Mit all den Hüten, die ein Geschäftsinhaber tragen muss, ist es nicht immer einfach, die besten Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung von Unternehmenskreditkarten durch Mitarbeiter zu kennen. Viele Unternehmer haben den Wunsch und die Notwendigkeit, diese Richtlinien zu erstellen, aber es fehlt die Richtung, wie es zu tun.
Sowohl kleine als auch große Unternehmen versuchen konsequent, Reisekosten und andere Ausgaben der Mitarbeiter zum Wohle des Unternehmens zu minimieren., Eine der besten Möglichkeiten, unnötige Ausgaben für Mitarbeiter zu senken, besteht darin, Richtlinien für die Kreditkartennutzung von Mitarbeitern zu erstellen. Um den Missbrauch der Kreditkarte des Unternehmens zu reduzieren, müssen Regeln und Vorschriften festgelegt werden, wie die Visitenkreditkarte verwendet werden soll.
Die folgenden Tipps geben einen Einblick, wie Unternehmen effektiv Kreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter erstellen können.
Verantwortlichkeiten des Karteninhabers
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Kreditkarten ausstellt, muss es eine Reihe von Regeln implementieren, die die Verwendung der Karte regeln., Die Mitarbeiter sollten für die Sicherheit der Karte sowie für die Privatsphäre von Informationen im Zusammenhang mit dem Unternehmen verantwortlich gemacht werden. Das Unternehmen muss Kreditausgabenlimits, Aktivitäten, Verstöße gegen die Verwendung und Auswirkungen auf die unangemessene Verwendung der Karte mitteilen. Mitarbeiter sollten sicherstellen, dass die Karte an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, sicherstellen, dass das Kartenkonto frei von betrügerischen Aktivitäten ist und die Kartennummer privat gehalten wird. Das Unternehmen sollte auch angeben, dass die Visitenkreditkarte nur vom Mitarbeiter und nicht von einer anderen Person verwendet werden darf.,
Ausgabenlimits festlegen
Das Unternehmen sollte Regeln und Richtlinien festlegen, die Aktivitäten oder Transaktionen vorschreiben, bei denen die Kreditkarte verwendet werden soll. In den meisten Fällen sollten die Ausgaben auf die Bedürfnisse bestimmter Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder Reisen beschränkt sein. Jede Abteilung sollte ihre eigenen Ausgabenlimits haben, und sie sollten addiert und mit dem gesamten Ausgabenbudget der Abteilung synchronisiert werden. Als Unternehmen ist es gut, jeden Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Ausgabe über die Ausgabenlimits zu informieren., Darüber hinaus sollte jeder Mitarbeiter diese Grenze nicht überschreiten, und wenn dies der Fall ist, muss er alle überhöhten Gebühren decken. Schließlich sollten die Kreditkarten des Unternehmens niemals für Bargeldvorschüsse verwendet werden.
Regulärer Nutzungsbericht
Das Unternehmen benötigt einen Prozess, um die Mitarbeiter für die Kreditkartennutzung des Unternehmens verantwortlich zu machen. Am Ende eines jeden Monats sollten die Mitarbeiter einen detaillierten Bericht über alle Gebühren, Quittungen und geltenden Buchhaltungscodes vorlegen., Jeder Mitarbeiter sollte sicherstellen, dass er die Ausgabeneinnahmen der monatlichen Abrechnung beifügt, bevor er sie dem Unternehmen zu Überprüfungszwecken übermittelt. All dies muss rechtzeitig erfolgen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Unternehmen seine monatlichen Ausgaben mühelos überwacht und die Prüfung einfacher wird.
Keine Verwendung von Karten für einzelne Ausgaben
Das Unternehmen sollte sehr streng auf die Verwendung der Mitarbeiterkreditkarte achten, da niemand sie für persönliche Ausgaben verwenden darf., Kurz gesagt, die Nutzung der Karte sollte auf geschäftsbezogene Aktivitäten beschränkt sein. Die Definition des persönlichen Gebrauchs ist in diesem Fall ein Aufwand, der nicht mit dem Betrieb des Unternehmens zusammenhängt. Das Unternehmen sollte spezifische Konsequenzen für jeden Mitarbeiter haben, der die Karte für seine persönlichen Ausgaben verwendet.
Nutzungsüberprüfung
Wenn ein Unternehmen Mitarbeiterkreditkarten ausstellt, wird empfohlen, jeden Monat eine Überprüfung der Nutzung jedes Mitarbeiters durchzuführen., Die Überprüfung der Karte sollte vom unmittelbaren Vorgesetzten der Mitarbeiter zusammen mit einem Mitglied der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens durchgeführt werden. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters sollte sicherstellen, dass die Verwendung der Karte auf das beschränkt ist, wofür sie bestimmt war. Darüber hinaus sollte die Buchhaltung überprüfen, ob alle vom Mitarbeiter eingereichten Einnahmen und anderen Ausgabendokumente authentisch sind.
Darüber hinaus muss das Unternehmen eine Richtlinie für den Umgang mit umstrittenen Gebühren haben, und Mitarbeiter zugewiesen Stornierung von Karten für gekündigte Mitarbeiter zu behandeln.,
Jedes Unternehmen, das Firmenkreditkarten für seine Mitarbeiter verwendet, sollte über eine klare, effektive und detaillierte Kreditkartenrichtlinie für Mitarbeiter verfügen, um Missbrauch der Karte durch Mitarbeiter zu verhindern. Es kann Probleme oder Missverständnisse vermeiden und Engpässe vermeiden, falls einem Mitarbeiter arbeitsbezogene Kosten entstehen müssen und keine andere Zahlungsmethode zur Verfügung steht.,