Lista de categorías de gastos comerciales del IRS [+Hoja de trabajo gratuita]

debido a la gran cantidad de industrias que existen, es imposible enumerar todos los gastos comerciales. Sin embargo, hay una lista completa de las categorías comunes de gastos comerciales del IRS aplicables a la mayoría de las empresas. Además, la racionalización del proceso de seguimiento de los gastos de su negocio se asegurará de que no se pierda ninguna deducción de impuestos.

el software de contabilidad como QuickBooks puede ayudarlo a administrar los gastos de su negocio durante todo el año., Con QuickBooks, puede realizar un seguimiento de todos los gastos de su negocio tomando una instantánea de los recibos con la aplicación móvil o conectando sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks. Regístrese para obtener su prueba gratuita de 30 días de QuickBooks para que pueda ver lo fácil que es realizar un seguimiento de todas las finanzas de su negocio.

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Qué es una categoría de gastos comerciales

una categoría de gastos comerciales es una forma organizada de agrupar los gastos con fines de declaración de impuestos., Es importante saber qué tipo de gastos están incluidos o no en una categoría para aplicar las reglas apropiadas cuando se trata de deducirlos en su declaración de impuestos.

en lugar de proporcionar una lista maestra que incluye todo lo que una empresa puede deducir, el IRS ha definido un gasto comercial como el cumplimiento de dos requisitos:

incurrido en un comercio o negocio: un comercio o negocio debe estar motivado por ganancias. Debe planificar y tener la capacidad de obtener un beneficio, incluso si ese beneficio nunca se produce realmente., Si el IRS no cree que alguna vez tuvo la intención de obtener ganancias, la agencia llamará a su negocio un pasatiempo y rechazará sus gastos.
ordinario y necesario: según el IRS ,» un gasto ordinario es uno que es común y aceptado en su comercio o negocio. Un gasto necesario es uno que es útil y apropiado para su comercio o negocio.»

uno de los recursos más completos sobre qué son los gastos comerciales, las calificaciones que se deben cumplir y lo que es y no es deducible es IRS Pub 535: gastos comerciales., También hemos adjuntado una hoja de cálculo de los gastos comerciales y su tratamiento.

descargue su copia gratuita de nuestra hoja de cálculo de categorías de gastos comerciales., Esta lista es una gran guía de referencia rápida que muestra la siguiente información:

Una lista de las categorías de gastos comerciales más comunes
Ejemplos de qué tipo de gastos comerciales son deducibles en cada categoría
Ejemplos de gastos comerciales no deducibles por categoría
El formulario de impuestos que debe completar para reclamar la deducción

35 categorías de gastos comerciales deducibles del IRS

como se mencionó, es imposible cubrir cada tipo de negocio deducible gastos., Sin embargo, hemos seleccionado las categorías de gastos comerciales más comunes identificadas por el IRS. A continuación, encontrará una descripción detallada de lo que se incluye en cada categoría de gastos comerciales y cómo calificar para la deducción de impuestos.

1. Salarios de los empleados: puede deducir los salarios brutos, el salario, los bonos de comisión u otra compensación pagada a sus empleados. Esto incluye los salarios pagados a un cónyuge o hijos, siempre que hayan prestado servicios para su negocio, la cantidad sea justa y los pagos se hayan realizado a través de la nómina.

2., Gastos de educación de los empleados: los pagos hechos a los empleados para el reembolso de la matrícula, libros y otros materiales son deducibles.

3. Beneficios para Empleados: Los pagos realizados en nombre de los empleados para cubrir los siguientes programas son deducibles de impuestos:

planes de accidentes y de salud
asistencia para la adopción
planes de cafetería
asistencia para el cuidado de dependientes
seguro de vida

4. Pagos de alquiler o arrendamiento: los pagos realizados para alquilar espacio de oficina, equipo, un almacén para inventario y suministros, o los pagos de alquiler de vehículos son deducibles de impuestos., Un negocio del Anexo C (o propietario único) no puede alquilar una propiedad del propietario del negocio. Sin embargo, una corporación S (S-corp) o una corporación C (C-corp) puede alquilar una propiedad de los accionistas siempre y cuando la cantidad sea justa.

