress som du angav i dina E-postinställningar eller anpassad på sidan för förhandsgranskning av e-post. Så du kommer att få några svar från din kund för detta e-postmeddelande.