die Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben waren ein mühsamer Prozess für Organisationen. Alle Ausgaben wurden auf der Grundlage von Papierbelegen abgewickelt, und es gab keine Backups. Wenn Sie einige Papierrechnung verloren, verloren Sie die Informationen oder Bargeld. All dies hat sich nun mit Expense-Management-Software geändert, um verschiedene Finanzfunktionen zu handhaben.
“ Was ist Expense Management Software?,
Expense-Management-Software hilft Ihrem Unternehmen auf vielfältige Weise, vor allem durch die Vereinfachung und Automatisierung eines Business Expense Entry, eliminiert die Papierspur, rationalisiert Überprüfung und reduziert den Verwaltungsaufwand. Die Verwendung hochwertiger Kostenverfolgungssysteme ist für alle Unternehmensgrößen erforderlich geworden und erleichtert es Ihnen, Ihre Ausgaben zu übertreffen.
“ Was sind die Funktionen von Expense Management Software?
Unternehmen nutzen Spesenmanagement-Software, um von Mitarbeitern initiierte Ausgaben zu verarbeiten, zu bezahlen und zu prüfen., Das Kostenmanagementsystem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Ausgaben für die Genehmigung sowohl über Browser als auch über mobile Anwendungen einzugeben. Die Software analysiert die Gesamtausgaben Ihres Unternehmens, steuert übermäßige Ausgaben und Einsparmöglichkeiten.
Es sollte Ihnen ermöglichen, die volle Sichtbarkeit und die Nutzung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens durch die Mitarbeiter zu verfolgen. Ihre Kostenverwaltungssoftware sollte über vollständige Funktionen verfügen, die Funktionen wie Rechnungsstellung und Inventar bieten., Die grundlegenden Funktionen und Kompetenzen, die jedes Kostenmanagementsystem haben sollte, sind:
“ Spesenabrechnungen
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, auch von Ihrem Handy oder Tablet aus auf Ihren Ressourcen zu bleiben. Es verfolgt und verfolgt Ausgaben und speichert sie in robusten Datenbanken mit integrierten Suchfiltern.
“ Rechnungsverwaltung
Ihre Software sollte über diese Funktion verfügen, um Kunden-und externe Partnerbeziehungen zu stärken und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Ressourcen angemessener zu nutzen., Auf diese Weise können sie frühzeitige Zahlungsrabatte in Anspruch nehmen, die Compliance stärken, Risiken reduzieren und so weiter.
“ Merging Expenses
Expense Tracking Software verschmilzt Ihre Ausgaben, kategorisieren sie, und fügen Sie sie zu jedem Bericht, hilft Ihnen, das Risiko von Doppel Einträge und Kosten Fehler zu beseitigen.
“ Receipt Management
Die Software speichert alle wichtigen Details, ohne dass die Daten manuell importiert werden müssen, wenn die Quittungen automatisiert sind, und ermöglicht die Anpassung nach Bedarf.,
“ Genehmigungsprozess Kontrolle
Ihre Software sollte mehrere Benutzer erlauben und sie sind mit zugewiesenen Rollenberechtigungen und Aufgaben gesichert. Alles, auf das Sie zugreifen, wird stark kontrolliert und nur der Administrator kann die Daten genehmigen, die in das System eingefügt werden.
› Integration
Die von Ihnen gewählte Software sollte häufig in andere Systeme wie Zeiterfassungssoftware, Gehaltsabrechnungssoftware, Reisemanagement, Personalverwaltungssoftware und Buchhaltungssoftware integriert werden.
“ Mobile App
Suchen Sie nach der Software, die Geschäftsreisen und Kostenmanagement erleichtert., Die automatisierte App sollte Spracherkennung, Kilometerverfolgung und Kostenerkennungsfunktionen enthalten, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.
“ Was sind die Vorteile von Kosten-Management-Software?
Eines der besten Dinge über die Kosten-Management-Tools ist, kann es auch für eine Vielzahl von Programmen verwendet werden. Die Software verfolgen Ausgaben so dass Benutzer zu berichten und prognostizieren zukünftige Ausgaben und so einige Anpassungen., Einige der markantesten Vorteile, die Organisationen durch die Verwendung von Spesenverwaltungssoftware haben:
› Effiziente Verfolgung von Reisekosten
Die Spesenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Verfolgung und Erstattung von Reisekosten zu vereinfachen. Insbesondere profitiert die Software sehr von Organisationen mit einer hohen Anzahl von Mitarbeitern, die häufig reisen.
