med alla hattar en företagare måste bära, det är inte alltid lätt att känna till de bästa politik för korrekt användning av företagets kreditkort av anställda. Många företagare har önskan och behöver skapa dessa politik men saknar riktning på hur man gör det.
både små och stora företag försöker konsekvent minimera kostnader relaterade till resor och andra kostnader som anställda ådrar sig till förmån för företaget., Ett av de bästa sätten att skära ner onödiga anställdas kostnader är genom att skapa anställd kreditkort användning politik. För att minska missbruk av företagets kreditkort, innebär detta att fastställa regler och föreskrifter om hur business kreditkort ska användas.
följande tips ger inblick i hur företag effektivt kan skapa anställdas kreditkortspolicyer.
kortinnehavarens ansvar
om ett företag utfärdar kreditkort till sina anställda måste det genomföra en uppsättning regler som styr kortets användning., De anställda ska hållas ansvariga för kortets säkerhet samt integriteten för all information som är relaterad till företaget. Företaget behöver kommunicera kredit utgiftsgränser, aktiviteter anses kränkningar av användning och återverkningar för att använda kortet olämpligt. Anställda bör se till att kortet hålls på en säker plats, se till att kortkontot är fri från bedrägliga aktiviteter och kortets nummer hålls privat. Företaget bör också ange att business kreditkort är endast att användas av den anställde och inte någon annan individ.,
ange utgiftsgränser
företaget bör fastställa regler och riktlinjer som dikterar aktiviteter eller transaktioner där kreditkortet ska användas. I de flesta fall bör utgifterna begränsas till specifika anställdas behov för vissa uppgifter eller resor. Varje avdelning bör ha sina egna utgiftsgränser, och de bör läggas upp och synkroniseras med avdelningens totala utgiftsbudget. Som företag är det bra att informera varje anställd om utgiftsgränserna vid tidpunkten för utfärdandet., Dessutom bör varje anställd inte överskrida denna gräns och om man gör det måste de täcka eventuella avgifter över gränsen. Slutligen, företagets kreditkort bör aldrig användas för förskott.
regelbunden användningsrapport
företaget behöver en process för att hålla anställda ansvariga för företagets kreditkortsanvändning. I slutet av varje månad ska anställda lämna in en detaljerad rapport över alla avgifter, kvitton och tillämpliga bokföringskoder., Varje anställd bör se till att de bifogar utgiftsintäkterna till månadsdeklarationen innan de lämnas in till företaget för kontrolländamål. Alla dessa måste göras i tid för att undvika sena betalningar. Detta kommer att säkerställa att företaget övervakar sina månatliga utgifter med lätthet och revision blir enklare.
ingen användning av kort på individuella kostnader
företaget bör vara mycket strikt på användningen av anställdas kreditkort genom att ingen får använda den för personliga utgifter., Kort sagt bör användningen av kortet begränsas till affärsrelaterade aktiviteter. Definitionen av personlig användning är i detta fall en kostnad som inte är relaterad till verksamheten. Företaget bör få specifika konsekvenser för alla anställda som använder kortet för sina egna personliga utgifter.
Användargranskning
om ett företag utfärdar anställdas kreditkort rekommenderas det att göra en översyn av varje anställds användning varje månad., Granskningen av kortet ska göras av de anställdas närmaste handledare tillsammans med en medlem av företagets bokföringsavdelning. Den anställdes handledare bör se till att användningen av kortet är begränsat till vad det var avsett för. Dessutom bör bokföringsavdelningen kontrollera om alla kvitton och andra utgiftsdokument som lämnats in av arbetstagaren är giltiga.
dessutom måste företaget ha en policy för hur man hanterar omtvistade avgifter och personal som ska hantera annullering av kort för avslutade anställda.,
varje företag som använder företagets kreditkort för sin personal bör ha en tydlig, effektiv och detaljerad anställd kreditkort politik för att avvärja varje missbruk av kortet av anställda. Det kan undvika problem eller missförstånd och förhindra flaskhalsar om en anställd behöver drabbas av arbetsrelaterade utgifter och inte har någon annan betalningsmetod.,