5. Impuestos por Propiedad comercial arrendada: los impuestos pagados a un arrendador sobre el espacio de oficina arrendado, el equipo y los vehículos utilizados para fines comerciales son un gasto comercial deducible.

6., Intereses comerciales sobre la deuda para comercio o negocio: los pagos de intereses realizados sobre todos los préstamos, líneas de crédito y otros pasivos incurridos por su comercio o negocio son deducibles de impuestos. Los intereses sobre la deuda del impuesto sobre la renta, los préstamos con respecto al seguro de vida y los intereses sobre tarjetas de crédito personales y préstamos no son gastos comerciales deducibles. A partir de 2018, hay una limitación en el gasto de interés Deducible Máximo, pero la limitación solo se aplica si sus ingresos brutos anuales promedio de los tres años anteriores son superiores a $25 millones.

7., Impuestos sobre la nómina: los impuestos sobre el empleo pagados en nombre de sus empleados son un gasto comercial deducible. Esto incluye el Seguro Social y Medicare, así como los impuestos de desempleo federales y estatales.

8. Impuestos especiales: si compra alcohol, tabaco o combustible para su negocio, es posible que deba pagar impuestos especiales. La buena noticia es que puede deducir los impuestos especiales en su declaración de impuestos. Para obtener más información sobre cómo funcionan los impuestos especiales, consulte nuestra guía de impuestos especiales.

9. Impuestos sobre la propiedad Personal: los impuestos sobre la propiedad personal pagados sobre la propiedad comercial son deducibles., «Personal» en este contexto se refiere a los bienes que se pueden retirar de la empresa sin dañarla, a diferencia de los bienes inmuebles. Algunos ejemplos de bienes personales son el mobiliario de oficina y la maquinaria y el equipo.

10. Primas de seguro: las primas pagadas para proteger su negocio contra pérdida o robo son gastos de negocio deducibles., Esto incluye, pero no se limita, a lo siguiente:

desastres naturales como huracanes, terremotos e inundaciones
deudas incobrables de negocios
seguro de responsabilidad
negligencia
seguro de compensación de trabajadores
seguro de vida
seguro en vehículos utilizados para negocios

11. Seguro de salud para trabajadores por cuenta propia: si trabaja por cuenta propia, los pagos realizados por seguro médico, dental y de cuidado a largo plazo calificado para usted, su cónyuge y sus dependientes son deducibles., Las primas no son deducibles en el Anexo C como otros gastos comerciales, sino en el Formulario 1040, Anexo 1, línea 16 como un ajuste a los ingresos.

12. Costos de inicio de negocios y costos organizacionales: los costos incurridos para poner en marcha su negocio son gastos comerciales deducibles. Durante el primer año, puede deducir hasta 5 5,000 por costos de inicio y 5 5,000 por costos de organización. Cualquier cantidad de más de 5 5,000 puede ser amortizada durante un período de 15 años.

13., Deudas comerciales incobrables: si utiliza la base contable de acumulación, registra los ingresos tan pronto como se proporciona un servicio y el cliente le debe dinero. Si más tarde no puede cobrar al cliente, puede deducir la cantidad como una deuda incobrable comercial. Las empresas que utilizan la base de efectivo de la contabilidad no registran los ingresos hasta que se recibe el efectivo, por lo que nunca tienen deudas incobrables. Para obtener más información sobre los métodos de contabilidad, consulte nuestra guía de métodos de acumulación vs efectivo.

14., Viajes, comidas y alojamiento para los empleados: los reembolsos a los empleados por viajes, comidas y alojamiento para viajes de negocios son deducibles. Para saber cómo administrar los gastos de los empleados, consulte nuestra guía de gestión de gastos de los empleados.

