selvom de vigtigste dele af dit tilskud forslag vil tage det meste af din tid og energi, ikke shortchange dit følgebrev. Opmærksomhed på de subtile punkter i at sætte forslaget pakke sammen kan gøre eller bryde en finansieringsanmodning. Sluk ikke din bevillingsgiver med et sjusket følgebrev.
Mim Carlson og Tori O ‘ Neal-McElrath, forfattere af vindende tilskud, påpeger trin for trin, at følgebrevet skal:
- introducere din organisation til den rigtige person.,
- forsikre funder, at dette projekt har støtte fra din bestyrelse.
- angiv hvad du beder om – hvor meget og for hvad.
hvornår inkluderer du et følgebrev?
brug et følgebrev til forslag til virksomheder og fonde, men ikke til føderale eller statslige ansøgninger om tilskud. Disse finansiatorer vil kun have det, de beder om, og de beder sjældent om et følgebrev.,
Egenskaber for en God Dækning Bogstav
Dit følgebrev skal:
- kort
- Komme til det punkt hurtigt
- ikke gentage de oplysninger, der er i forslaget
- Fortælle læseren, hvor godt du forstår funder og hvordan din give opfylder funder s krav
Beverly A. Andersen, forfatteren af Give Skriftligt for Dummies, foreslår, at du skriver følgebrev, efter du har afsluttet hele forslaget, og når du er i en eftertænksom stemning., Browning siger:
“Som du overveje din store præstation (den færdige finansiering anmodning), lad den kreative højre side af hjernen sparke i, og tilslut din følelse af realisering, at den person, der vil hjælpe med at gøre dine planer til virkelighed.”
formatering af dit følgebrev
- Brug din organisations brevpapir. Sæt den samme dato på følgebrevet, der er på den udfyldte tilskudsansøgning. Det er den dato, du vil sende tilskudsforslaget til koncessionsgiveren., Brug af samme dato gør alle dokumenter i din forslagspakke konsistente.
- for den indvendige adresse (går øverst i brevet) skal du bruge stiftelsens eller virksomhedens kontaktpersonens navn og titel efterfulgt af finansieringskildens navn, adresse, by, stat og Postnummer. Dobbelttjek disse oplysninger med et telefonopkald eller en e-mail. Sådanne oplysninger ændres ofte, så sørg for at have det aktuelle navn og adresse.
- i din hilsen skal du bruge “kære” plus den personlige titel (Mr., Ms., Mrs., Dr., Messrs. osv.), efterfulgt af efternavnet., Det er kritisk, at du adresserer brevet til en bestemt person. Ring til stiftelsen eller virksomhedskontoret for at sikre dig, at du har den rigtige person og den rigtige personlige titel. Disse detaljer kan virke ubetydelige, men de betyder noget.
- dit første afsnit skal være kort og fokuseret. Introducer din organisation (dets juridiske navn, som vil være dit firmanavn) og fortæl bevillingsgiveren, hvor mange penge du anmoder om, og hvorfor. Medtag en sætning eller to om, hvad din organisation gør, og inkluder derefter et forskningsbaseret punkt, der viser, at der er behov for, hvad din organisation gør.,
- Skriv et eller to korte afsnit. Angiv projektets formål, og hvordan det passer med bevillingsgiverens mission eller finansieringsprioriteter. Medtag det faktum, at din bestyrelse fuldt ud støtter projektet.
- Afslut dit brev med et sammenfattende afsnit. Tilføj, hvad dette finansieringspartnerskab kan betyde for dit projekts målgruppe. Du ønsker måske også at inkludere en invitation til et siteebstedsbesøg.
- brug en lukning som ” med venlig hilsen.”
- brevet skal underskrives af den administrerende direktør eller bestyrelsespræsidenten eller begge dele., Under signaturen skal du skrive underskriverens fornavn, midterste initial, efternavn og jobtitel. Selvom ed eller bestyrelsespræsident skal underskrive brevet, skal du medtage kontaktoplysningerne for den bedste person til at besvare spørgsmål i slutningen af sidste afsnit.
- i bunden af brevet skal du medtage ordet “kabinet” (i alle hætter).
hvor længe skal følgebrevet være?
