dokumenthåndtering er processen med at håndtere dokumenter på en sådan måde, at information kan oprettes, deles, organiseres og gemmes effektivt og korrekt. Som sådan er det vigtigt for virksomhederne at lære at oprette et dokumentstyringssystem.
for mange virksomheder er fokus for et dokumentstyringssystem på organisering og opbevaring af dokumenter. De ønsker at være i stand til at gemme dokumenter på en organiseret og sikker måde, der stadig gør det muligt at finde dokumenter let., Denne artikel viser dig, hvordan du opretter et dokumentstyringssystem, der gør netop det.
udfordringen: blanding af gammelt og nyt
Hvis du skriver “dokumentstyringssystem” i en søgemaskine, får du lange lister over “dokumentstyringsløsninger”, mange med soft .are eller apps, der annoncerer fordelene ved at have et papirløst kontor.
Dokumentstyringssoft .are eller-apps er dog designet til at forbedre din virksomheds håndtering af elektroniske filer., Problemet er, at mange små virksomheder skal håndtere en blanding af gammeldags data på papir og elektroniske filer-og i nogle tilfælde er andelen af papirdata meget større.
en løsning på problemet med et blandet datamiljø ville være at bruge et dokumentbilledsystem til at konvertere alle dine virksomheds dokumenter til elektronisk form. Men det er for dyrt og tidskrævende for mange små virksomheder.,
Den gode nyhed er, at du kan sætte det grundlæggende i et dokument management system på plads, uden at købe nogen speciel software eller at gå gennem engros document imaging. Systemet behøver ikke at være komplekst; du skal bare investere lidt tid i planlægning og implementering af det.,
3 Trin til et Dokument Management System
oprettelse af et dokument management system består af tre trin:
- Opret et dokument management plan
- Gennemføre dokument management plan
- Følge op
Det første skridt er det mest detaljerede, så lad os undersøge det yderligere.
oprettelse af en Dokumenthåndteringsplan
det første trin indebærer at besvare disse fire spørgsmål:
1. Hvad er reglerne for oprettelse af dokumenter?,
fakturaer, betalingspåmindelsesbreve, salgsbrochurer, e—mail, balancer, regneark, rapporter-alle virksomheder opretter en række dokumenter i løbet af at gøre og holde styr på forretningen. Og for at holde tingene organiseret, skal alle virksomheder etablere regler for oprettelse af dokumenter.
- er der interne skabeloner til nogle af dine standard forretningsdokumenter, såsom breve og fakturaer, og hvor er de placeret?
- er der en in-house stil guide, der skal følges?
- skal nye dokumenter dateres eller tidsstemples?,
- hvilke procedurer skal følges for deling eller gennemgang af dokumenter?
For nogle små virksomheder er det eneste punkt, der betyder noget, hvor skabelonerne til forskellige forretningsdokumenter er placeret, og hvordan man bruger dem. Men hvis dokumentoprettelse i din virksomhed involverer forskellige mennesker, der samarbejder om, gennemgår eller opdaterer dokumenter, skal du bruge lidt tid på at beslutte, hvordan disse ting skal gøres for at sikre effektivitet og konsistens.
2. Hvordan gemmer vi dokumenter?,
Der er omkostninger forbundet med opbevaring—hvoraf den største for de fleste små virksomheder sandsynligvis er omkostningerne ved den spildte tid, når folk leder efter dokumenter. Så spørgsmålet er: hvordan vil dokumenter blive arkiveret? Nøglen til arkivering af dokumenter er at følge god filhåndteringspraksis. Et klart, let at følge system er vigtigt.
Du skal også vide, hvordan du arkiverer dokumenter. Hvordan vil du håndtere filer, der er forældede eller bare klar til at blive flyttet til bagbrænderen i dit dokumentstyringssystem?,
nær begyndelsen af hvert år skal du for eksempel gennemgå de forskellige arbejdsrelaterede filer på din computer, udslette dem, der ikke længere er aktuelle, og oprette nye mapper mærket efter år og emne, flytte filer efter behov. Du kan gøre det samme med papirfiler; det er ikke svært at fjerne gamle dokumenter fra en filmappe og oprette en ny med “gammel” i titlen. Nogle soft .are tilbyder automatiske arkiveringsmuligheder.
3. Hvordan kan hentning af dokumenter forenkles?,
dette spørgsmål er hjertet i dit dokumentstyringssystem. I en undersøgelse foretaget af Leger Marketing for Canadaero.Canada sagde Canadiske små – og mellemstore virksomhedsejere og ledere i gennemsnit, at det kostede $2,152 om året at administrere og gemme dokumenter og cirka en time om dagen for at søge efter disse dokumenter.
endnu en gang kan god arkiveringspraksis gå langt i retning af at løse problemet. Hvis du gør ting som konsekvent følger strenge navnekonventioner, for eksempel, vil dokumenter være meget lettere at finde.,
og uanset om du er eneejer eller en virksomhedsejer med ansatte, skal du oprette en liste over filplaceringer, der minder brugerne om, hvor bestemte filtyper går—og hvor de kan finde dem. Husk at medtage, om filen vil være på din computer system, en in-house server, i skyen, eller arkiveres på et fysisk sted, såsom et arkivskab. Antag for eksempel, at du bruger billeder, video eller endda papirbilleder i din virksomhed., En post i din fil steder kan listen være:
- Digitale billeder/video: computer (eller server)—kørsel E:/photos-file i de relevante emne mappe
Papir fotos: arkivskab 3—Fotos—alpha af emne
Fælles netværk eller cloud drev, skal være mærket i henhold til indholdet, som bør skuffer arkivskab.
4. Hvordan kan vi gøre og holde vores dokumenter sikkert?
den første forsvarslinje for dokumentsikkerhed er fysisk at sikre forretningslokalerne selv., Alle virksomheder, selv hjemme-baserede dem, skal have sikkerhedssystemer installeret.
virksomheder kan også have brug for eller ønsker at investere i andre sikkerhedsenheder, såsom vinduesbjælker, sikkerhedskameraer eller patruljetjenester. Du kan bruge al den tid, du vil oprette adgangskoder og kryptere filer i et forsøg på at beskytte dine elektroniske filer, men det betyder ikke meget, hvis nogen bare kan vandre ind og stjæle din computer.,vores (og til frokost, hvis ingen pålidelige er til stede)
Gennemføre og Følge op
Når du har oprettet dit dokument management plan ved at besvare ovenstående spørgsmål, er du klar til at gennemføre det., Sørg for, at alle dine medarbejdere kender detaljerne i din virksomheds dokumentstyringssystem, og at alle følger passende procedurer, når du opretter, gemmer og henter dokumenter.
Du skal også være sikker på, at alle, der har adgang til og bruger dokumenter i din organisation, følger igennem ved konsekvent at navngive og gemme dokumenter korrekt. Spot check regelmæssigt for at teste, om bestemte filer let kan findes og for at beskytte mod fejl. Selv lejlighedsvis uforsigtighed kan smide hele systemet.,
Du kan oprette et dokumentstyringssystem på en dag, men implementering af det konsekvent over tid vil være nøglen til dets succes. Belønningen er enorm—du sparer masser af tid og får ro i sindet.,