Nehmen gute Sitzungsprotokolle in einer Vorstandssitzung ist eine wichtige und erfüllende Rolle. Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats sind mehr als eine allgemeine Abrechnung von Vorstandsdebatten; Sie dienen als offizielle und rechtliche Aufzeichnung der Sitzung des Verwaltungsrats. Minuten werden auf verschiedene Arten verwendet, einschließlich der Verfolgung des Fortschritts, der Detaillierung zukünftiger Pläne und der Verwendung als Bezugspunkt. Ihr Sitzungsprotokoll sollte unter anderem eine Aufzeichnung von Anträgen, Abstimmungen und Enthaltungen enthalten.,
Unter Minuten für eine Vorstandssitzung-Schritt für Schritt
In Ihrer Rolle als Sekretär, werden Sie im Wesentlichen vier Schritte mit der Aufzeichnung effektiver Minuten für ein Treffen beteiligt. Sie müssen ein wenig Zeit damit verbringen, vor dem Meeting zu planen, sich während des Meetings Notizen zu machen und nach dem Meeting einen formellen Bericht zu schreiben. Sie sind auch dafür verantwortlich, das Protokoll jeder Besprechung einzureichen und zu teilen.,
Schritt 1: Vorbereitung auf die Vorstandssitzung
Um zu lernen, wie man Besprechungsprotokolle für eine Vorstandssitzung erstellt, ist es wichtig zu beachten, dass jede Organisation ihre Minuten etwas anders aufzeichnet. Führen Sie eine Diskussion mit dem Board President über alle aktuellen oder erwarteten Formate, die Sie voraussichtlich verwenden. Überprüfen Sie vergangene Besprechungsprotokolle, um sie als Vorlage zu verwenden. Bitten Sie den Vorstandsvorsitzenden um eine Kopie der Tagesordnung der Sitzung, einschließlich der Namen aller Teilnehmer, einschließlich der Gäste oder Redner.,
Schritt 2: Aufzeichnung der Vorstandssitzung
Wenn Ihre Organisation nicht verlangt, dass Sie Notizen in der Sitzung eingeben, können Sie sie entweder eingeben oder sie lang schreiben. Die Verwendung einer starken Vorlage für Besprechungsprotokolle kann Ihnen dabei helfen, strukturiertere Minuten aufrechtzuerhalten. Die beiden wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen, wenn Sie verstehen, wie Sie bei einer Vorstandssitzung Protokolle erstellen, sind die aufzuzeichnenden Informationen und deren Präsentation.,eeting-Protokoll
Wie Sie die Diskussionen während einer Vorstandssitzung detailliert beschreiben, ist ebenso wichtig wie die Einbeziehung aller Informationen in die oben gezeigten Aufzählungszeichen., Schreiben Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine kurze Erklärung zu jeder vom Vorstand ergriffenen Maßnahme sowie eine kurze Erläuterung der Gründe für ihre Entscheidung. Wenn es umfangreiche Argumente gibt, schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung der Hauptargumente.
Nehmen Sie Diskussionen objektiv auf und vermeiden Sie entzündliche Bemerkungen und persönliche Beobachtungen. Ein guter Weg, dies zu tun, ist die Vermeidung von Adjektiven und Adverbien, wann immer möglich. Überprüfen Sie Ihre Sprache, um sicherzustellen, dass sie klar, eindeutig und vollständig ist.
Wie bereits erwähnt, Protokoll ist eine offizielle und rechtliche Aufzeichnung der Vorstandssitzung., In rechtlicher Hinsicht wird davon ausgegangen, dass Sitzungsprotokolle korrekt sind und als rechtlicher Beweis für die von ihnen gemeldeten Tatsachen verwendet werden können. Dokumentieren Sie die Diskussionen des Vorstands, um die Handlungen und Absichten des Verwaltungsrats genau widerzuspiegeln. Boards haben rechtliche Haftung, so halten Informationen einfach und einfach, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden, die die Organisation in einem Rechtsverfahren benachteiligen. Verwenden Sie Namen nur bei der Aufzeichnung von Bewegungen und Sekunden.,
Nach der Besprechung möchten Sie die formelle Aufzeichnung schreiben, wenn alles noch frisch in Ihrem Kopf ist, also bereiten Sie die Aufzeichnung so bald nach der Besprechung vor, wie Sie können.
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Schritt 3: Schreiben des offiziellen Protokolls der Vorstandssitzung
Überprüfen Sie die Tagesordnung, um den vollen Umfang der Sitzung zu erhalten. Fügen Sie Notizen zur Klarstellung hinzu. Überprüfen Sie Aktionen, Anträge, Abstimmungen und Entscheidungen auf Klarheit., Bearbeiten Sie den Datensatz so, dass die Minuten prägnant, klar und leicht zu lesen sind.
Es ist besser, Besprechungshandouts und Dokumente, auf die während der Besprechung verwiesen wurde, an die endgültige Kopie anzuhängen, als den Inhalt im Protokoll zusammenzufassen.
Schritt 4: Unterzeichnung, Einreichung und Freigabe von Protokollen
Sobald Ihre Sitzungsprotokolle vollständig verfasst sind, sind Sie dafür verantwortlich, sie offiziell zu machen, indem Sie sie vom Vorstandssekretär unterschreiben lassen. Ihre Organisation benötigt möglicherweise auch die Unterschrift des Präsidenten.,
Um zu wissen, wie man sich Minuten für eine Vorstandssitzung nimmt, sollten Sie immer die Statuten und Protokolle Ihrer Organisation befolgen, um Minuten zu speichern. Es ist eine gute Idee, Sicherungskopien entweder im Druck, auf einer Festplatte oder (im besten Fall) auf einem Board-Portal zu haben.
Der Sekretär hat auch die Verantwortung für das Teilen von Minuten. Stellen Sie sicher, dass der Präsident das Protokoll genehmigt hat, bevor Sie es in gedruckter Form oder online freigeben.,
- Versäumnis, ein Quorum zu dokumentieren
- Mehrdeutige Beschreibung der Vorstandsaktionen
- Einschließlich Informationen, die dem Vorstand im rechtlichen Sinne schaden könnten
- Lange Verzögerungen bei der Bereitstellung von Minuten nach einer Sitzung
- Verzögerungen bei der Genehmigung von Minuten aus vergangenen Sitzungen-fehlende Fehler
- Versäumnis, Dokumente einzureichen und zu verwalten
- Versäumnis, Dokumente zu unterzeichnen, sodass sie als offizielle und rechtliche Aufzeichnung dienen
Denken Sie immer daran, dass der Zweck der Sitzungsprotokolle darin besteht, die wahren Absichten des Vorstands widerzuspiegeln und dass es sich um offizielle und rechtliche Aufzeichnungen handelt., Angesichts der Detailbreite und Komplexität des Prozesses, die mit der ordnungsgemäßen Dokumentation von Besprechungsprotokollen verbunden sind, stellen viele Organisationen beim Erlernen der Minuten für eine Vorstandssitzung fest, dass die Verwendung eines Tools wie der Board Portal-Software dazu beiträgt, diese Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten und letztendlich die organisatorische Leistung zu steigern. So ernst der Job auch ist, die Aufgabe, Minuten zu nehmen und vorzubereiten, ist eine lohnende und erbauliche Erfahrung.