Eine Informationsanfrage (RFI) ist ein Dokument, das während des Bauprozesses verwendet wird, um die erforderlichen Details eines Projekts zu klären. Im Laufe eines komplexen Bauprojekts werden zahlreiche RFIs geschrieben und beantwortet, um alles in Bewegung zu halten, zusammen mit dem richtigen Design, Spezifikationen, Materialien und mehr.
In einer perfekten Welt würde jeder Aspekt des Entwurfs eines Gebäudes berücksichtigt, wenn ein Vertrag erstellt wird., In der Realität müssen jedoch im Laufe des Baus noch zahlreiche Aspekte eines Projekts geklärt werden, und RFIs sind das Hauptfahrzeug, mit dem Subunternehmer, Generalunternehmer, Architekten und Kunden über auftretende Fragen kommunizieren können.
Bau-RFIs sind extrem häufig: Navigant Construction stellte fest, dass ungefähr 10 RFIs pro 1 Million US-Dollar für den Bau auftreten. Ein solider Prozess für die Abwicklung von RFIs hält Projekte im Zeitplan und im Budget, und ein gutes RFI-Management führt letztendlich zu zufriedenen Stakeholdern.,
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über RFIs, einschließlich:
- Der Unterschied zwischen einem RFI und anderen Anforderungen wie RFQs, RFPs und RFTs
- Wofür werden RFIs während eines Bauprojekts verwendet
- Wie funktioniert der RFI-Prozess
- Wie schreibt man einen effektiven RFI
- Wie reagiert man effizient auf RFIs
- Wie Technologie den RFI-Prozess neu gestaltet
Wir haben auch kostenlose Vorlagen erstellt, die Sie in Ihrem Projekt verwenden können, einschließlich einer RFI-Vorlage (Google Doc) und einer RFI-Protokollvorlage (Google Sheet)., Nach dem öffnen einer vorlage, klicken sie auf Datei > Machen eine Kopie zu bearbeiten online, oder Datei > Download zu verwenden auf ihrem computer.
Was Ist Der Unterschied Zwischen RFI und RFP?
Bei so vielen verschiedenen Arten von Anfragen kann es schwierig sein, zwischen RFIs und RFPs zu unterscheiden, ganz zu schweigen von RFQs und RFTs. In der Regel werden RFIs während des Projektumfangs verwendet, wohingegen Angebotsanfragen (Ausschreibung), Angebotsanfragen (RFP) und Ausschreibungen (RFT) Teil der ersten Planungsphase sind., informationen
Wichtig ist, dass nicht jedes Projekt alle diese Anforderungen erfordert, aber wir haben sie hier aufgelistet, um von den meisten explorativen zu den meisten verfestigt.,
- Angebotsanfrage (Ausschreibung): Eine Ausschreibung wird verwendet, um Informationen darüber anzufordern, wie ein Verkäufer oder Auftragnehmer einen bestimmten Aspekt eines Projekts behandeln würde, einschließlich Kostenschätzungen. Im Allgemeinen werden RFQs in Fällen verwendet, in denen der Kunde Informationen zu einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung benötigt.
- Antrag auf Vorschlag (RFP): Ein RFP ist eine formellere Anfrage, mit der Informationen zu detaillierten Projektinformationen wie Methoden, Zeitplänen und bestimmten Preisdetails gesammelt werden. In den meisten Fällen werden RFPs von Kunden verwendet, die ein detailliertes Verständnis der Anforderungen zum Abschluss eines Projekts wünschen.,
- Ausschreibungsantrag( RFT): Ein RFT ist der spezifischste Antrag, und der Befragte eines RFI legt klare Bedingungen fest, an die er gebunden ist, wenn das Angebot angenommen wird. Im Wesentlichen ist eine RFT eine Anfrage nach einem Vertrag, und häufig werden Antworten auf RFTs als rechtsverbindlich angesehen.
Sobald ein Vertrag erstellt und ein Projekt im Gange ist, werden RFIs verwendet, um Details zu klären, die in den ursprünglichen Plänen möglicherweise falsch oder unzureichend erläutert wurden.
