Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist das, was Sie einem Kunden senden, nachdem Sie Ihr Produkt geliefert haben, aber bevor Sie bezahlt werden. Die Rechnung teilt Ihrem Kunden mit, wie viel er Ihnen bezahlen muss, und legt die Zahlungsbedingungen fest, denen er folgen muss. Verkäufer nennen es manchmal eine “ Verkaufsrechnung.“
Wenn Sie an ein Unternehmen verkaufen, wird der Rechnungsbetrag als Verbindlichkeiten am Ende eingegeben—Geld kommt aus der Tasche. Für Ihre Buchhaltung wird es zu einem Posten in Ihrer Debitorenbuchhaltung-Geld geht in Ihre Tasche.,
Rechnungen hinterlassen auch eine Papierspur. Das ist eine gute Sache. Für den Fall, dass Sie geprüft werden, benötigen Sie organisierte, nummerierte Rechnungen, damit Sie dem IRS erklären können, woher Ihr Geld stammt.
Was ist eine Rechnung nicht?
Es gibt einige Finanzformen, die einer Rechnung ähneln, aber unterschiedliche Rollen spielen. Da sie oft von Unternehmern verwechselt werden, die neu in der Rechnungsstellung sind, sind sie hier erwähnenswert.
Eine Rechnung ist keine Bestellung
Eine Bestellung wird von einem Kunden an einen Verkäufer gesendet, der Waren oder Dienstleistungen anfordert., Es wird gesendet, bevor die Rechnung jemals erstellt wird. Als Verkäufer erhalten Sie eine Bestellung, erfüllen die Bestellung und senden dann eine Rechnung, um die Zahlung einzuziehen.
Eine Rechnung ist keine Rechnung
Eine Rechnung wird gesendet, um sofortige Zahlung einzuziehen. Wenn Sie beispielsweise in ein Restaurant gehen, gibt Ihnen der Server am Ende Ihrer Mahlzeit keine Rechnung—sie erhalten eine Rechnung.
Eine Rechnung ist keine Quittung
Eine Quittung ist eine einfache, offizielle Bestätigung, dass eine Bestellung ausgefüllt und bezahlt wurde., Wenn Sie Ihrem Kunden eine Quittung senden, tun Sie dies, nachdem Sie bereits eine Rechnung gesendet und bezahlt haben.
Was steht auf einer Rechnung?
Jede Rechnung, die Sie senden muss, zählen die folgenden.
Das Datum
Ihr Kunde benötigt dies, damit er weiß, wie lange er Sie bezahlen muss. Jede Rechnung enthält das Datum, an dem sie gesendet wurde. Abhängig von der von Ihnen verwendeten Vorlage kann sie auch ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung enthalten.
Namen und Adressen
Das bedeutet sowohl Ihren Namen und Ihre Adresse als auch die des Clients., Selbst wenn Sie die Rechnung per E-Mail versenden, sollten Sie versuchen, Postanschrift anzugeben. Wenn Ihr Kunde Ihnen eine physische Kopie eines Steuerformulars (z. B. Formular 1099 MISC) zusenden muss, wird dies die Sache für sie einfacher machen.
Alle deine Kontakt-Informationen aufgenommen werden sollten, im Fall, dass der Kunde eine Frage hat und nicht sicher ist, wie Sie zu Kontaktieren.
Eine aufgeschlüsselte Liste der Gebühren
Zeigt an, woher der fällige Betrag stammt. Jedes Produkt, das Sie berechnen, sollte als separate Position mit einem Preis und einer Menge eingegeben werden., Alle Positionen werden am unteren Rand addiert und, falls erforderlich, Steuer wird angewendet. Stellen Sie sicher, dass der „Gesamtbetrag“ schön und klar ist.
Zahlungsbedingungen
Dies ist die Zeit, die ein Kunde Ihnen zahlen muss. Typische Begriffe sind “ Netto 30 „oder“Netto 14“ —also 30 Tage bzw.
Wenn Sie Ihren Kunden Rabatte für die vorzeitige Zahlung anbieten, werden diese Informationen hier enthalten sein. Hinweis „2/10 Netto 30“ bedeutet, dass ein Kunde 30 Tage Zeit hat, um Sie zu bezahlen, aber wenn er innerhalb von zehn Tagen zahlt, erhalten Sie 2% Rabatt. Seien Sie bei verspäteten Zahlungen ausdrücklich über verspätete Gebühren informiert.,
In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise einen Zahlungsplan verwenden, bei dem Sie im Laufe der Zeit Teilzahlungen vornehmen. Dies kann Kunden helfen, die Schwierigkeiten haben, Zahlungen zu leisten.
