god Mødereferat på et bestyrelsesmøde er en vigtig og tilfredsstillende rolle. Referater af bestyrelsesmøder er mere end en generel bogføring af bestyrelsesdiskussioner; de fungerer som en officiel og juridisk registrering af bestyrelsens møde. Minutter bruges i en række forskellige måder, herunder sporing fremskridt, beskriver fremtidige planer, og tjener som referencepunkt. Blandt andet skal dine mødereferater afspejle en oversigt over beslutningsforslag, stemmer og hverken for eller imod.,
Tag minutter til et bestyrelsesmøde – trin for trin
i din rolle som sekretær har du i det væsentlige fire trin involveret i optagelse af effektive minutter til et møde. Du skal bruge lidt tid planlægning før mødet, tage noter under mødet, og skrive en formel rapport efter mødet. Du er også ansvarlig for arkivering og deling af protokollen fra hvert møde.,
Trin 1: Forberedelse til bestyrelsesmødet
Når du lærer, hvordan du tager mødereferater til et bestyrelsesmøde, er det vigtigt at bemærke, at enhver organisation registrerer deres minutter lidt anderledes. Har en diskussion med bestyrelsespræsidenten om eventuelle nuværende eller forventede formater, som du forventes at bruge. Gennemgå tidligere mødereferater til brug som skabelon. Bed bestyrelsespræsidenten om en kopi af mødedagsordenen, inklusive navnene på alle deltagere, inklusive gæster eller talere.,
Trin 2: registrering af bestyrelsesmødet
medmindre din organisation kræver, at du skriver noter på mødet, kan du enten skrive dem ud eller skrive dem længe. Brug af en stærk mødereferatskabelon kan hjælpe dig med at opretholde mere strukturerede minutter. De to vigtigste ting at vide, når man forstår, hvordan man tager minutter på et bestyrelsesmøde, er, hvilke oplysninger man skal registrere, og hvordan man præsenterer dem.,eeting minutter
Hvordan du detaljer om de diskussioner under et bestyrelsesmøde er lige så vigtigt som at sikre, at medtage alle de oplysninger i de kugler, der er vist ovenfor., For hvert punkt på dagsordenen, skriv en kort redegørelse for hver handling truffet af bestyrelsen, sammen med en kort redegørelse for begrundelsen for deres beslutning. Hvis der er omfattende argumenter, skal du skrive et kortfattet resum.af de vigtigste argumenter.
Optag diskussioner objektivt, undgå inflammatoriske bemærkninger og personlige observationer. En god måde at gøre dette på er ved at undgå adjektiver og adverb, når det er muligt. Tjek dit sprog for at være sikker på, at det er klart, entydigt og komplet.
som tidligere nævnt er referatet en officiel og juridisk oversigt over bestyrelsesmødet., I en juridisk arena, mødereferater formodes at være korrekte og kan bruges som juridisk bevis for de kendsgerninger, de rapporterer. Dokumenter bestyrelsesdiskussioner for nøjagtigt at afspejle bestyrelsens handlinger og intentioner. Bestyrelser har juridisk ansvar, så hold information grundlæggende og sprog Enkel for at undgå juridiske komplikationer, der stiller organisationen til en ulempe i enhver retssag. Brug kun Navne, når du optager bevægelser og sekunder.,
efter mødet vil du skrive den formelle rekord, når alt stadig er frisk i dit sind, så forbered posten så hurtigt efter mødet, som du muligvis kan.
Download vores fulde Referat Kit!
Trin 3: du Skriver det Officielle referat af bestyrelsesmøde Minutter
Gennemgå dagsorden, for at få det fulde omfang af mødet. Tilføj noter til afklaring. Gennemgå handlinger, beslutningsforslag, stemmer og beslutninger for klarhed., Rediger posten, så referaterne er kortfattede, klare og lette at læse.
det er bedre at vedhæfte mødeuddelinger og dokumenter, der blev henvist til under mødet, til den endelige kopi i stedet for at opsummere indholdet i protokollen.
Trin 4: signering, arkivering og delings minutter
Når dine mødereferater er fuldt skrevet, er du ansvarlig for at gøre dem officielle ved at få bestyrelsessekretæren til at underskrive dem. Din organisation kan også kræve præsidentens underskrift.,
som en del af at vide, hvordan man tager minutter til et bestyrelsesmøde, skal du altid følge din organisations vedtægter og protokoller til opbevaring af minutter. Det er en god ide at have sikkerhedskopier enten på tryk, en harddisk eller (bedste tilfælde) en bestyrelsesportal.
sekretæren har også ansvaret for at dele minutter. Sørg for, at præsidenten har godkendt protokollen, før han deler på tryk eller online.,
- Manglende dokument beslutningsdygtig
- Tvetydig beskrivelse af bestyrelsens handlinger
- Herunder oplysninger, der kan skade bestyrelsen i juridisk forstand
- Langvarige forsinkelser i forbindelse med leveringen minutter efter et møde
- Forsinkelser i forbindelse med godkendelse af referat fra sidste møder-mangler fejl
- Ikke-fil og administrere dokumenter
- Ikke at få dokumenter, der er underskrevet, så de tjener som officiel og juridiske sammenhænge
Altid være opmærksomme på, at formålet med at tage referat er at afspejle de reelle hensigter af bestyrelsen, og at de er en officiel og juridiske sammenhænge., I betragtning af bredden af detaljer og kompleksitet af processen i forbindelse med korrekt dokumentation af mødereferater, ved at lære at tage minutter til et bestyrelsesmøde, finder mange organisationer, at brug af et værktøj, såsom board portal soft .are, hjælper med at gøre dette arbejde lettere og mere effektivt og i sidste ende hæver organisatoriske præstationer. Så alvorlig som jobbet er, er opgaven med at tage og forberede minutter en givende og opbyggende oplevelse.