Når du er opgave med at skabe en virksomhed, politik, er det fristende at smække noget sammen og kalder det godt. Men din politik har beføjelse til at påvirke fremtidige beslutningstagning af rejsende, ledere og administratorer.
det kan hjælpe dig med at konsolidere din virksomheds rejse, hvilket gør det lettere at rapportere og spore, eller det kan overhovedet ikke påvirke adfærd.,
vi starter denne guide med en introduktion til, hvad en virksomhedsrejsepolitik er, og hvad den kan gøre for din virksomhed. Derefter går vi i detaljer med nogle vigtige emner og ressourcer: bedste praksis, tip til skrivning, en tilpasselig politikskabelon, hvordan man opnår næsten fuld overholdelse, hvordan man administrerer rejsegodkendelse ved hjælp af tech, endda hvordan man automatiserer bookingprocessen for forretningsrejser.
Hvad er en rejsepolitik?,
en rejsepolitik er i det væsentlige en virksomheds regler og procedurer, der beskriver, hvordan deres ansatte skal godkende, booke og rejse til forretningsformål. Corporate travel politikker er som regel skabt af Finance Manager og Travel Manager og typisk skitse ting som, hvis en medarbejder kan flyve business class, hvor mange uger i forvejen, skal de booke deres rejser, eller hvis der er visse forholdsregler, medarbejderne skal tage, når de rejser alene.,ut følgende:
- Booking procedure og godkendt til booking af rejser-værktøj
- Tilladte omkostninger ved booking (hoteller, flyrejser, landtransport)
- Specielle undtagelser eller regler for dyrere byer eller ruter
- Foretrukne selskab leverandører
- godkendelsesproces for ture, der overstiger typiske begrænsninger
- Godtgørelse proces
- det er Tilladt og ikke tilladt udgifter
- Rejser debriefing proces
- Rejse forsikring luftfartsselskab
- omsorgspligt sælger eller procedurer
det er Klart, en rejse politik handler ikke kun om tidspunktet for booking., Det kontrollerer også så mange aspekter af rejser, og det påvirker medarbejdere i mange forskellige afdelinger.
Hvorfor oprette en forretningsrejsepolitik?
klare retningslinjer betyder retfærdighed for alle.
Rejsepolitikker er ikke kun regler, regler, regler. De bør ikke forårsage frustration og øjenruller. Rejsepolitikker kan snarere påvirke både rejsende og erhvervslivet positivt. Sådan gør du:
fordele for rejsende
- fleksibilitet og autonomi til at booke deres egen rejse inden for retningslinjer
- sikkerhed først!, (Rejsendes færden spores)
- Mindske forvirring og besvær med booking af rejser
Fordele for virksomheden
- Reducere pigge i rejser bruge og få kontrol
- Reducere friktion og frustration over udgifter og refusion
- Øge retfærdighed og fremme en positiv virksomhedens kultur
Hvad skal indgå i en corporate travel politik?
din virksomheds rejsepolitik vil blive påvirket af, hvordan din virksomhed rejser, hvem der rejser, og hvorfor de rejser. Der er dog nogle ting, der skal være i enhver virksomheds politik.,
det er vigtigt at medtage din godkendte bookingproces og værktøj. Ønsker du, at rejsende skal booke med en forretningsrejseplatform, så du kan konsolidere dit forbrug? Ønsker du, at rejsende skal booke for sig selv inden for politik, eller ønsker du, at en kontorchef skal booke alle ture?
din politik skal også tydeligt angive, hvilke køb der kan bruges, og hvad der ikke kan, på den måde køber dine rejsende ikke ubevidst noget, som de ikke vil blive refunderet for eller tilføjer unødvendige udgifter til deres firmakort.,
rejsepolitikken er også et smart sted at placere din udgifts-og refusionsproces. På denne måde har rejsende en grund til at tjekke politikken.
og endelig (men bestemt ikke af mindre betydning), skal du medtage alle de sikkerhedsoplysninger, som rejsende har brug for. Hvad skal de gøre i tilfælde af en nødsituation, mens de er væk? Hvem skal de kontakte for forskellige typer nødsituationer? Hvilken forsikring er tilgængelig for dem?
For flere detaljer om alle ovenstående, se vores skabelonside og afsnit om, hvordan man skriver en politik.,
fælles udfordringer med rejsepolitikker
du ønsker sandsynligvis ikke, at din rejsepolitik skal samle bogstaveligt eller virtuelt støv. Desværre, alt for mange af dem gør. Her er nogle fælles problemer med rejsepolitiske dokumenter.,
- Rejser politikker, der er svært at forstå
- Ingen læser dem, eller husker dem
- rejseregler ikke håndhæves ved hjælp af teknologi
- rejseregler komme på tværs som alt for bureaukratisk
rejsepolitik Problemer Af Tal
- 64% af millennials forstå virksomhedens rejsepolitik, men stadig bestille uden for det.
- 72% af virksomhederne har ikke opfyldt deres ønskede niveau af rejsepolitik overholdelse.
- 50% eller mere af hotelreservationer er uden for corporate policy.,
Nogle af disse problemer kan løses ved blot at have en politik, der mere præcist afspejler virksomhedens og de rejsende behov. For eksempel, hvis halvdelen af ture ikke er kompatible, kan problemet være, at dit standard rejsebudget ikke afspejler de aktuelle rejsekriser eller-krav. Arten af din virksomhed kan kræve masser af sidste minut tur bookinger, selvom disse er imod politikken.
ud over en realistisk politik er det bedste, en virksomhed kan gøre, at have en politik, der er handlingsmæssig og implementerbar ved hjælp af teknologi., En PDFIKI eller wordord doc eller PDF vil bare ikke klippe den.
du har brug for en politik, der lever inde i din booking teknologi.
Sådan bages din politik i bookingprocessen
da et dokument ikke kan påvirke, hvad folk køber, har du brug for at booke forretningsrejser. Brug et bookingværktøj, der indeholder tilpassede rejsepolitikker og godkendelses workorkflo .s. Denne måde, hvis en tur er under politik, den rejsende eller admin kan bestille det. Hvis ikke, sendes en meddelelse til den relevante manager eller til finansiering (baseret på dine godkendelsesindstillinger for den rejsende eller afdeling).,
nu har vi fastslået, hvad en rejsepolitik er, og hvorfor det er vigtigt, se på de andre aspekter af denne vejledning. Dette online ressource vil yde hjælp på følgende områder, der af en corporate travel politik:
- Hvordan man skriver en rejse politik
- Best practices for rejser politikker
- En rejsepolitik skabelon
- Hvordan man kan forbedre den politiske overensstemmelse
- Hvordan du kan automatisere en rejse politik