“ Rationalisiert das Kostenmanagement
Je mehr Ihre Mitarbeiter reisen, desto mehr geben sie für ihre Reise-und Geschäftsarrangements aus., Die Mitarbeiter erwarten, dass sie so schnell wie möglich erstattet werden, während die Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass die Ausgaben ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen und vor der Verarbeitung genehmigt werden. Dieser Prozess wird mit der Kostenverwaltungssoftware vereinfacht.
“ Reduziert Verarbeitungsfehler
Beim manuellen Einreichen oder Verarbeiten von Spesenabrechnungen ist es bei Fehlern möglich. Dies ist, wo genau Kosten tracking-tools kommen bequem für diese Herausforderung, so dass Ihre Mitarbeiter die Arbeit leicht.,
“ Tax Risk Mitigation
Die Software ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit und erlaubt keine Fehler. Es hilft Ihnen bei der Unterscheidung legitimer und illegitimer Ausgaben und organisiert sie in Kategorien und berichtet über alle Kosten, die entsprechend geltend gemacht werden.
“ Flexible Risikoreaktionen und Betrugsreduzierung
Ohne zusätzliche Infrastruktur installieren zu müssen, kann die Software schnell auf Implementierungskosten sparen erholen.,
“ Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung interner und externer Vorschriften hat für jedes Unternehmen höchste Priorität, unabhängig von Ihrer Branche. Die Kostenverwaltungssoftware stellt sicher, dass sie Gesetzesänderungen automatisch verfolgen und Systemdaten aktualisieren, um dies widerzuspiegeln.
“ Zuverlässiges Expense Management
Mit der Expense Management Software sind Regeln Regeln. Die Mitarbeiter wissen im Voraus, was sie verlangen müssen und was nicht. Die Software ermöglicht eine automatisierte Genehmigung und Auszahlung und motiviert Antragsteller und Bestätiger, schnell zu handeln.,
“ Was kostet eine Kostenmanagement-Software?
Preisangaben werden für jedes Unternehmen als entscheidend angesehen, wenn es sich für den Kauf eines Softwareprodukts entscheidet. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, nicht mit langfristiger Lizenzierung sattelt zu werden und langfristige Verträge zu unterzeichnen. Es wird empfohlen, Ihren Softwareanbieter nach Exit-Richtlinien zu fragen, die es Ihnen ermöglichen, zu anderer Software überzugehen, wenn Sie der Meinung sind, dass die von der aktuellen Software angebotenen Dienste nicht zufriedenstellend sind.
Die beste Kostenmanagement-Software erfüllt Compliance – und Sicherheitsanforderungen., Machen Sie also ein wenig Recherche im Internet, um einige Software herauszufinden und in die engere Auswahl zu ziehen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sie sollten auch wissen, wie der Softwareanbieter Ihre sensiblen Daten schützt und welche Sicherheitsanforderungen Ihre Branche erfüllt.
Der Preis der Software reicht von den grundlegenden Toolsuiten bis hin zu teuren und genauen Programmen. Normalerweise beginnt der Preis bei $ 4.99 / Monat oder $5 / Benutzer / Monat. Der beste Weg ist, sich für mindestens ein paar kostenlose Trails anzumelden oder eine Demo oder grundlegende unbezahlte Pläne von den Top-Anbietern von Expense Management Software anzufordern., Diese Möglichkeit ermöglicht es Ihnen, die wichtigen Elemente zu testen und einen guten Vergleich der Software zu erhalten.
“ Fazit
Die Kostenverfolgungssoftware ist leistungsstark und einfach und verfolgt die Geschäftsausgaben unglaublich einfach. Mit einem Blick erfahren Sie, was Sie ausgeben und wie profitabel Sie sind. Jedes dieser Softwareprodukte wäre je nach Bedarf eine gute Wahl für Ihr Unternehmen. Es ist jedoch wichtig, einen Service zu wählen, der erschwinglich und benutzerfreundlich ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert., Letztendlich müssen Sie Ihre Entscheidung nicht auf der Straße überdenken.