Wenn Sie die beauftragt sind mit der Erstellung einer Unternehmens-policy, es ist verlockend, zu slap etwas zusammen und nennen es gut. Ihre Richtlinie hat jedoch die Befugnis, zukünftige Entscheidungen von Reisenden, Managern und Administratoren zu beeinflussen.
Es kann Ihnen helfen, Ihre Unternehmensreisen zu konsolidieren, so dass es einfacher zu berichten und zu verfolgen, oder es kann nicht das Verhalten überhaupt beeinflussen.,
Wir starten diesen Leitfaden mit einer Einführung in eine Unternehmensreiserichtlinie und was sie für Ihr Unternehmen tun kann. Dann gehen wir mit einigen wichtigen Themen und Ressourcen ins Detail: Best Practices, Tipps zum Schreiben, eine anpassbare Richtlinienvorlage, wie nahezu vollständige Compliance erreicht wird, wie die Genehmigung von Reisen mithilfe von Technologie verwaltet wird und wie der geschäftliche Reisebuchungsprozess automatisiert wird.
Was ist eine Reiserichtlinie?,
Eine Reise Richtlinie ist im wesentlichen eine Gesellschaft Regeln und Prozeduren, die beschreiben, wie Sie Ihre Mitarbeiter genehmigen soll, Buch-und Kosten Reise für geschäftliche Zwecke. Unternehmensreiserichtlinien werden in der Regel vom Finanzmanager und dem Reisemanager erstellt und beschreiben in der Regel Dinge wie, wenn ein Mitarbeiter Business Class fliegen kann, Wie viele Wochen im Voraus sollten sie ihre Reisen buchen, oder wenn es bestimmte Vorsichtsmaßnahmen gibt, die Mitarbeiter treffen müssen, wenn sie alleine reisen.,führen Sie Folgendes aus:
- Buchungsverfahren und genehmigtes Reisebuchungstool
- Zulässige Buchungskosten (Hotels, Flüge, Bodentransport)
- Besondere Ausnahmen oder Regeln für teurere Städte oder Routen
- Bevorzugte Unternehmensverkäufer
- Genehmigungsverfahren für Reisen, die typische Einschränkungen überschreiten
- Erstattungsprozess
- Zulässige und nicht zulässige Ausgaben
- Nachbesprechungsverfahren für Reisen
- Reiseversicherung carrier
- Sorgfaltspflicht Verkäufer oder Verfahren
Klar, eine Reiserichtlinie ist nicht nur über den Zeitpunkt der Buchung., Es kontrolliert auch so viele Aspekte des Reisens und betrifft Mitarbeiter in vielen verschiedenen Abteilungen.
Warum erstellen Sie einen business travel policy?
Klare Richtlinien bedeuten Fairness für alle.
Reiserichtlinien sind nicht nur Regeln, Regeln, Regeln. Sie sollten keine Frustration und Augenrollen verursachen. Vielmehr können sich Reiserichtlinien sowohl auf Reisende als auch auf Unternehmen positiv auswirken. So geht ‚ s:
Vorteile für Reisende
- Flexibilität und Autonomie, um ihre eigene Reise innerhalb der Richtlinien zu buchen
- Sicherheit zuerst!, (Der Aufenthaltsort von Reisenden wird verfolgt)
- Reduzieren Sie Verwirrung und Ärger mit der Reisebuchung
Vorteile für das Unternehmen
- Reduzieren Sie die Ausgaben für Reisen und gewinnen Sie Kontrolle
- Reduzieren Sie die Reibung und Frustration über Ausgaben und Erstattungen
- Erhöhen Sie die Fairness und fördern Sie eine positive Unternehmenskultur
Was sollte in eine Unternehmensreiserichtlinie aufgenommen werden?
Ihre Reiserichtlinien des Unternehmens beeinflusst werden, wie Ihr Unternehmen Reisen, die Reisen, und warum Sie Reisen. Es gibt jedoch einige Dinge, die in der Richtlinie eines Unternehmens enthalten sein müssen.,
Es ist wichtig, Ihren genehmigten Buchungsprozess und Ihr genehmigtes Tool einzubeziehen. Möchten Sie, dass Reisende mit einer Geschäftsreiseplattform buchen, damit Sie Ihre Ausgaben konsolidieren können? Möchten Sie, dass Reisende innerhalb der Richtlinie selbst buchen, oder möchten Sie, dass ein Büroleiter alle Reisen bucht?
