são importantes. Eles nos ajudam a priorizar—e lembrar-se de completar-tarefas importantes.você já foi ao Supermercado especificamente para uma coisa, e depois saiu com um carrinho cheio de tudo menos? Se deixares a tua lista de compras em casa, estás à mercê da nossa falível memória humana.como gestor de projecto, é necessário criar relatórios regulares sobre o estado do projecto para actualizar as partes interessadas sobre o progresso do projecto., E assim como no supermercado, não importa quantas vezes você cria um relatório de status do projeto, há uma chance de você esquecer algo se você não tem uma lista.
Para garantir que o seu semanalmente atualizações de status contém as informações essenciais a suas partes interessadas necessidade, criamos uma simples lista de verificação que você pode usar como um relatório de status de modelo:
Download da lista de verificação
vamos olhar para cada seção em mais detalhes, e explicar quais informações você deve incluir e como você deve estruturar o seu relatório., Também vamos explorar como o software de rastreamento de projetos pode ajudá-lo a criar seus relatórios de Estado de projeto.
Executive overview
a primeira secção do seu relatório sobre o estado do projecto é a visão de conjunto., Deve incluir uma panorâmica de alto nível do Estado do projecto, dividida em três partes:
1. Identificadores do projecto.
- Nome do projecto
- id/código do projecto
- Nome do gestor do projecto
- Data do relatório
pode parecer óbvio referenciar o nome do projecto e outros itens, mas sem os ter na sua lista, poderão ser fáceis de ignorar. Com exceção da data do relatório de Estado, os identificadores do projeto permanecerão na mesma semana a semana.
Including the date of the status report is very important: This helps establish an accurate project timeline.,2. Resumo dos progressos realizados. Esta secção deve incluir uma análise de alto nível dos objectivos globais do projecto e dos progressos realizados até à data. O projeto está no caminho certo, atrasado ou adiantado? Acabou ou está abaixo do orçamento? O resumo de progresso deve destacar quaisquer pontos que necessitem de atenção das partes interessadas – mesmo que esses pontos sejam também discutidos numa secção posterior do relatório de situação.3. Saúde geral do projeto e por cento completa., Esta secção deve indicar a saúde (ou de status do projeto) de vários itens do projeto:
Projeto de saúde pode ser representado visualmente, ao invés de incluir de forma narrativa, utilizando um determinado código de cores para representar o estado de cada item (como mostrado acima). Por exemplo:
- Green significa que o item está no caminho.
- Yellow means it is in trouble.vermelho significa que requer atenção imediata (e, muito provavelmente, intervenção das partes interessadas).,
recomendamos o estabelecimento de uma medida quantitativa para estatutos codificados por cores para melhor apresentar informações precisas. Sem isso, um stakeholder poderia interpretar mal um status amarelo, exagerando ou sub-reagindo e, assim, ajustando o projeto de volta ainda mais.
Definir amarelo para o orçamento para representar que o projeto é sobre o aprovado alocação de 5% a 15%., Se as projeções de orçamento são maiores do que um excesso de 15 por cento, o status seria vermelho.
percentagem completa deve ser introduzida como uma percentagem real mostrando o nível geral de conclusão do projeto (por exemplo, 50% para um projeto que está a meio caminho).
como o software de rastreamento de projetos pode ajudar: os painéis oferecem uma exibição ao vivo do desempenho da equipe e do progresso geral. Estas ferramentas capturam automaticamente os dados e organizam-nos num só lugar, o que poupa tempo e esforço aos gestores., Em sistemas de rastreamento de projetos baseados em nuvem, os painéis atualizam em tempo real à medida que o progresso é feito-o que significa que os usuários sempre têm a informação mais atual.