Je kürzer die Zahlungsbedingungen, desto besser. Schneller bezahlt zu werden ist großartig für Ihren Cashflow.
Weiterführende Informationen: Eine Kurzanleitung zu Proforma-Rechnungen
Rechnungsnummer
Jede von Ihnen gesendete Rechnung sollte klar mit einer eindeutigen Nummer gekennzeichnet sein. Diese Zahl kann tatsächlich eine Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein. Rechnungsnummern sind aus zwei Gründen wichtig.
1. Sie halten Sie organisiert., Rechnungsnummern können Ihnen helfen, die geleistete Arbeit zu verfolgen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie waschen Fenster für den lokalen YMCA. Sie Rechnungsformat kann „YMCA (Nummer).“Wenn Sie in Ihren Aufzeichnungen zurückblicken, werden Sie wissen, dass Rechnung YMCA001 die erste Rechnung war, die Sie an die YMCA gesendet haben, und YMCA046 war die 46.
2. Wenn Sie geprüft werden, sucht das IRS nach Rechnungskonsistenzen als Zeichen dafür, dass Sie Einkommen falsch gemeldet haben.
Wie bereite ich eine Rechnung?
Es gibt drei gängige Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen.
1., Verwenden Sie eine Vorlage
Mit dieser Methode können Sie jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung senden, eine Softwarevorlage verwenden—beispielsweise in Microsoft Word oder Excel. Diese Vorlagen sind einfach zu bedienen, sehen aber wie professionelle Rechnungen aus. Sie können die Rechnung entweder an eine E-Mail anhängen oder ausdrucken und eine physische Kopie senden. Es gibt viele Kostenlose Vorlagen unten.
2. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware
Mit vielen Arten von Buchhaltungssoftware können Sie eine Rechnungsvorlage ausfüllen. Einige lassen Sie sogar die Rechnung aus der App heraus per E-Mail versenden, um den Prozess zu optimieren., Dieser Ansatz ist nur dann sinnvoll, wenn Sie bereits dieselbe Software für Ihre regulären Buchhaltungsanforderungen verwenden. Andernfalls kann eine Rechnungssoftware—wie FreshBooks—eine bessere Wahl sein.
3. Füllen Sie eine Papierrechnung aus
Einige Geschäftsinhaber möchten Computer insgesamt aus der Gleichung nehmen. Sie können jederzeit ein physisches Rechnungsformular ausfüllen. Diese kommen in Pads, und Sie können sie von den meisten großen Bürobedarf Geschäfte kaufen. Oder Sie können einige bei Amazon bestellen.,
Rechnungsvorlagen
Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und nicht viele Rechnungen senden, sind Sie möglicherweise nicht bereit für spezielle Software oder einen Service wie FreshBooks. In diesem Fall können Sie Rechnungen schnell online mit kostenlosen Vorlagen und Generatoren erstellen. Hier sind einige der einfachsten und effektivsten, nach Format geordnet.
Microsoft Excel Template
Sie können eine kostenlose, grundlegende Rechnungsvorlage erhalten .xlsx-format hier. Gut für Excel 2007 oder höher.
Microsoft Word-Vorlage
Wenn Sie nicht gern Tabellen sind, können Sie eine erstellen .,docx-Datei mit dieser kostenlosen Vorlage. Es ist gut für Word 2007 oder höher.
Google Doc und Google Sheets Vorlagen
Es gibt eine gute Auswahl an einfachen Rechnungsvorlagen für Google Doc und Google Sheets von Invoice Simple. Sie können die Liste hier finden. Sobald Sie die Rechnung geöffnet haben, die Sie verwenden möchten, gehen Sie einfach zu Datei und wählen Sie “ Kopie erstellen…“, um eine Kopie zu erstellen, die Sie bearbeiten können.
Online invoice generator
Mit dem kostenlosen Invoice Generator können Sie eine sehr einfache Rechnung erstellen., Wenn Sie das Tool verwenden, werden Ihre Informationen automatisch gespeichert, sodass Sie in Zukunft schneller Rechnungen erstellen können.