det er aldrig let at skrive en kondolencenote—og det kan virke endnu hårdere, når du skriver en til en klient. Det er en kamp for at nå det rette niveau af følelser, sige noget meningsfuldt og være ægte. Jonglering alt dette for at skabe et par sætninger er svært!
afhængigt af hvor godt du og din klient kender hinanden, kan du sende en lille, billig sympati gavekurv eller en solid charcuterie og ost gavekurv med en personlig note., Hvis du ikke kendte den person, der døde, præsenterer dette et andet sæt udfordringer. Der er ingen gode minder at dele, ingen tidligere hjertevarmende historier at binde over.
Springe frem til disse afsnit:
- Trin 1: Forstå-Klient e-Mail-Etikette
- Trin 2: Vælg et Passende Motiv Online
- Trin 3: Start med at Skrive Din e-Mail
- Trin 4: Tjek Nogle Eksempel Kondolence-Beskeder til en Klient
- Trin 5: Sender Din Medfølelse
du Skriver professionel medfølelse bemærker selv, følger en stiv etikette kode., På nogle måder gør dette dem meget lettere at oprette, i modsætning til typisk kondolenceprotokol. Hvis du prøver at komme med den rigtige kondolencemail til en klient, her er nogle tip, du har brug for at vide.
Trin 1: Forstå Klientmailetikette
Der er et par ironclad-koder til klientmailetikette. Uanset hvilken type e-mail du sender, er en professionel tone altafgørende. Herunder søde emojis, slang, forkortelser og genveje virker ikke. Dette gælder også for en kondolencebrev. Du kan komme på tværs som flippant og ufølsom-selvom det er det sidste, du ønsker!,
at udtrykke det rigtige niveau af følelser er også vigtigt. At være tør og usympatisk er grusom. I denne vanskelige tid er støtte afgørende. Gå ikke ind i den anden ekstreme, enten. Melodramatiske niveauer af sympati er meget upassende.
Hvis du aldrig har mødt den person, der døde, kan det virke meget uhensigtsmæssigt. Gør ikke dit forhold, eller forbindelse til den afdøde, mere end det er.
Trin 2: Vælg en passende emnelinje
Hvad skal du lægge i emnelinjen i en kondolencemail? Det kan være fristende at lade det være tomt, hvis du ikke ved hvad du skal sige. At sende en e-mail med en tom emnelinje er uhøfligt, så modstå fristelsen. Undgå at være ordrige, enten. Som sædvanlig er kortfattet den bedste mulighed.
hvordan vil du kategorisere fokus for din e-mail? Det afhænger af, hvor godt du kender din klient. Hvis du ikke kender dem godt, skal du overveje kategorierne af lykønskningskortsektioner i supermarkedet., Du kan bruge disse kategorier til at udfylde emnelinjen i din e-mail. brug af et ord eller en sætning som ‘Kondolance’ eller ‘med sympati’ er gode muligheder. Hvis du kendte klienten eller den afdøde godt, er en mere personlig mulighed bedst. Prøv noget som ‘så ked af dit tab ‘eller’triste nyheder’. Enhver af disse valg er passende emnelinjer.
Trin 3: Begynd at skrive din e-mail
valg af hvad man skal sige vil hjælpe med at indsnævre vildmarken af muligheder. Når du foretager disse valg, skal du huske den gyldne regel: Antag aldrig. Det er nemt at gøre, når man laver en kondolencebrev., Når man kæmper for noget at sige, er klicheer let.
Hvad hvis du skrev noget som “de er på et bedre sted nu “eller” Jeg er sikker på, at du vil savne dem meget?”Du har måske begået en række sociale Fau.pas i to korte sætninger.
Antag aldrig, at en persons tro eller forhold stemmer overens med din egen. Dette er især upassende i et kondolencekort. Fokus bør være på dem, aldrig dig.
Hvis de ikke troede på et efterliv, er den type kondolence meningsløs. Forudsat at din klient og den afdøde havde et positivt forhold, er det også en fejltagelse., Medmindre du er sikker på, at de havde et godt forhold, du kan meget vel sætte dig selv i en akavet situation. Doling ud rådgivning er også en professionel fejltagelse. Et kondolencekort er ikke stedet at give livsvisdom eller handle som om du ved, hvad de går igennem. Selv hvis du har lidt tab af nogen tæt på dig i fortiden, ingen ønsker en prædiken. At give råd er det sidste, en følelsesmæssig person har brug for. De har brug for støtte og empati, som er de to vigtigste mål for en kondolencemail.