Esta visão geral do projeto tela contém vários itens que devem ser incluídos em seu resumo executivo: ícones coloridos para representar o status de itens importantes, o nome do ativo do gestor de projecto, e o projecto por cento concluída.,idealmente, este resumo executivo deve ser enviado às partes interessadas, à liderança sénior e à equipa do projecto numa base semanal. Para mais informações sobre o que incluir num relatório semanal de Estado do projecto, consulte o seguinte tutorial:
Marcos e prestações
uma imagem vale mil palavras, por isso use visuais sempre que possível., Você pode usar cores para representar o estado ou incluir um gráfico por cento completo, um gráfico Gantt, ou uma tabela mostrando progresso contra Marcos e prestações.
a segunda secção do seu relatório deve detalhar os progressos realizados no sentido de metas e resultados significativos (identificados durante o planeamento do projecto).os marcos são muitas vezes ligados à conclusão de um cliente entregável, bem como à faturação e faturação de meio projeto-por isso é importante para os stakeholders saber se as equipes estão no caminho para completá—los.,
em vez de escrever esta informação de forma narrativa, mostre o progresso da sua equipa com uma tabela simples (veja a imagem abaixo). Certifique-se de incluir:
- percentagem do marco do projeto completo: quanto progresso foi feito em tarefas individuais que levaram ao marco? Delinear quais as tarefas que foram concluídas e quais as que ainda estão por cumprir.
- início / fim planeado: estas são as datas iniciais definidas durante o planeamento do projecto para o trabalho que conduz a, e incluindo, este marco.,
- início/fim Actual: esta é a data actual em que o marco foi iniciado e concluído (se ainda estiver em curso, marque “data de conclusão” como TBD).
Como o software de rastreamento de projetos pode ajudar: gráficos Gantt são ferramentas chave de planejamento de projetos que dobram como ferramentas de rastreamento de projetos. Usando gráficos Gantt, você pode visualizar o cronograma do projeto, determinar as fases do projeto, e destacar Marcos chave—em seguida, acompanhar o desempenho da equipe e progresso para alcançá-los. Alguns sistemas têm o benefício adicional de permitir que os usuários para perfurar em detalhes de tarefa a partir do próprio gráfico.,
os detalhes da tarefa mostrados acima incluem um ícone” por cento completo”, o nome do membro da equipe responsável por completar a tarefa, e as datas em torno do início e conclusão da tarefa. A capacidade de aprofundar essas informações pode ser muito útil ao criar seus relatórios de Estado do projeto.
Issue, risk, and change management
Use o mesmo formato de relatório de Estado do projeto semana a semana, uma vez que isso permite comparações mais fáceis entre relatórios. O uso de um formato consistente é importante para o seu relatório como um todo, mas especialmente para esta seção—ele permitirá que as partes interessadas vejam, em um relance, quaisquer novas questões e riscos, e rapidamente detectar o que mudou sobre questões conhecidas e riscos.
a terceira secção do seu relatório deve fornecer uma actualização sobre quaisquer questões, riscos ou pedidos de alteração conhecidos que tenham sido identificados na semana anterior, e trazer à luz quaisquer novos.,
a detecção e gestão precoces dos riscos é essencial para a conclusão com êxito de um projecto. Esta secção do seu relatório de situação deve ser marcada. Deve abranger todos os esforços de gestão de Riscos, incluindo:
- questões em aberto: chamar a atenção para quaisquer novas questões do projecto desde o último relatório. Além disso, fornecer uma atualização de status sobre quaisquer questões previamente identificadas e suas estratégias de gestão.
- riscos abertos: reconhecer quaisquer novos riscos que tenham ocorrido desde o último relatório e apresentar o(s) Plano (s) de gestão para lidar com eles., Além disso, fornecer uma atualização sobre o plano de gestão de risco utilizado para lidar com os riscos existentes.
- Open change requests: realce any open change requests and next steps that need stakeholders’ attention-for example, extending the schedule or budget due to an increase in the project’s requirements.
