du Skriver Business Notater
HVAD ER EN BUSINESS MEMO?
et forretningsnotat er et kort dokument, der bruges til at transmittere information inden for en organisation. Memoer er karakteriseret ved at være korte, direkte og let at navigere. De er mindre formelle end breve, men bør opretholde en professionel, kortfattet stil. Ofte er formålet med et forretningsnotat todelt: at identificere et problem og foreslå en løsning. Andre gange, memoer kan give eller anmode om faktuelle oplysninger.,
business memoer er designet til at rumme travle læsere, der ønsker at finde de oplysninger, de har brug for fra notatet hurtigt og nemt. I at skrive en virksomhed memo, skal du strukturere dine memo til at rumme tre typer af læsere:
- De, der læser kun executive summary
- De, der skimme hele memo til de vigtigste punkter, og et par detaljer om de er interesserede i
- De, der læser hele dokumentet for at støtte sin store krav eller anbefalinger
huske på, at disse læsere kan have forskellige formål i at læse notatet., Ofte skal læserne træffe beslutninger om politik og handling baseret på anbefalingerne. Andre ønsker måske at få specifikke oplysninger (beviser), der er nødvendige for at forstå og retfærdiggøre beslutninger om politik og handling. Læsere kan også ønsker at få en fornemmelse af din faglige evner og dømmekraft.
Når du bestemmer formålet og publikum for dit memo, skal du spørge dig selv: Hvem er den tilsigtede modtager af dette memo? Hvad vil jeg have modtageren til at gøre efter at have læst notatet? Hvilke oplysninger vil modtageren være på udkig efter i notatet?, Disse slags spørgsmål hjælper med at guide dit indhold, struktur og stilvalg.
hvordan skriver jeg en effektiv business MEMO?
Som nævnt ovenfor er et effektivt forretningsnotat kort, direkte og let at navigere. De følgende fem skrivestrategier hjælper læserne med at navigere i forretningsnemoer nemt og hurtigt:
- Præsenter hovedpunktet først. Indeværende må være den allervigtigste retningslinje omkring den opbygning og indhold i memos. Læsere bør hurtigt forstå indholdet og betydningen af notatet., Hvis læserne har et spørgsmål eller et problem, vil de gerne vide svaret eller løsningen med det samme—hvis læserne ønsker mere information, kan de fortsætte med at læse. Med andre ord skal understøttende detaljer følge hovedpunktet eller konklusionen, ikke forud for det.
- opretholde en professionel, kortfattet stil. Stilen på din skrivning skal være passende for dit publikum: i dette tilfælde er dit publikum din chef, dine kolleger eller begge dele. Så din stil skal være professionel, ligetil, hjertelig og let at læse. For at opnå en sådan stil skal du bruge korte, aktive sætninger., Undgå jargon og prætentiøst sprog. Oprethold en positiv eller neutral tone; undgå negativt sprog, hvis det er muligt. Ud over at gøre notater lettere at læse, forbedrer en professionel skrivestil også forfatterens troværdighed.
- Opret en meget specifik emnelinje for at give læseren en øjeblikkelig ide om memoets (eller meddelelsens) emne og formål. Emnelinjen skal orientere læseren til emnet og formålet med notatet og give en praktisk reference til arkivering og hurtig gennemgang., Antag, for eksempel, at du skrev for at anmode om tilladelse og finansiering til en forretningsrejse. Du vil undgå en generel emnelinje som “Publisher’ s Convention” eller “Trip to a .p Conference” til fordel for noget mere specifikt som “Re .uest for funds: a .p conference.”Det sidste eksempel ville fortælle læseren emnet, og hvad hun blev bedt om at gøre ved det.
- Giv et resum or eller en oversigt over hovedpunkterne, især hvis notatet er mere end en side., Ofte omtales som et resumé, det første afsnit af en lang memo eller en besked, du serverer disse funktioner:
- Præsenterer de vigtigste anmodning, henstilling eller konklusion
- Opsummerer derefter previews de vigtigste fakta, argumenter og beviser
- Prognoser strukturen og rækkefølgen af oplysninger, der præsenteres i den resterende del af det memo
- Gerne emnefeltet, executive summary giver en oversigt over formålet med og indholdet af memo. Læseren bruger den til at guide både en hurtig førstebehandling og efterfølgende hurtige anmeldelser.,
- brug formatfunktioner, såsom overskrifter, til at signalere struktur og guide læserne til de oplysninger, de søger. Overskrifter giver en oversigt over notatet, så læseren til hurtigt at se, hvad de store emner eller punkter er, og hvor man kan finde dem i notatet. Lav overskrifter parallelt med hinanden og så specifikke som muligt. Andre formatfunktioner, der signalerer struktur og guide læsere, inkluderer korte afsnit og tekstblokke, lister modregnet af indrykkninger, tal eller kugler, eller generøs brug af hvidt rum til at guide øjet.,
standard MEMO overskrift
selvom formatet for et memo kan variere fra en organisation til en anden, består standard overskriften af en række tydeligt mærkede linjer, der formidler vigtige oplysninger om memoets indhold og dets distribution., Følgende er standard-elementer i et notat header:
Dato: Den dato, hvor memo er fordelt
Til: person(er), til hvem det er primært behandlet
(til tider med job titel)
cc: Navn(e) på alle andre, der modtager en kopi
(til tider med jobtitel)
Fra: Navn på den forfatter, som regel efterfulgt af hans/hendes
håndskrevne initialer (nogle gange med job titel)
Emne: eller Re: Kortfattet redegørelse for de memo emne