Wofür werden RFIs verwendet?,
Im Laufe eines Projekts entstehen zahlreiche Situationen, die zusätzliche Informationen erfordern. Diese Fälle erfordern ein RFI, das es Subunternehmern ermöglicht, die Arbeiten zur Zufriedenheit von Generalunternehmern abzuschließen, die wiederum Arbeiten ausführen, die den Kunden zufriedenstellen und gleichzeitig dem Entwurf und der Vision des Architekten des Gebäudes treu bleiben.
Informationsanfragen haben eine Vielzahl von Funktionen, einige sind jedoch im Bauwesen äußerst häufig.,
- Entwurf klären: Fragen Sie den Auftragnehmer nach Konstruktionsspezifikationen ab, wenn die Informationen in den ursprünglichen Plänen unklar oder widersprüchlich sind.
- Ersatzmaterialien: Schlagen Sie eine angemessene Änderung vor, wenn Materialien nicht verfügbar, unerschwinglich oder für ein Projekt ungeeignet sind.
- Identifizieren Sie Konstruktionsprobleme: Finden Sie eine Lösung, wenn Konstruktionsprobleme aufgrund von Standortproblemen, Sequenzierungsproblemen oder widersprüchlichen Informationen auftreten.
- Vertragsbedingungen überprüfen: Verstehen Sie die Besonderheiten eines Vertrags, wenn die Bedingungen, einschließlich Zeitplan oder Budget, unklar sind.,
Kurz gesagt, RFIs werden in jeder Situation verwendet, in der eine Frage beantwortet werden muss, eine Änderung vorgeschlagen werden sollte oder ein Teil des Projektplans geklärt werden muss.
Wie funktioniert der RFI-Prozess?
Der RFI-Prozess ist komplex und umfasst häufig viele Stakeholder, darunter Subunternehmer, Generalunternehmer, Berater, Architekten, Ingenieure und Kunden. Im Durchschnitt erhalten RFIs nach acht Tagen eine Antwort, obwohl dies bei komplexen und langfristigen Projekten viel länger dauern kann.
Im Allgemeinen durchlaufen alle RFI dieselbe Reihe von Schritten.,
- Ein Subunternehmer schreibt einen RFI, um den Vertrag, das Design, die Spezifikationen oder die Standards zu klären, und übermittelt den RFI dann dem Generalunternehmer.
- Wenn möglich, gibt der Generalunternehmer eine genaue Antwort auf die in der RFI gestellte Frage.
- Wenn weitere Informationen benötigt werden, wird der RFI an den Architekten, Ingenieur, Berater oder Kunden gesendet.
- Für weitere Informationen kann das RFI auch an den Subunternehmer zurückgesendet werden.
- Sobald die entsprechende Person den RFI mit ausreichenden Details beantwortet, wird der RFI an den Subunternehmer zurückgegeben.,
- Wenn der Subunternehmer mit der Antwort zufrieden ist, beginnen die Arbeiten erneut. Andernfalls überprüft und übermittelt der Subunternehmer das RFI erneut.
Um diesen Prozess so stromlinienförmig wie möglich zu gestalten, ist es hilfreich zu lernen, wie man ein effektives RFI schreibt, wie man effizient auf RFI reagiert und wie man Technologie zum Verwalten des RFI-Prozesses einsetzt.
So schreiben Sie einen effektiven RFI
Beim Schreiben eines RFI ist es hilfreich, einige Tipps zu beachten, die die Chancen auf eine klare und rechtzeitige Antwort erhöhen.,
- Definieren Sie das Problem: Ein RFI sollte immer mit einer klaren Aussage des Problems beginnen, das gelöst werden muss. Darüber hinaus sollte sich ein RFI auf ein bestimmtes Problem konzentrieren, da dies eher eine zufriedenstellende Antwort erhält.
- Bieten Sie eine Lösung: Als Experten haben Subunternehmer in der Regel hervorragende Ideen, um Herausforderungen während eines Projekts zu lösen. Nutzen Sie den RFI-Prozess als Gelegenheit, um starke Lösungen für auftretende Probleme zu präsentieren.,
- Angebotskontext: Stellen Sie sicher, dass Sie zusätzliche Informationen enthalten, die erforderlich sind, um das Problem vollständig zu verstehen. Viele RFIs werden an den Subunternehmer zurückgegeben, nur weil nicht genügend Kontext vorhanden ist, um die Frage vollständig zu beantworten.