15. Costos de publicidad y marketing: los gastos incurridos para promocionar su negocio son gastos comerciales deducibles. Esto incluye, pero no se limita a, tarjetas de visita, folletos, sitios web y tarifas pagadas a empresas como Constant Contact para enviar correos electrónicos promocionales.

16., Gastos de automóvil y camión: si usa su vehículo para negocios, puede deducir la porción que usa el vehículo para negocios, no para uso personal. Hay una tarifa de millaje estándar que puede usar, o puede deducir una parte de los gastos relacionados con el vehículo, como gasolina, reparaciones, lavado de autos y tarifas y peajes de estacionamiento. Para saber cómo calcular la deducción de su vehículo, consulte nuestra guía de deducción automática para obtener más detalles.

17. Contribuciones caritativas: una empresa puede deducir hasta el 50% de los ingresos brutos ajustados del propietario como contribuciones caritativas., Sin embargo, asegúrese de cumplir con las siguientes pautas:

Para contribuciones de $250 o más, debe obtener una carta de la organización que incluya el monto del regalo y si recibió o no bienes o servicios a cambio de la donación.
Los servicios voluntarios no son deducibles; sin embargo, puede deducir los costos incurridos durante el voluntariado, como los suministros comprados
Las millas incurridas durante el voluntariado son deducibles a 14 centavos por milla para 2019
Las donaciones de bienes, servicios o propiedades son deducibles

18., Cuotas de Club y Cuotas de Membresía: las cuotas de Membresía pagadas a la cámara de comercio y otras asociaciones profesionales/comerciales de las que usted es miembro son gastos comerciales deducibles. Tenga en cuenta que las tarifas pagadas por lo siguiente no son deducibles de impuestos:

Country clubs
Golf and athletic clubs
Hotel clubs
Sporting clubs
Airline clubs

19. Franquicia, marca comercial y nombre comercial: las tarifas pagadas para comprar una franquicia, marca comercial o nombre comercial son gastos comerciales deducibles de impuestos.

20., Asignaciones de gastos de entrevista: cualquier pago realizado en nombre de un posible empleado durante el proceso de entrevista son gastos comerciales deducibles. Esto incluye los gastos de viaje como el pasaje aéreo y el alojamiento para los candidatos que son de fuera de la ciudad, así como las tarifas de estacionamiento u otros costos. Las comidas también son deducibles hasta el 50% del costo.

21. Honorarios legales y profesionales: los pagos realizados a Abogados, Contadores Públicos Certificados (CPA), planificadores financieros u otros profesionales para su negocio son gastos comerciales deducibles.

22., Tarifas de preparación de impuestos: las tarifas pagadas a un preparador de impuestos para preparar su declaración de impuestos son deducibles de impuestos. Si prepara sus propios impuestos utilizando software de impuestos como TurboTax, las cantidades pagadas para comprar el software y presentar electrónicamente sus declaraciones de impuestos federales y estatales también son gastos comerciales deducibles.

23. Licencia y permisos: Los pagos de una licencia comercial, licencia de licor, licencia de agente de bienes raíces y otros permisos requeridos para su comercio o negocio son todos gastos comerciales deducibles de impuestos.

24., Sanciones y multas: las sanciones pagadas por el cumplimiento tardío o incumplimiento de un contrato son deducibles. Sin embargo, las sanciones y multas por violar una ley, como el exceso de velocidad o la presentación tardía de una declaración de impuestos, no son deducibles, incluso si están relacionadas con el negocio.

25. Reparaciones: las reparaciones menores de su oficina, como las fugas de pintura y plomería, son gastos comerciales deducibles. Sin embargo, las reparaciones mayores que aumentarán el valor de la propiedad deben capitalizarse y depreciarse. Por ejemplo, reemplazar un techo o un sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC).

26., Suscripciones: las suscripciones a revistas y revistas relacionadas con su negocio son deducibles de impuestos. Las suscripciones personales a revistas no son deducibles de impuestos.

