en begäran om information (RFI) är ett dokument som används under byggprocessen för att få förtydligande om de nödvändiga detaljerna i ett projekt. Under loppet av ett komplext byggprojekt kommer många RFI att skrivas och besvaras för att hålla allt rörligt tillsammans med rätt design, SPECIFIKATIONER, material och mer.
i en perfekt värld skulle varje aspekt av en byggnads design redovisas när ett kontrakt upprättas., I verkligheten behöver dock många aspekter av ett projekt fortfarande klargöras under byggnadens gång, och RFI är det viktigaste fordonet som används för underleverantörer, allmänna entreprenörer, arkitekter och kunder att kommunicera om frågor när de uppstår.
Konstruktion RFI är extremt vanliga: Navigant Konstruktion fann att ungefär 10 RFI förekommer för varje $ 1 miljon spenderas på konstruktion. Att ha en solid process för hantering av RFI kommer att hålla projekt enligt tidtabell och under budget, och god RFI-förvaltning kommer i slutändan att leda till nöjda intressenter.,
i den här artikeln lär du dig mer om RFI, inklusive:
- skillnaden mellan en RFI och andra förfrågningar som RFQs, RFPs och RFTs
- vad RFI används för under ett byggprojekt
- hur RFI-processen fungerar
- hur man skriver en effektiv RFI
- hur man svarar effektivt på RFI
- sätt som tekniken omformar RFI-processen
Vi har också skapat gratis mallar för dig att använda i ditt projekt, inklusive en RFI-mall (Google Doc) och en RFI-loggmall (Google Sheet)., När du har öppnat en mall klickar du på Arkiv >gör en kopia för att redigera online eller fil> ladda ner för att använda på din dator.
Vad Är Skillnaden Mellan RFI och RFP?
med så många olika typer av förfrågningar kan det vara svårt att skilja mellan RFI och RFP, för att inte tala om RFQs och RFTs. Vanligtvis används RFI under projektets omfattning, medan en begäran om offert (RFQ), begäran om förslag (RFP) och Begäran om anbud (RFT) är en del av den första planeringsfasen., information
>
viktigt, inte alla projekt kräver alla dessa förfrågningar, men vi har listat dem här i ordning från de flesta utforskande till mest stelnade.,
- Begär offert (RFQ): en RFQ används för att begära information om hur en leverantör eller entreprenör skulle hantera en viss aspekt av ett projekt, inklusive kostnadsberäkningar. I allmänhet används RFQs i fall där kunden behöver information om en viss produkt eller tjänst.
- begäran om förslag (RFP): en RFP är en mer formell begäran som används för att samla in information om djupgående projektinformation, som metoder, tidslinjer och specifika prissättningsuppgifter. Oftast används RFP av kunder som vill ha en detaljerad förståelse för kraven för att slutföra ett projekt.,
- begäran om anbud (RFT): en RFT är den mest specifika begäran, och svaranden till en RFI anger tydliga villkor som de kommer att vara bundna till om anbudet accepteras. I huvudsak är en RFT en begäran om ett kontrakt, och ofta anses svar på RFTs vara juridiskt bindande.
När ett kontrakt har skapats och ett projekt pågår används RFI för att klargöra detaljer som kan ha blivit felaktigt eller otillräckligt förklarade i de ursprungliga planerna.
vad används RFI för?,
under hela projektets gång kommer det att uppstå många situationer som kräver ytterligare information. Dessa fall kräver en RFI, vilket gör det möjligt för underleverantörer att slutföra arbetet till tillfredsställelse för allmänna entreprenörer, som i sin tur gör arbete som uppfyller kunden samtidigt som de håller sig trogna byggnadens design och arkitektens vision.
förfrågningar om information har en mängd olika funktioner, men vissa är extremt vanliga vid konstruktion.,
- förtydliga designen: fråga entreprenören om designspecifikationer om information i de ursprungliga planerna är oklart eller motstridigt.
- ersättningsmaterial: föreslå en rimlig förändring när Material är otillgängliga, opålitliga eller olämpliga för ett projekt.
- identifiera byggproblem: hitta en lösning när byggproblem uppstår på grund av webbplatsproblem, sekvenseringsproblem eller motstridig information.
- verifiera avtalsvillkor: förstå detaljerna i ett kontrakt när villkoren, inklusive tidslinje eller budget, är oklara.,
kort sagt används RFI i alla situationer där en fråga behöver besvaras, en förändring bör föreslås eller någon del av projektplanen kräver förtydligande.
Hur fungerar RFI-processen?
