Vad är en faktura?
en faktura är vad du skickar en kund efter att du har levererat din produkt, men innan du får betalt. Fakturan berättar för din klient hur mycket de behöver betala dig och anger de betalningsvillkor de behöver följa. Säljare kallar det ibland en ” försäljningsfaktura.”
om du säljer till ett företag, faktureras det fakturerade beloppet som leverantörsskulder på sina slutpengar som kommer ut ur fickan. För din bokföring blir det ett objekt i dina kundfordringar-pengar går in i fickan.,
fakturor lämnar också ett pappersspår. Det är bra. Om du blir granskad behöver du organiserade, numrerade fakturor, så att du kan förklara för IRS där dina pengar kom ifrån.
Vad är en faktura inte?
det finns några finansiella formulär som liknar en faktura, men spelar olika roller. Eftersom de ofta blandas ihop av entreprenörer som är nya för fakturering, är de värda att nämna här.
en faktura är inte en inköpsorder
en inköpsorder skickas av en kund till en leverantör och begär varor eller tjänster., Den skickas innan fakturan skapas. Som leverantör skulle du få en inköpsorder, uppfylla ordern och skicka sedan en faktura för att samla in betalning.
en faktura är inte en faktura
en faktura skickas för att samla in omedelbar betalning. Till exempel, när du går till en restaurang, servern inte ger dig en faktura i slutet av din måltid-de ger dig en räkning.
en faktura är inte ett kvitto
ett kvitto är en enkel, officiell bekräftelse på att en beställning har fyllts och betalats för., Om du skickar ett kvitto till din klient gör du det när du redan har skickat en faktura och fått betalt.
Vad finns på en faktura?
varje faktura du skickar måste innehålla följande.
datumet
din kund behöver detta så att de vet hur länge de måste betala dig. Varje faktura inkluderar det datum det skickades. Beroende på vilken mall du använder kan den också innehålla ett förfallodag för betalning.
namn och adresser
det betyder både ditt namn och din adress och kundens., Även om du skickar fakturan via e-post bör du försöka inkludera postadresser. Om din klient behöver skicka dig en fysisk kopia av ett skatteformulär (formulär 1099 MISC, till exempel), kommer detta att göra det lättare för dem.
all din kontaktinformation ska inkluderas, om kunden har en fråga och inte är säker på hur du kontaktar dig.
en specificerad lista över vad du laddar för
visa var beloppet kommer ifrån. Varje produkt du tar ut för ska anges som en separat rad objekt, med ett pris och kvantitet., Alla linjeposter läggs upp längst ner och vid behov tillämpas skatt. Se till att det ”totala beloppet” är trevligt och tydligt.
betalningsvillkor
det här är den tid en klient måste betala dig. Typiska termer är ”Net 30″eller” Net 14 ” —vilket betyder 30 dagar respektive 14 dagar.
om du erbjuder dina kunders rabatter för tidig betalning, kommer den informationen att inkluderas här. Notera ”2/10 Net 30” innebär en klient har 30 dagar att betala dig, men om de betalar inom tio dagar, du kommer att ge dem en 2% Rabatt. Var explicit om eventuella förseningsavgifter vid sena betalningar.,
i vissa fall kanske du vill använda en betalningsplan där du tar delbetalningar över tiden. Detta kan hjälpa kunder som kämpar för att göra betalningar.
ju kortare betalningsvillkor desto bättre. Att få betalt snabbare är bra för ditt kassaflöde.
ytterligare läsning: En snabbguide till proforma fakturor
fakturanummer
varje faktura du skickar ska tydligt markeras med ett unikt nummer. Detta nummer kan faktiskt vara en kombination av bokstäver och siffror. Fakturanummer är viktiga av två skäl.
1. De håller dig organiserad., Fakturanummer kan hjälpa dig att hålla reda på det arbete du har gjort. Till exempel, låt oss säga att du tvättar fönster för den lokala YMCA. Du fakturaformat kan vara ” YMCA (nummer).”När du tittar tillbaka i dina register vet du att fakturan YMCA001 var den första fakturan du skickade till YMCA, och YMCA046 var den 46: e.
2. Om du blir granskad, IRS kommer att leta efter fakturering inkonsekvenser som ett tecken du har förvrängt inkomst.
Hur förbereder jag en faktura?
det finns tre vanliga sätt att förbereda en faktura.
1., Använd en mall
med den här metoden kan du använda en programmall—till exempel i Microsoft Word eller Excel-varje gång du skickar en faktura. Dessa mallar är lätta att använda, men ser ut som professionella fakturor. Du kan antingen bifoga fakturan till ett e-postmeddelande eller skriva ut det och skicka en fysisk kopia. Det finns gott om gratis mallar nedan.
2. Använd bokföringsprogram
många typer av bokföringsprogram låter dig fylla i en fakturamall. Vissa kommer även att låta dig maila fakturan inifrån appen för att effektivisera processen., Detta tillvägagångssätt är egentligen bara meningsfullt om du redan använder samma programvara för dina vanliga bokföringsbehov. Annars kan en faktureringsprogramvara—som FreshBooks-vara ett bättre val.
3. Fyll i en pappersfaktura
vissa företagare skulle vilja ta ut datorer ur ekvationen helt och hållet. Du kan alltid fylla i ett fysiskt fakturaformulär. Dessa kommer i kuddar, och du kan köpa dem från de flesta stora kontorsmaterialaffärer. Eller du kan beställa några från Amazon.,
fakturamallar
Om du är ett litet företag och inte skickar många fakturor kanske du inte är redo för specialiserad programvara eller en tjänst som FreshBooks. I så fall kan du snabbt skapa fakturor online med hjälp av gratis mallar och generatorer. Här är några av de enklaste och mest effektiva, organiserade efter format.
Microsoft Excel-mall
Du kan få en gratis, grundläggande fakturamall i .XLSX format här. Bra för Excel 2007 eller senare.
Microsoft Word template
om du inte är förtjust i kalkylblad kan du skapa en .,docx-fil med denna gratis mall. Det är bra för Word 2007 eller senare.
Google Doc och Google Sheets mallar
det finns ett bra urval av enkla fakturamallar för både Google Doc och Google Sheets tillgängliga från faktura enkelt. Du hittar listan här. När du öppnar fakturan du vill använda, gå bara till fil och välj ”Gör en kopia…” för att skapa en kopia som du kan redigera.
online faktura generator
Du kan skapa en mycket enkel faktura med hjälp av gratis faktura Generator., När du använder verktyget sparar den automatiskt din information, så att du kan skapa fakturor snabbare i framtiden.