Med alle de hatte, en virksomhed ejer, der skal bære, er det ikke altid let at vide, de bedste politikker for korrekt anvendelse af virksomhedens kreditkort af medarbejderne. Mange virksomhedsejere har lyst og behov for at oprette disse politikker, men mangler retningen om, hvordan man gør det.
både små og store virksomheder forsøger konsekvent at minimere udgifter i forbindelse med rejser og andre udgifter afholdt af medarbejdere til fordel for virksomheden., En af de bedste måder at skære ned unødvendige medarbejderudgifter er ved at oprette medarbejder kreditkort skik politikker. For at reducere misbrug af virksomhedens kreditkort indebærer dette, at der fastlægges regler og regler for, hvordan erhvervskreditkortet skal bruges.
følgende tip giver indsigt i, hvordan virksomheder effektivt kan oprette medarbejdernes kreditkortpolitikker.
kortholderens ansvar
Hvis en virksomhed udsteder kreditkort til sine ansatte, skal den implementere et sæt regler, der styrer kortets brug., Medarbejderne skal holdes ansvarlige for kortets sikkerhed samt privatlivets fred for alle oplysninger relateret til virksomheden. Virksomheden har brug for at kommunikere kredit udgifter grænser, aktiviteter betragtes overtrædelser af brug og konsekvenser for at bruge kortet uhensigtsmæssigt. Medarbejdere skal sikre, at kortet opbevares på et sikkert sted, sørg for, at kortkontoen er fri for svigagtige aktiviteter, og kortets nummer holdes privat. Virksomheden skal også oplyse, at business kreditkort kun skal bruges af medarbejderen og ikke nogen anden person.,
stavning af udgiftsgrænser
virksomheden bør fastsætte regler og retningslinjer, der dikterer aktiviteter eller transaktioner, hvor kreditkortet skal bruges. I de fleste tilfælde bør udgifterne begrænses til specifikke medarbejders behov for bestemte opgaver eller rejser. Hver afdeling skal have sine egne udgiftsgrænser, og de skal tilføjes og synkroniseres med afdelingens samlede udgiftsbudget. Som virksomhed er det godt at informere hver medarbejder om udgiftsgrænserne på udstedelsestidspunktet., Derudover bør enhver medarbejder ikke overskride denne grænse, og hvis man gør det, skal de dække eventuelle gebyrer for over-the-limit. Endelig bør selskabets kreditkort aldrig bruges til kontant forskud.
regelmæssig Brugsrapport
virksomheden har brug for en proces for at holde medarbejderne ansvarlige for virksomhedens kreditkortbrug. Ved udgangen af hver måned skal medarbejderne indsende en detaljeret rapport over alle gebyrer, kvitteringer og gældende regnskabskoder., Hver medarbejder skal sikre, at de vedhæfter udgiftsindtægterne til den månedlige opgørelse, inden de indsendes til virksomheden til verifikationsformål. Alle disse skal gøres til tiden for at undgå forsinkede betalinger. Dermed vil sikre, at selskabet overvåger sine månedlige udgifter med lethed og revision bliver enklere.
ingen brug af kort på individuelle udgifter
virksomheden bør være meget streng med brugen af medarbejderens kreditkort, idet ingen har lov til at bruge det til personlige udgifter., Kort sagt bør brugen af kortet begrænses til forretningsrelaterede aktiviteter. Definitionen af personlig brug er i dette tilfælde en udgift, der ikke er relateret til driften af virksomheden. Virksomheden skal have specifikke konsekvenser for enhver medarbejder, der bruger kortet til sine egne personlige udgifter.
Brugsanmeldelse
Hvis en virksomhed udsteder medarbejderkreditkort, anbefales det at foretage en gennemgang af hver medarbejders brug hver måned., Gennemgangen af kortet skal foretages af medarbejdernes nærmeste vejleder sammen med et medlem af virksomhedens regnskabsafdeling. Medarbejderens vejleder skal sikre, at brugen af kortet er begrænset til, hvad det var beregnet til. Derudover skal regnskabsafdelingen kontrollere, om alle kvitteringer og andre udgiftsdokumenter, der er indsendt af medarbejderen, er autentiske.
derudover skal virksomheden have en politik for håndtering af omstridte gebyrer og personale, der skal håndtere annullering af kort for afsluttede medarbejdere.,
alle virksomheder, der bruger firmakreditkort til deres personale, skal have en klar, effektiv og detaljeret politik for medarbejdernes kreditkort for at afværge medarbejdernes misbrug af kortet. Det kan undgå problemer eller misforståelser og forhindre flaskehalse, hvis en medarbejder har brug for arbejdsrelaterede udgifter og ikke har nogen anden betalingsmetode.,