RFI-processen är komplex och involverar ofta många intressenter, inklusive underleverantörer, allmänna entreprenörer, konsulter, arkitekter, ingenjörer och kunder. I genomsnitt får RFI ett svar efter åtta dagar, men med komplexa och långsiktiga projekt kan det ta mycket längre tid.
i allmänhet går alla RFI genom samma serie steg.,
- en underleverantör skriver en RFI för att klargöra kontraktet, design, SPECIFIKATIONER eller standarder och skickar sedan RFI till generalentreprenören.
- om det är möjligt ger huvudentreprenören ett exakt svar på frågan i RFI.
- om mer information behövs skickas RFI till arkitekten, ingenjören, konsulten eller klienten.
- RFI kan också skickas tillbaka till underleverantören för mer information.
- när lämplig person svarar på RFI med tillräcklig detaljrikedom, returneras RFI till underleverantören.,
- Om underleverantören är nöjd med svaret börjar arbetet igen. I annat fall reviderar och vidarebefordrar underentreprenören RFI.
för att hålla denna process så strömlinjeformad som möjligt, är det bra att lära sig att skriva en effektiv RFI, hur man svarar effektivt på RFI och hur man använder teknik för att hantera RFI-processen.
hur man skriver en effektiv rfi
När du skriver en RFI, är det bra att hålla några tips i åtanke som ökar chanserna att få ett tydligt och snabbt svar.,
- definiera problemet: en RFI bör alltid börja med ett tydligt uttalande av problemet som måste lösas. Dessutom bör en RFI fokusera på ett specifikt problem, eftersom det är mer sannolikt att få ett tillfredsställande svar.
- ge en lösning: som experter har underleverantörer vanligtvis utmärkta idéer för att lösa utmaningar under ett projekt. Använd RFI-processen som en möjlighet att presentera starka lösningar på problem som kommer upp.,
- erbjuda sammanhang: se till att inkludera ytterligare information som är nödvändig för att till fullo förstå problemet. Många RFI returneras till underleverantören helt enkelt för att det inte finns tillräckligt med sammanhang för att helt svara på frågan.
- inkluderar visuella: att fästa viktiga visuella bilder, som byggplaner eller fotografier, kan bidra till att klargöra situationen på ett konkret sätt, vilket gör det lättare för generalentreprenören att lösa problemet.,
viktigast av allt bör RFI alltid följa ett standardformat-antingen genom att använda bygghanteringsprogram eller en mall, som den du kan ladda ner nedan.
hur man svarar effektivt på RFI
allmänna entreprenörer kan få hundratals RFI under loppet av ett flerårigt byggprojekt, så det är viktigt att ha en effektiv process för att hantera dem.
- logga alla RFI: använd ett kalkylblad eller bygghanteringsprogram, logga alla inkommande RFI, se till att märka var och en med ett unikt nummer och ett förfallodatum för svaret.,
- Läs RFI noggrant: för ofta returneras RFI innan en fråga besvaras på ett adekvat sätt eftersom RFI inte var helt förstådd. Ta dig tid att titta noga på RFI och styrkande dokumentation innan du skriver ett svar.
- involvera andra om det behövs: vissa frågor är utanför ramen för en Generalentreprenör, så se till att ta in ingenjörer, arkitekter och konsulter när ett problem ytor som kräver särskild uppmärksamhet.,
- svara fullt ut: även om det är frestande att rusa genom RFI-processen, kommer det vanligtvis att innebära att RFI returneras av underleverantören, så ge alltid ett fullständigt svar.
framför allt, se till att svara på RFI i tid, eftersom långvariga RFI kan leda till projektförseningar och kostnadsöverskridanden.,
användning av programvara för RFI-processen
byggteknik omformar alla aspekter av branschen, från Bärbar Teknik som syftar till att förbättra säkerheten till modulära byggtekniker som syftar till att öka bygghastigheten.
tekniken påverkar dock inte bara byggprocesser utan också hur intressenter hanterar de stora mängder information som är involverade i ett komplext projekt.,
Capital project management software (CPMS) har revolutionerat byggbranschen genom att tillhandahålla byggchefer med verktyg som hjälper till att hålla reda på allt som behövs för att hålla ett projekt rör sig stadigt längs.
denna programvara hjälper till att effektivisera många aspekter av byggprocessen, som att dela ritningar, spåra punch listor och slutföra fältrapporter.
dessutom är bygghanteringsprogram kunna hantera alla aspekter av RFI — processen, från inlämning genom svar-att hålla alla objekt inloggade i en databas på vägen.,
för enkla projekt kan denna typ av programvara vara onödig, men för komplexa och långsiktiga byggprojekt är det absolut nödvändigt.
RFIs hjälpprojekt fungerar smidigt
medan RFI kan känna sig betungande, i slutändan är de en viktig del av att hålla projekt igång smidigt. Med tanke på byggprojektens dynamiska karaktär är RFI mycket användbara för att svara på förändrade situationer eller motstridig information.