Begræns dit følgebrev til en side med tre eller fire afsnit. Det skal være en hurtig læsning.,
tonen og detaljerne i dit følgebrev kan variere afhængigt af, om du er blevet inviteret til at indsende et komplet forslag efter at have sendt et forespørgselsbrev (LOI), eller om dette projekt er din organisations første tilgang til netop dette fundament.,
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Program Officer
Community Foundation
4321 Common Lane
Some City, YZ 55555
Dear Dr., Smith:
Nogle City Senior Center respektfuldt anmoder om et tilskud på $50.000 for vores Senior Latino Samfund Opsøgende Pilotprojekt.
som det største seniorcenter i ethvert Amt, der betjener over 450 seniorer hver dag, er vi opmærksomme på den skiftende demografi i vores serviceområde. Og vi er forpligtet til at vokse og tilpasse vores center til at imødekomme nye behov., Senior Latino Community Outreach Pilot Project vil give os mulighed for at pilotere en etårig indsats for at afgøre, om vores center effektivt kan:
give omfattende adgang til sundheds-og Sociale tjenester til seniorer i de Latino-samfund, der betjenes af vores center, og
hæv og fuldt ud integrere den kulturelle kompetence af bestyrelsen, Personale og frivillige i nogle by senior center.,
vores bestyrelse er begejstret for dette program og ivrig efter at lancere det, så vi kan blive det mest inkluderende og kulturelt kompetente center for seniorer i alle vores samfund, der har brug for disse tjenester. Skulle vi finde ud af i slutningen af vores pilotår, at dette program faktisk er vellykket, har vores bestyrelse forpligtet sig til at inkludere en del af projektets årlige udgifter i vores årlige driftsbudget, så programmet bliver en integreret del af vores kernetjenester.,
gennem dette projekt bliver Centret den primære henvisning, der gives af Health Access Latinos, familier i ethvert Amt og tre samfundsklinikker inden for en radius på femten kilometer fra vores center. Vi accepterer også henvisninger til spansktalende seniorer fra ethvert andet samfundsagentur i vores umiddelbare serviceområde.
tak for din behandling af vores anmodning., Jeg vil følge op med dem i næste uge for at besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have, samt for at få at vide, om vi kan mødes med dem for at diskutere fordelene ved vores forslag. I mellemtiden, hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Connie Jones, vores direktør for udvikling, på (555) 555-5555 ,5555, eller [email protected].,
Med venlig hilsen
Jane Lovely
administrerende direktør
kabinet
*brev genoptrykt (med ændringer) med tilladelse fra vindende tilskud, trin for trin, anden udgave, tori O ‘ Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
fejl, der skal undgås i dit følgebrev
- Skrivning for meget., Et følgebrev er ikke en afhandling, og det er heller ikke et fuldt forslag. Hold det kort og til det punkt Tip: har en anden læse det. Forstår de det?
- ved hjælp af store ord. Hvis du har været på kandidatskolen, lærte du at skrive på en kompliceret måde. Lad være med det her. Du forsøger ikke at imponere nogen med din erudition. Du vil kun angive din sag så naturligt som muligt. Hvis du ikke ved, hvornår du overkomplicerer din skrivning, skal du bruge en app som Heming .ay. Det vil fortælle dig, når dine sætninger er svære at læse, og når du er for ordrige.,
- gør grammatiske fejl. Hvis du ikke er sikker på din grammatik, skal du ikke tage chancer. Brug grammatikcheck i WORDORD, og kør også dit udkast gennem en app som Grammarly. Der er en gratis version, men den betalte version går langt ud over den nødvendige grammatikcheck.
få dit følgebrev til at skille sig ud
trist at sige, men dit tilskudsforslag kan være blandt hundreder eller tusinder, som et typisk fundament vil se i løbet af et gennemsnitligt år. Dit følgebrev kan gøre forskellen i at komme til det næste skridt i retning af finansiering. Men hvordan kan du få det til at skille sig ud?,
prøv ikke noget “sødt”, da instituttets embedsmænd ikke bliver imponeret.
følgebrevet ville ikke være passende for en historie om en klient, selvom du skal have en historie til andre dele af dit forslag, såsom beskrivelsen af problemet. Medtag et afsnit om, hvorfor din organisation er den, der bedst kan udføre denne mission. Undersøg dine konkurrencedygtige organisationer og vurder, hvor og hvordan du udmærker dig., Det kan være i styrken af dit personale og frivillige, din oplevelse med dette særlige problem eller den samfundsstøtte, du nyder.
du behøver ikke at nævne navnene på konkurrenter eller kritisere dem. Bare fremhæv dine styrker. Dette ville være et godt tidspunkt at rådføre sig med andre på kontoret. Træk et par mennesker sammen og brainstorme hvordan din nonprofit e .cellerer. grundlæggende skal følgebrevet være fremadrettet, let at læse og tvinge læseren ind i det større forslag., Læg ikke nogen forhindringer i vejen for læseren, der kan afskrække dem fra at læse videre.