Ihre Police sollte auch klar auflisten, welche Einkäufe aufgewendet werden können und was nicht, auf diese Weise kaufen Ihre Reisenden nicht unwissentlich etwas, das ihnen nicht erstattet wird, oder fügen unnötige Ausgaben zu ihrer Firmenkarte hinzu.,
Die Reiserichtlinie ist auch ein kluger Ort, um Ihre Kosten und Rückerstattungsprozess zu setzen. Auf diese Weise haben Reisende einen Grund, die Richtlinie zu überprüfen.
Und schließlich (aber sicherlich nicht von geringerer Bedeutung) müssen Sie alle Sicherheitsinformationen enthalten, die Reisende benötigen. Was sollten sie im Notfall tun, während sie weg sind? An wen sollten sie sich für verschiedene Arten von Notfällen wenden? Welche Versicherung steht ihnen zur Verfügung?
Weitere Informationen zu allen oben genannten finden Sie auf unserer Vorlagenseite und im Abschnitt zum Schreiben einer Richtlinie.,
Gemeinsame Herausforderungen mit Reiserichtlinien
Höchstwahrscheinlich möchten Sie nicht, dass Ihre Reiserichtlinie wörtlichen oder virtuellen Staub sammelt. Leider tun es zu viele von ihnen. Hier sind einige häufige Probleme mit reisepolitischen Dokumenten.,
- Reise-Richtlinien sind schwer zu verstehen
- niemand Sie liest oder sich an Sie erinnert.
- Reise-Richtlinien nicht durchgesetzt, mit der Technologie
- Reise-Richtlinien stoßen als übermäßig bürokratisch
Reisen Politik Probleme, die Durch die Zahlen
- 64% von millennials zu verstehen, Ihre Unternehmens-Reiserichtlinien, aber immer noch Buch der Außenwelt.
- 72% der Unternehmen haben ihr gewünschtes Maß an Einhaltung der Reiserichtlinien nicht erreicht.
- 50% oder mehr Hotelbuchungen sind außerhalb der Unternehmenspolitik.,
Einige dieser Probleme können einfach durch eine Richtlinie gelöst werden, die die Bedürfnisse des Unternehmens und der Reisenden genauer widerspiegelt. Wenn beispielsweise die Hälfte der Reisen nicht konform ist, kann das Problem darin bestehen, dass Ihr Standardreisebudget nicht die aktuellen Reisepreise oder-anforderungen widerspiegelt. Die Art Ihres Unternehmens erfordert möglicherweise viele Last-Minute-Reisebuchungen, obwohl diese gegen die Richtlinie verstoßen.
Neben einer realistischen Politik, das Beste, was ein Unternehmen tun kann, ist eine Politik zu haben, die umsetzbar und umsetzbar mit Technologie., Ein Wiki oder Word doc oder PDF wird es einfach nicht schneiden.
Sie benötigen eine Richtlinie, die sich in Ihrer Buchungstechnologie befindet.
Wie Sie Ihre Politik in den Buchungsprozess backen
Da ein Dokument nicht beeinflussen kann, was die Leute kaufen, müssen Sie Business Travel Booking Tech. Verwenden Sie ein Buchungstool, das anpassbare Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows enthält. Auf diese Weise kann der Reisende oder Administrator eine Reise buchen, wenn eine Reise unter den Richtlinien steht. Wenn nicht, wird eine Benachrichtigung an den entsprechenden Manager oder an Finance gesendet (basierend auf Ihren Genehmigungseinstellungen für diesen Reisenden oder diese Abteilung).,
Jetzt haben wir festgestellt, was eine Reiserichtlinie ist und warum es wichtig ist, werfen Sie einen Blick auf die anderen Aspekte dieses Leitfadens. Diese Online-Ressource bietet Hilfe zu den folgenden Bereichen einer Unternehmensreiserichtlinie:
- So schreiben Sie eine Reiserichtlinie
- Best Practices für Reiserichtlinien
- Eine Vorlage für Reiserichtlinien
- So verbessern Sie die Einhaltung von Richtlinien
- So automatisieren Sie eine Reiserichtlinie