- Include Visuals: Das Anhängen wichtiger Visuals wie Baupläne oder Fotos kann dazu beitragen, die Situation konkret zu klären und dem Generalunternehmer die Lösung des Problems zu erleichtern.,
Am wichtigsten ist, dass RFIs immer einem Standardformat folgen sollten-entweder mithilfe einer Konstruktionsmanagementsoftware oder einer Vorlage, wie Sie unten heruntergeladen werden können.
Wie man effizient auf RFI reagiert
Generalunternehmer können im Laufe eines mehrjährigen Bauprojekts Hunderte von RFIs erhalten, daher ist es wichtig, einen effizienten Prozess für den Umgang mit ihnen zu haben.
- Protokollieren Sie alle RFIs: Protokollieren Sie mithilfe einer Tabellenkalkulation oder einer Konstruktionsmanagementsoftware alle eingehenden RFIs und kennzeichnen Sie sie mit einer eindeutigen Nummer und einem Fälligkeitsdatum für die Antwort.,
- Lesen Sie RFIs sorgfältig durch: Zu oft werden RFIs zurückgegeben, bevor eine Frage angemessen beantwortet wird, da die RFI nicht vollständig verstanden wurde. Nehmen Sie sich Zeit, sich die RFI-und unterstützende Dokumentation genau anzusehen, bevor Sie eine Antwort schreiben.
- Bei Bedarf andere einbeziehen: Einige Fragen gehen über den Rahmen eines Generalunternehmers hinaus, stellen Sie also sicher, dass Ingenieure, Architekten und Berater hinzugezogen werden, wenn ein Problem auftritt, das besondere Aufmerksamkeit erfordert.,
- Vollständig antworten: Obwohl es verlockend ist, durch den RFI-Prozess zu eilen, bedeutet das Versäumnis, eine vollständige Antwort auf einen RFI zu geben, normalerweise, dass der RFI vom Subunternehmer zurückgegeben wird.
Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie rechtzeitig auf RFIs reagieren, da anhaltende RFIs zu Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen führen können.,
Verwendung von Software für den RFI-Prozess
Die Bautechnologie verändert jeden Aspekt der Branche, von der tragbaren Technologie zur Verbesserung der Sicherheit bis hin zu modularen Bautechniken, die darauf abzielen, die Baugeschwindigkeit zu erhöhen.
Die Technologie beeinflusst jedoch nicht nur die Bauprozesse, sondern auch den Umgang der Stakeholder mit den riesigen Informationsmengen, die an einem komplexen Projekt beteiligt sind.,
Die Capital Project Management Software (CPMS) hat die Bauindustrie revolutioniert, indem sie Baumanagern Tools zur Verfügung gestellt hat, mit denen Sie alles verfolgen können, was benötigt wird, um ein Projekt stetig in Bewegung zu halten.
Diese Software hilft dabei, zahlreiche Aspekte des Bauprozesses zu optimieren, z. B. das Teilen von Bauplänen, das Verfolgen von Stanzlisten und das Ausfüllen von Feldberichten.
Darüber hinaus ist die Konstruktionsmanagementsoftware in der Lage, alle Aspekte des RFI — Prozesses zu verarbeiten, von der Übermittlung bis zur Antwort, wobei alle Elemente auf dem Weg in einer Datenbank protokolliert werden.,
Für einfache Projekte kann diese Art von Software unnötig sein, aber für komplexe und langfristige Bauprojekte ist es absolut wichtig.
RFIs helfen Projekten, reibungslos zu laufen
Während RFIs sich belastend anfühlen können, sind sie letztendlich ein wesentlicher Bestandteil, um Projekte reibungslos laufen zu lassen. Angesichts der Dynamik von Bauprojekten sind RFIs sehr nützlich, um auf sich ändernde Situationen oder widersprüchliche Informationen zu reagieren.