en anmodning om information (RFI) er et dokument, der bruges under byggeprocessen for at få afklaring om de nødvendige detaljer i et projekt. I løbet af et komplekst byggeprojekt vil mange RFI ‘ er blive skrevet og reageret på for at holde alt i bevægelse sammen med det rigtige design, SPECIFIKATIONER, materialer og meget mere.
i en perfekt verden vil alle aspekter af en bygnings design blive redegjort for, når en kontrakt udarbejdes., I virkeligheden, dog, mange aspekter af et projekt, der stadig skal afklares i løbet af byggeriet, og RFIs er det vigtigste middel, der anvendes til underleverandører, entreprenører, arkitekter og kunder til at kommunikere om spørgsmål, som de opstår.
konstruktion RFI ‘er er ekstremt almindelige: Navigant Construction fandt, at omkring 10 RFI’ er forekommer for hver $1 million brugt på byggeri. At have en solid proces til håndtering af RFI ‘ er vil holde projekterne på skema og under budget, og god RFI-ledelse vil i sidste ende føre til tilfredse interessenter.,
I denne artikel, kan du læse mere om RFIs, herunder:
- forskellen mellem en RFI og andre ønsker som RFQs, Rfp ‘ er og RFTs
- Hvad RFIs er vant til under et byggeprojekt
- Hvordan RFI-processen virker
- Hvordan man skriver en effektiv RFI
- Hvordan til at reagere effektivt på RFIs
- Måder teknologi vender op og ned på RFI-processen
Vi har også lavet gratis skabeloner til dig at bruge i dit projekt, herunder en RFI-skabelon (Google Doc) og en RFI log skabelon (Google Ark)., Efter åbning af en skabelon, skal du klikke på Fil > tag en Kopi for at redigere online, eller Fil > Downloade til brug på din computer.
Hvad er forskellen mellem RFI og RFP?
med så mange forskellige slags anmodninger kan det være svært at skelne mellem RFI ‘er og RFP’ er, for ikke at nævne RF and ‘er og RFT’ er. Typisk anvendes RFI ‘ er inden for rammerne af et projekt, mens en anmodning om tilbud (RF.), anmodning om forslag (RFP) og anmodning om bud (RFT) er en del af den indledende planlægningsfase., oplysninger
Vigtigere, ikke på, at hvert projekt kræver alle disse anmodninger, men vi har listet dem her i rækkefølge fra mest sonderende at de fleste størknede.,
- Request for Quote (RFQ): En RFQ bruges til at anmode om oplysninger om, hvordan en leverandør eller entreprenør ville håndtere et bestemt aspekt af et projekt, herunder omkostningsvurderinger. Generelt bruges RF. ‘ er i tilfælde, hvor klienten har brug for information om et specifikt produkt eller en tjeneste.
- re .uest for Proposal (RFP): en RFP er en mere formel anmodning, der bruges til at indsamle oplysninger om dybdegående projektoplysninger, som metoder, tidslinjer og specifikke prisoplysninger. Oftest bruges RFP ‘ er af kunder, der ønsker en detaljeret forståelse af kravene til at gennemføre et projekt.,
- anmodning om bud (RFT): en RFT er den mest specifikke anmodning, og respondenten på en RFI angiver klare vilkår, som de vil være bundet af, hvis buddet accepteres. I det væsentlige er en RFT en anmodning om en kontrakt, og ofte betragtes svar på RFT ‘ er som juridisk bindende.
Når en kontrakt er oprettet, og et projekt er i gang, bruges RFI ‘ er til at afklare detaljer, der kan være forkert eller utilstrækkeligt forklaret i de oprindelige planer.
hvad anvendes RFI ‘ er til?,
i løbet af et projekt vil der opstå mange situationer, der kræver yderligere oplysninger. Disse cases kræver en RFI, som gør det muligt for underleverandører at fuldføre arbejdet til tilfredshed for hovedentreprenører, der igen udfører arbejde, der tilfredsstiller klienten, mens de forbliver tro mod bygningens design og arkitektens vision.
anmodninger om information har en række funktioner, men nogle er ekstremt almindelige i konstruktion.,
- Afklar designet: spørg entreprenøren om designspecifikationer, hvis oplysningerne i de oprindelige planer er uklare eller modstridende.
- erstatningsmaterialer: foreslå en rimelig ændring, når materialer ikke er tilgængelige, uoverkommelige eller uegnet til et projekt.
- Identificer byggeproblemer: Find en løsning, når byggeproblemer opstår på grund af problemer med siteebstedet, sekventeringsproblemer eller modstridende oplysninger.
- Bekræft kontraktvilkår: forstå detaljerne i en kontrakt, når vilkårene, herunder tidslinje eller budget, er uklare.,
kort sagt bruges RFI ‘ er i enhver situation, hvor et spørgsmål skal besvares, en ændring bør foreslås, eller enhver del af projektplanen kræver afklaring.
Hvordan fungerer RFI-processen?
