Alt hvad du behøver at vide om indkøbsordrer

Hvad er en indkøbsordre?

et indlysende udgangspunkt ville være at besvare den indlysende søgen, hvad er en købsordre? Indkøbsordrer (POs) er dokumenter, der sendes fra dig som køber til en leverandør med en anmodning om produkter eller tjenester som en ordre. Hver PO vil indeholde et nummer til sporing af indkøbsordren i hele systemet, samt typen af vare, mængde og aftalt pris., Mere specifikke ordrer vil indeholde flere detaljer, men som en generel regel, jo mere information du inkluderer, jo mere effektiv er din PO.

Her er et eksempel på et indkøbsordredokument:

juridisk Status for en indkøbsordre

købere skal altid klart kommunikere anmodninger til sælgere om at reducere eller eliminere forvirring, når sælgeren modtager PO. Hvis købere nogensinde nægter betaling, forbliver sælgeren beskyttet på grund af dokumentets juridisk bindende kontraktstatus., For at køberen skal have lignende beskyttelse er det vigtigt at have en købsordrebekræftelse eller accept af ordren sporet.at sikre, at du har robuste købsordre vilkår og betingelser, der dækker alle relevante scenarier, herunder detaljer som når du kan annullere en indkøbsordre, vil sikre klare grænser for at opretholde gode relationer med dine nøgleleverandører.

som juridiske dokumenter vil nogle kommercielle långivere bruge POs til reference, når de yder økonomisk bistand til din organisation, dette kaldes købsordrefinansiering.,

“en PO, når den er accepteret af sælgeren eller leverandøren, er en juridisk bindende kontrakt mellem de to parter.”

forskellen mellem indkøbsordrer og fakturaer

købere opretter indkøbsordrer, og sælgere opretter fakturaerne. Sælgere kan sende en faktura som en måde at indsamle betaling på – hvor der er specifikke betalingsbetingelser (netto 30, Netto 60, FOB osv.) eller kan sende en faktura med en nulsaldo som en måde at registrere, at der er modtaget en betaling for ordren.,

både indkøbsordrer og fakturaer indeholder lignende oplysninger, såsom en faktureringsadresse og leveringsadresse. Fakturaer refererer typisk til købsordrenummeret, med tilføjelse af et fakturanummer for at bekræfte, at begge dokumenter er relaterede og svarer til hinanden. En væsentlig forskel er, at ordreoplysninger og andre tekniske oplysninger, der er inkluderet i købsordren, generelt ikke er inkluderet på fakturaen.

eksempel:

John, køberen, har modtaget ord en afdeling i hans organisation kræver et nyt sæt skærme til computerne på kontoret., Han opretter indkøbsordren, der beskriver mængden og specifikke krav til skærme.

det firma, der er ansvarligt for at sælge skærme, modtager ordren. Når de har bekræftet, at de er i stand til at levere ordren, godkender de PO og tager betalingen, eller sender varerne med forventning om betaling baseret på de tidligere aftalte betalingsbetingelser. Når betalingen er modtaget, ordreudførelse sker, og skærmene sendes med leveringsdato og sporingsoplysninger, og John modtager fakturaen.,

fakturaen bekræfter enten den betaling, der blev sendt før varen blev afsendt, eller inkluderer betalingsdatoen, hvis pengene ikke blev sendt først. John kontrollerer fakturaen for at sikre, at den matcher købsordren, kontrollerer derefter pakningsslippen for at sikre, at alle bestilte varer blev modtaget, og betaling udstedes kun for bestilte og modtagne varer, i en proces kendt som trevejsmatchning.

indkøbsordrer forveksles ofte med andre typer dokumenter også., Det er vigtigt at forstå forskellene mellem køb, ordrer og kontrakter, forskellene mellem indkøbsordrer og arbejdsordrer, og forskellene mellem indkøbsordrer og salgsordrer.

