Writing Business Memos
vad är ett företag MEMO?
ett affärsmemo är ett kort dokument som används för att överföra information inom en organisation. PM kännetecknas av att vara kort, direkt och lätt att navigera. De är mindre formella än bokstäver men bör upprätthålla en professionell, kortfattad stil. Ofta är syftet med ett affärsmemo dubbelt: att identifiera ett problem och föreslå en lösning. Andra gånger kan pm ge eller begära faktainformation.,
affärsmemon är utformade för att rymma upptagna läsare som vill hitta den information de behöver från PM snabbt och enkelt. Skriv ett affärsmeddelande, du bör strukturera ditt memo för att rymma tre typer av läsare:
- de som bara läser sammanfattningen
- de som skumma hela memo för dess viktiga punkter och några detaljer De är intresserade av
- de som läser hela dokumentet för detaljer som stöder dess stora påståenden eller rekommendationer
Tänk på att dessa läsare kan ha olika syften vid läsning av memo., Ofta måste läsarna fatta beslut om politik och åtgärder på grundval av rekommendationerna. Andra kanske vill få specifik information (bevis) som behövs för att förstå och motivera beslut om politik och åtgärder. Läsare kanske också vill få en känsla av din professionella förmåga och dom.
När du bestämmer syftet och publiken i ditt memo, fråga dig själv: Vem är den avsedda mottagaren av detta memo? Vad vill jag att mottagaren ska göra efter att ha läst memo? Vilken information kommer mottagaren att leta efter i PM: ET?, Dessa typer av frågor kommer att hjälpa vägleda ditt innehåll, struktur och stil val.
hur skriver jag ett effektivt AFFÄRSMEMO?
som nämnts ovan är ett effektivt affärsmemo kort, direkt och lätt att navigera. Följande fem skrivstrategier hjälper läsarna att enkelt och snabbt navigera i affärsmemon:
- presentera huvudpunkten först. Detta kan vara den enskilt viktigaste riktlinjen om strukturen och innehållet i PM. Läsarna bör snabbt förstå innehållet och betydelsen av memo., Om läsarna har en fråga eller problem, vill de veta svaret eller lösningen omedelbart—om läsarna vill ha mer information kan de fortsätta läsa. Med andra ord bör stödjande detaljer följa huvudpunkten eller slutsatsen, inte föregå den.
- upprätthålla en professionell, kortfattad stil. Stilen på ditt skrivande ska vara lämplig för din publik: i det här fallet är din publik din chef, dina medarbetare eller båda. Så, din stil ska vara professionell, okomplicerad, hjärtlig och lätt att läsa. För att uppnå en sådan stil, använd korta aktiva meningar., Undvik jargong och pretentiöst språk. Behåll en positiv eller neutral ton; undvik negativt språk om möjligt. Förutom att göra PM lättare att läsa, förbättrar en professionell skrivstil också författarens trovärdighet.
- skapa en mycket specifik ämnesrad för att ge läsaren en omedelbar uppfattning om PM: s (eller meddelandets) ämne och syfte. Ämnesraden bör Orientera läsaren till ämnet och syftet med PM och ge en praktisk referens för arkivering och snabb granskning., Anta till exempel att du skrev för att begära tillstånd och finansiering för en affärsresa. Du skulle undvika en allmän ämnesrad som ”Publisher’ s Convention” eller ”Trip to AWP Conference” till förmån för något mer specifikt som ”Request for funds: AWP conference.”Det sista exemplet skulle berätta för läsaren ämnet och vad hon blev ombedd att göra åt det.
- ge en sammanfattning eller översikt över huvudpunkterna, särskilt om PM är mer än en sida., Ofta kallas en sammanfattning, första stycket i ett långt memo eller meddelande tjänar dessa funktioner:
- presenterar huvudförfrågan, rekommendation eller slutsats
- sammanfattar sedan förhandsgranskar de viktigaste fakta, argument och bevis
- prognoserar strukturen och ordningen på information som presenteras i resten av memo
- liksom ämnesraden, ger sammanfattningen en snabb översikt över syftet och innehållet i memo. Läsaren använder den för att vägleda både en snabb första behandlingen och efterföljande snabba recensioner.,
- använd formatfunktioner, till exempel rubriker, för att signalera struktur och vägleda läsarna till den information de söker. Rubriker ger en översikt över PM, gör det möjligt för läsaren att snabbt se vad de viktigaste ämnena eller punkterna är och var att hitta dem i PM. Gör rubriker parallella med varandra och så specifika som möjligt. Andra format funktioner som signalstruktur och guideläsare inkluderar korta stycken och block av text, listor kvittas genom indragningar, siffror eller kulor, eller generös användning av vitt utrymme för att styra ögat.,
standard MEMO rubrik
även om formatet för ett memo kan variera från en organisation till en annan, består standardrubriken av en serie tydligt märkta linjer som förmedlar viktig information om memo innehåll och dess distribution., Följande är standardelement i en memo header:
Datum: det datum då memo distribueras
till: den person(er) till vilken det främst adresseras
(ibland med jobbtitel)
cc: namn(er) på någon annan som tar emot en kopia
(ibland med jobbtitel)
från: författarens namn, vanligtvis följt av hans/hennes
handskrivna initialer (namn)
ibland med jobbtitel)
ämne: eller re: kortfattad redogörelse för memo ämne