RFI-processen er kompleks og involverer ofte mange interessenter, herunder underleverandører, hovedentreprenører, konsulenter, arkitekter, ingeniører og kunder. I gennemsnit modtager RFI ‘ er et svar efter otte dage, men med komplekse og langsigtede projekter kan det tage meget længere tid.
generelt går alle RFI ‘ er gennem den samme række trin.,
- en underleverandør skriver en RFI for at afklare kontrakten, design, SPECIFIKATIONER eller standarder og sender derefter RFI til hovedentreprenøren.
- hvis det er muligt, giver hovedentreprenøren et præcist svar på det spørgsmål, der stilles i RFI.
- hvis der er behov for mere information, sendes RFI til arkitekt, ingeniør, konsulent eller klient.
- RFI kan også sendes tilbage til underleverandøren for mere information.
- når den relevante person besvarer RFI med tilstrækkelig detaljer, returneres RFI til underleverandøren.,
- hvis underleverandøren er tilfreds med svaret, begynder arbejdet igen. I modsat fald reviderer og sender underleverandøren RFI igen.
for at holde denne proces så strømlinet som muligt er det nyttigt at lære at skrive en effektiv RFI, hvordan man reagerer effektivt på RFI ‘ er og hvordan man bruger teknologi til at styre RFI-processen.
Sådan skriver du en effektiv RFI
Når du skriver en RFI, er det nyttigt at huske et par tip, der øger chancerne for at få et klart og rettidigt svar.,
- > Definer problemet: En RFI bør altid begynde med en klar redegørelse for det problem, der skal løses. Derudover bør en RFI fokusere på et specifikt problem, da dette er mere sandsynligt, at det får et tilfredsstillende svar.
- Giv en løsning: som eksperter har underleverandører typisk gode ideer til at løse udfordringer gennem et projekt. Brug RFI-processen som en mulighed for at præsentere stærke løsninger på problemer, der kommer op.,
- Tilbudskontekst: sørg for at medtage yderligere oplysninger, der er nødvendige for fuldt ud at forstå problemet. Mange RFI ‘ er returneres til underleverandøren, simpelthen fordi der ikke er tilstrækkelig kontekst til fuldt ud at besvare spørgsmålet.vedhæftning af nøglebilleder, som byggeplaner eller fotografier, kan hjælpe med at afklare situationen på en konkret måde, hvilket gør det lettere for hovedentreprenøren at løse problemet.,
vigtigst af alt, RFIs bør altid følge et standard format — enten ved at bruge construction management software eller en skabelon, som du kan downloade nedenfor.
hvordan man reagerer effektivt på RFI ‘er
hovedentreprenører kan modtage hundreder af RFI’ er i løbet af et flerårigt byggeprojekt, så det er vigtigt at have en effektiv proces til håndtering af dem.
- Log alle RFIs: ved Hjælp af et regneark eller construction management software, skal du logge alle indgående RFIs, og sørg for at mærke hver med et unikt nummer og en forfaldsdato for svar.,
- Læs RFI ‘er omhyggeligt: for ofte returneres RFI’ er, før et spørgsmål besvares tilstrækkeligt, fordi RFI ‘ en ikke var helt forstået. Tag dig tid til at se nøje på RFI og understøttende dokumentation, før du skriver et svar.
- Involvere andre, hvis det er nødvendigt: Nogle spørgsmål, er uden for rammerne af en hovedentreprenør, så sørg for at bringe ingeniører, arkitekter og konsulenter, når et problem overflader, der kræver særlig opmærksomhed.,
- svar fuldt ud: selvom det er fristende at haste igennem RFI-processen, vil undladelse af at give et fuldstændigt svar på en RFI normalt betyde, at RFI returneres af underleverandøren, så giv altid et komplet svar.
frem for alt skal du sørge for at reagere på RFI ‘er rettidigt, fordi dvælende RFI’ er kan føre til projektforsinkelser og omkostningsoverskridelser.,
brug af Soft .are til RFI-processen
konstruktionsteknologi omformer alle aspekter af branchen, fra bærbar teknologi, der sigter mod at forbedre sikkerheden til modulære byggeteknikker, der sigter mod at øge bygningens hastighed.
teknologi påvirker imidlertid ikke kun byggeprocesser, men også hvordan interessenter håndterer de enorme mængder information, der er involveret i et komplekst projekt.,
Capital project management software (CPM) har revolutioneret byggebranchen ved at give konstruktion ledere med værktøjer, der hjælper med at holde styr på alt det nødvendige for at holde et projekt, der bevæger sig støt og roligt sammen.
Denne soft .are hjælper med at strømline adskillige aspekter af byggeprocessen, som at dele tegninger, spore stempellister og udfylde feltrapporter.
Derudover, construction management software er i stand til at håndtere alle aspekter af RFI-processen, fra fremsendelse gennem svar — at holde alle punkter, der registreres i en database undervejs.,
for enkle projekter kan denne slags soft .are være unødvendig, men for komplekse og langsigtede byggeprojekter er det absolut vigtigt.
RFI ‘er hjælper projekter med at køre problemfrit
mens RFI’ er kan føle sig byrdefulde, er de i sidste ende en vigtig del af at holde projekter kørende. I betragtning af byggeprojekternes dynamiske karakter er RFI ‘ er meget nyttige til at reagere på skiftende situationer eller modstridende information.