sporing af indkøbsordrer

det er vigtigt at spore indkøbsordrer gennem hele indkøbsprocessen for at sikre, at du modtager de varer eller tjenester, du bestiller, og du betaler kun .n gang for disse varer., En eneforhandler eller lille virksomhed kan starte med indkøbsordre sporing i e .cel, mens du bruger en indkøbsordre skabelon formular, eller endnu værre i en dublet eller tre eksemplarer købsordrebog. Jo flere involverede personer, og jo større mængde POs, der behandles, multiplicerer antallet af problemer, der kan opstå. Et PO-system til små virksomheder skal dække det grundlæggende behov for at spore alle købstransaktioner og meget mere. Sikre en fuld revisionsspor relateret til hvert køb samtidig håndhæve købsordre bedste praksis.,

en evne til at spore og nemt rapportere om alle typer indkøbsordrer, herunder tæppekøbsordrer, er et must for at få fuld synlighed på forbrug. Det gør det også muligt for finansafdelinger at strømline indkøbsordre afstemning og betalbar proces. Synlighed på hele processen, herunder en automatiseret åben indkøbsordrerapport, vil sikre, at tiden spares, og intet går glip af ved fakturering.

Digital transformation er et centralt mål for mange organisationer, og indkøbstransformation er en vigtig del af det større mål., Et online PO-system sporer elektroniske indkøbsordrer gennem hele processen. Du behøver ikke en dedikeret indkøbsafdeling for at føle fordelene ved digitalisering.

Hvorfor Bestillinger, der Er Vigtige for Din Virksomhed

Der er mange organisationer, der ikke bruger indkøbsordrer, fordi de føler, at papirarbejdet er bare en vejspærring eller unødvendige trin i processen, fordi de har fast samarbejde med leverandører. Når små virksomheder stadig er i opstartfasen, har de en tendens til at have en ret organisk købsproces, der er enkel og ligetil., Men, som virksomheden vokser, og flere hænder er involveret fra start til slut, processen ændrer sig som relationer med leverandører vokse og udvikle sig med tiden.

på et bestemt tidspunkt i virksomhedens vækst bliver købskrav mere komplekse, presserende eller specifikke, hvilket betyder, at kommunikation kan blive vanskelig og give masser af plads til fejl, hvis indkøbsordrer ikke bruges eller mangler et vist detaljeringsniveau.

Hvis en køber modtager deres ordre uden et PO-nummer til reference, kan det være besværligt at finde ud af, hvor anmodningen gik galt., Og på det tidspunkt er det sandsynligt, at både en faktura og betaling blev sendt – hvilket tilføjer mere kompleksitet til den juridiske situation mellem de to parter.

indkøbsordren fungerer som et juridisk bindende dokument, der giver klare instruktioner til sælgeren og et revisionsspor, der er tilgængeligt til reference, når ting går galt.

hvorfor skal du automatisere Indkøbsordreprocessen

Hvis din virksomhed i øjeblikket bruger et papirbaseret system, er chancerne for, at du opretter for mange dokumenter., Mange virksomheder vil behandle op til syv dokumenter i løbet af indkøbscyklussen, herunder rekvisitioner, indkøbsordrer, citater, ordrebekræftelser, modtagne noter, pakkesedler og fakturaer. Det er meget at holde styr på, og når du overvejer at du skal holde styr på alt dette for hvert enkelt køb, bliver det lidt overvældende at stole på papir. Bedre købsordrestyring er nødvendig.

god registrering er vigtig for køb og indkøb, men papirbaserede poster kan let gå tabt, beskadiges eller ødelægges., Det er sværere at finde duplikatanmodninger og køb, fakturaer og manglende transaktioner, hvilket koster din virksomhed både tid og penge. Papirbaserede systemer kræver også brug af et effektivt arkiveringssystem, der regelmæssigt opdateres. Dette arkiveringssystem vil optage betydelig plads på et kontor, kun vokser over tid, og tage mandetimer op for at vedligeholde og fortsætte med at køre problemfrit.

automatisering af din indkøbsordreproces med en indkøbsordresoft .are som PurchaseControl digitaliserer hele indkøbsprocessen ved hjælp af elektroniske indkøbsordrer og andre dokumenter., Alle vigtige dokumenter spores i et centraliseret system med et revisionsspor for at fortælle dig, hvem der tager hvilke handlinger på dokumentet. Derudover kan du uploade andre dokumenter til leverandører og indkøbsordrer, såsom tidligere kontrakter, yderligere vilkår og betalingsplaner, for at holde styr på alle dine leverandøroplysninger og andre detaljer med lethed.

med indkøbsordre automatisering alt er gemt i et enkelt system, de kreditorer afdeling fordele samt, da det bliver lettere for dem at konvertere ordrer til fakturaer for betaling, for lettere betaling forarbejdning.,

Sådan integreres indkøbsordrer i din virksomhed

Begynd med at evaluere, hvordan din virksomhed i øjeblikket håndterer køb, og overvej derefter, hvordan du vil kontrollere, hvad dit team kan købe, og hvordan de vil behandle hele købsprocessen. Derefter vil du være i stand til at oprette et indkøbsordresystem, der passer til din virksomheds behov.