27. Suministros y materiales: los suministros utilizados en su negocio son deducibles de impuestos. Esto incluye, pero no limitado a, los siguientes:

Papel
la Tinta de impresora
Bolígrafos, lápices y blocs de notas
artículos de Limpieza
Libros y manuales

28. Servicios públicos: los pagos realizados por electricidad, teléfono y gas para su espacio de oficina son gastos comerciales deducibles.

29., Teléfono: las tarifas mensuales de servicio pagadas por el servicio telefónico en un espacio de oficina comercial son deducibles de impuestos. Si usted tiene una oficina en casa, no se le permite deducir los cargos básicos de servicio telefónico e impuestos para la primera línea en su casa. Sin embargo, cualquier línea telefónica posterior agregada para uso comercial son gastos comerciales deducibles.

30. Activos depreciables: las compras realizadas para muebles, equipo y maquinaria generalmente deben depreciarse durante el número de años que se espera que duren., Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas podrán deducir el 100% de los muebles, equipos y maquinaria comprados desde 2018 hasta 2022 con el uso de la depreciación de bonificación o la Sección 179.

31. Pagos a contratistas 1099: los pagos realizados a contratistas independientes que proporcionan bienes y servicios a su negocio son deducibles de impuestos.

32. Oficina en casa: si tiene una oficina en casa, puede deducir 5 5 por pie cuadrado de espacio de oficina, hasta un máximo de 300 pies cuadrados., Si lo prefiere, puede deducir una parte de sus gastos reales del hogar en función del porcentaje que utiliza su casa para negocios. Esto incluye, pero no se limita a, lo siguiente:

Utilidades
impuestos inmobiliarios
seguros
interés hipotecario deducible

33. Regalos del cliente: puede deducir hasta 2 25 por cada regalo del cliente que compre. Esto puede incluir compras de tarjetas de regalo, cestas de regalo u otros artículos.

34., Educación continua: puede deducir los pagos de las cuotas de inscripción y los materiales para los seminarios y cursos a los que usted y sus empleados asisten como parte de los créditos de Educación Continua para su comercio o negocio.

35. Contribuciones al plan 401 (k): su contribución del empleador a los planes 401(k) del empleado es deducible de impuestos.

preguntas frecuentes (FAQs) sobre las categorías de gastos empresariales

hemos incluido respuestas a las preguntas más frecuentes sobre gastos empresariales.

¿qué se puede cancelar como gasto comercial?,

si bien el IRS proporciona alguna guía y una lista completa de gastos comerciales deducibles comunes, no hay manera de darle una lista de todos los gastos comerciales deducibles. En general, si un gasto es ordinario y necesario para realizar negocios, se puede cancelar como un gasto comercial.

¿qué no se puede cancelar como gasto comercial?

una buena regla general cuando se trata de lo que no se puede cancelar como un gasto comercial es cualquier cosa que se considere o se pueda interpretar como un gasto personal., Además, los siguientes gastos siempre son no deducibles:

penalizaciones y multas por violar una ley
pagos ilegales como sobornos
entretenimiento, incluso si están conectados con negocios como entretener a un cliente
cuotas de Club de campo

¿puede deducir los gastos de trabajo?

antes de 2018, los empleados podían deducir el costo de los gastos relacionados con el trabajo que un empleador no reembolsaba. Para los años 2018 y posteriores, los gastos comerciales de los empleados ya no son deducibles. Sin embargo, son deducibles por el empleador si reembolsan al empleado.,

Bottom Line

ahora que tiene una lista de verificación práctica que incluye las categorías comunes de gastos comerciales del IRS, una breve descripción y el formulario de impuestos que debe completar, es hora de que decida cómo rastrear los gastos durante el año. Le recomendamos que utilice software de contabilidad como QuickBooks Online. Tenemos un curso gratuito de QuickBooks que puede tomar para aprender a usar QuickBooks.

además de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio, puede realizar un seguimiento de los ingresos, cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, almacenar recibos digitales y ejecutar estados financieros detallados en solo unos pocos clics., Regístrese en QuickBooks para calificar para un descuento de hasta el 50 por ciento de una suscripción pagada; los planes comienzan en $25 por mes.

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