Ved at undgå disse faldgruber er du godt på vej til en venlig kondolencemail., Professionel e-mail etikette favoriserer kortfattethed, herunder kondolence noter. Overvej hvad du forsøger at kommunikere.
de vigtigste mål er: at anerkende deres tab og smerte og tilbyde din støtte. Med disse mål kan du lave en e-mail uden at overskride faglige grænser. Nedenfor har vi lavet nogle eksempler, så du kan brainstorme en personlig version.
Trin 4: Tjek nogle eksempler Kondolensmeddelelser til en klient
Når du skriver kondolensmeddelelser, kan du bruge de brevskrivningsmetoder, der læres i skolen.,
Hvis du ikke kan huske noget overhovedet, ingen bekymringer! Vi har fået dig dækket med et par personlige muligheder, som du kan tilpasse, hvordan du ønsker.
- jeg hørte om tabet af din slægtning. Jeg er så ked af deres Bortgang. Vid, at du er i mine bønner i denne meget vanskelige tid.
- jeg vil gerne udtrykke min inderlige sympati for din slægtninges død. Mine tanker er med dig, og jeg er ked af dit tab.
- jeg var så ked af at høre om dit tragiske tab. Vær venlig at vide, at mine tanker og bønner er med dig lige nu., Jeg håber, at minder fra dem giver dig trøst.
- jeg hørte om din slægtninges bortgang. Dette må være en meget vanskelig tid for dig, og jeg er så ked af dit tab. Jeg holder dig i mine tanker.
- jeg vil gerne give min inderlige medfølelse for din slægtninges død. Tænker på dig i denne vanskelige tid.
- modtag min dybeste medfølelse i denne meget vanskelige tid. Jeg håber de minder, du har med din relative komfort dig. Jeg er så ked af dit tab, og jeg holder dig i tankerne.,
- jeg er så ked af at høre om din slægtninges bortgang. Jeg håber, du har mange familiemedlemmer og venner til at samles omkring dig i denne svære tid. Modtag venligst den dybeste medfølelse fra os.
- jeg er så ked af at høre om tabet af din slægtning. Jeg håber at dele minder med familie og venner er trøstende.
- jeg er så ked af den vanskelige tid, du skal opleve efter din slægtninges død. Holde dig i mine tanker og bønner, og jeg håber, at du har gode minder til at trøste dig.,
- jeg håber du finder trøst i gode minder i denne svære tid. Modtag min dybtfølte medfølelse i denne periode.
Trin 5: Send dine kondolanser
Når du har sendt en e-mail, er der et par muligheder. Du kan efterlade din kondolance i e-mail-formular, og ikke bringe det op igen. Hvis du ikke kender klienten, kan dette være mere passende end en mere personlig tilgang.
Hvis du har kendt klienten i lang tid, er andre veje dog mere passende., At lade din kondolance forsvinde i et tomt tomrum er en fejl for mange mennesker gør.
med det i tankerne skal du undgå at begå den samme fejl selv. Der er et par situationer, du kan finde dig selv i, at behovet for en beslutning om, hvordan du følger op med din medfølelse.
for eksempel, hvad hvis du ser dem personligt snart efter du sender din note? Du bør ikke undgå emnet som om du går på æggeskaller. De er opmærksomme på deres tab, og at foregive, at det ikke skete, favoriserer dig kun.
alligevel kan det være upassende at tilbyde en skulder at græde på., Du kan verbalt gentage indholdet af dit kondolencekort, når du møder dem. Dette kan erstatte en akavet samtale beat, så du behøver ikke at spørge, hvordan de laver. opfølgning er afgørende situationer, hvor du har noget konkret at tilbyde. For eksempel, hvis det var et familiemedlem, kunne du tilbyde at bringe dem måltider eller hjælpe med begravelsen. I dette tilfælde kan du dog spørge, hvordan de har det.
andre typer opfølgninger kan virke som om du presser dem til at svare på din e-mail. Selvfølgelig er dette den sidste form for pres, de har brug for lige nu!, Det er en bedre id.at gemme opfølgninger i et par uger eller måneder bagefter.
mange mennesker, der har behandlet tab, foretrækker muligvis tilstedeværelsen af et fysisk kort på deres skrivebord snarere end en e-mail. Disse påmindelser om, at andre tænker på dem, kan gøre hele forskellen. Overvej at sende et fysisk kort, også, og måske endda en sympati gave kurv, hvis du kendte din klient godt.
det kan være vanskeligt at sende en mindeværdig Note
at skrive en note, uanset om det er en kondolensmeddelelse til en ven, et familiemedlem eller en klient., At udtrykke sympati og omsorg, samtidig med at man opretholder en professionel tone, er svært. Ideerne ovenfor kan tjene som en stor jump-off punkt og give komfort til dine kunder.
Hvis du leder efter mere skrivehjælp, kan du læse vores vejledninger om, hvordan du skriver et professionelt takkebrev, og hvordan du beder om dødsfald.