Købsrekvisitioner og indkøbsordrer

Hvis din organisation ikke bruger indkøbsordrer i øjeblikket, er det sandsynligt, at du ikke administrerer den proces, dine medarbejdere følger, når de vil købe noget., Ved at skifte til et elektronisk indkøbssystem kan du oprette en formel købsproces, der styrer, hvem der kan købe hvad og hvor mange penge de kan bruge uden yderligere godkendelse. For indkøbsordrer med en højere værdi skal effektiv indkøbsordrekontrol indstilles med arbejdsgange til godkendelse af indkøbsordrer for at sikre, at de rigtige personer logger af, før forpligtelsen er indgået. I sidste ende vil den øgede kontrol og synlighed i din virksomheds forbrugsvaner give dig mulighed for at træffe datadrevne beslutninger til forbedring af organisationen.,

Start med at bruge rekvisitioner, der giver dit team mulighed for at fremsætte en formel anmodning om de materialer eller ting, de har brug for for at gøre deres job. Du gør muligvis allerede dette – blot beder dit team om at e-maile deres manager med anmodningen, så har manageren foretaget købet.

i stedet for at oprette en standardiseret formular til anmodning om købsordre og kræve, at alle medarbejdere bruger den, sikrer, at modtagelse af rekvisitioner ikke er spild af nogens tid., Det har alle de oplysninger, folk har brug for at godkende rekvisitionen og automatisk tillægger det til den tilsvarende købsordre, når rekvisitionen er godkendt.

budgetter

Når dine medarbejdere begynder at bruge den standardiserede købsrekvisition, kan du oprette budgetter baseret på det gennemsnitlige månedlige forbrug og spore, hvad det er dit team køber. Med disse data kan du begynde at se på, hvordan forsyningerne bruges, og begynde at finde besparelsesmuligheder., Personer, du udpeger som godkendere, er ansvarlige for at opretholde budgettet, og hvis folk går over budgettet, kan godkenderen muligvis ikke godkende købsrekvisitioner, der ikke er absolut nødvendige for øjeblikkelige behov.

mængderabatter

Når medarbejderne begynder at indsende rekvisitioner, kan godkendere nemt få øje på købsmønstre. Dette giver dem mulighed for at indsende bulkordrer og anmode om mængderabatter, hvis de er tilgængelige., Når anmodninger oprettes digitalt, reduceres behandlingstiden markant, da de mest efterspurgte varer kan føjes til et katalog fra den bedste leverandør til den bedst mulige pris.

flytning fra rekvisition til indkøbsordre

efter køb rekvisitioner er en standard proces i din virksomhed, du går videre til at skabe indkøbsordrer fra disse rekvisitioner. Du skal kontakte leverandører for at fortælle dem, at du nu sender en formel købsordre, før du sender betaling., Leverandører vil sandsynligvis ikke klage over dette, da det har betydelige fordele for begge parter.

Når dine godkendere har anmodninger, der skal opfyldes, vil køberen udfylde den nødvendige købsordreformular og sende dem til sælgeren. Sælgeren vil derefter kommunikere eventuelle bekymringer eller problemer, de har med købet, hvis der er nogen. Hvis ikke, sender de ordren og fakturaen, når de har modtaget betaling.

Med et e-indkøbssystem er det nemt at konvertere en rekvisition til en indkøbsordre., Rekvisitionsnummeret er knyttet til indkøbsordrenummeret, så du kan spore købet fra anmodning til modtagelse og betaling. Når godkenderen markerer rekvisitionen godkendt, kan den automatisk konverteres til en købsordre hos den valgte leverandør.det kan tage lidt tid at justere og standardisere rekvisitioner og indkøbsordrer. Men, gør det øger din evne til at spore udgifter og fjerne besværet forbundet med indkøb., Synlighed i din virksomheds forbrugsvaner er afgørende for at opretholde virksomhedens vækst, og denne proces er en af måderne, du kan opnå den på.