Como o software de rastreamento de projetos pode ajudar:tanto relatórios e painéis podem ser úteis aqui. Os relatórios fornecem uma leitura estática das métricas-chave, tais como o ROI de um projeto, a utilização e disponibilidade de recursos, e questões/riscos abertos., Os painéis podem ser configurados com uma exibição ao vivo da mesma informação—na verdade, os usuários muitas vezes têm a opção de criar um relatório de Estado do projeto a partir do painel de instrumentos, exportando-o ou compartilhando-o com outros usuários.
O gerente de projeto painel, acima, tem sido personalizados para mostrar os riscos pelo cessionário, e para mostrar aberta de problemas e solicitações de mudança., A partir desta tela, os usuários podem exportar ou compartilhar o relatório de Estado do projeto diretamente com as partes interessadas (para acompanhar o relatório de Estado do projeto).
Team progress
os requisitos do projeto e as preferências dos stakeholders variam, mas a melhor regra para criar o seu relatório semanal de status é mantê-lo curto e simples (K. I. S. S.). Não se esqueça que este relatório de Estado do projeto é um instantâneo: seja claro e conciso, não excessivamente detalhado.,
a quarta e última secção do seu relatório devem medir a produtividade da equipa, comparando os progressos reais realizados na semana passada com os estimados no relatório de estado anterior.as equipas elogiam as realizações notáveis e chamam a atenção para tarefas incompletas. Uma boa maneira de estruturar esta secção é listar:
- tarefas agendadas para a semana passada: inclua todas as tarefas que a sua equipa estimou que poderiam completar.
- Tarefas completadas na semana passada: listar todas as tarefas que a sua equipa realmente completou.,
- tarefas agendadas para a próxima semana: quaisquer tarefas que não tenham sido completadas na semana passada deverão estar no topo desta lista. Depois disso, enumere as tarefas planeadas para a próxima semana.
Como o software de rastreio de projectos pode ajudar: a nossa adição favorita a esta secção é um relatório de Estado personalizado. Usando o software de rastreamento de projetos, você pode enviar uma mensagem semanal para os membros da equipe para enviar o seu resumo de status, realizações chave, e próximas tarefas para a próxima semana, e o sistema irá automaticamente reunir essa informação em formato de relatório.,
pode então condensar esta informação para as partes interessadas e inseri-la no relatório de Estado do projecto. Alternativamente, você pode optar por incluir o resumo mais detalhado como um anexo suplementar—o que seus stakeholders preferem.os próximos passos para os gestores de projectos os relatórios de Estado são uma parte crítica da sua estratégia de gestão das partes interessadas. A lista de verificação que incluímos aqui pode ser um bom ponto de salto ao desenvolver sua própria estratégia de comunicação.,
Aqui estão algumas takeways chave para lembrar enquanto você reporta aos stakeholders:
- não enterre o chumbo. Os padrões de leitura e os estudos de olho sugerem que as pessoas se concentram mais no topo do relatório de estado e esquimem o resto. Coloque a informação mais importante em seu resumo executivo e não deixe nenhuma surpresa no final.
- uma imagem vale mil palavras. Use gráficos, tabelas, cores e ferramentas de visualização de dados para ajudar a quebrar longas narrativas.
- consistência, consistência, consistência., Escolha um conjunto de métricas para medir o progresso e definir o sucesso ou o fracasso de iniciativas, e depois mantê-las. A coerência dos relatórios permitirá comparações mais fáceis e mais precisas entre relatórios.
- K. I. S. S. relatórios são uma foto instantânea, então mantenha suas atualizações de Estado curtas e simples. Venha preparado com informações adicionais se seus stakeholders pedir para expandir em algo, mas não enterrá-los com muita informação.
por último, as ferramentas de seguimento de projectos referenciadas neste artigo podem ser um trunfo enorme à medida que está a criar os seus relatórios., Se você está interessado em aprender mais sobre estes tipos de ferramentas, ligue para nossos especialistas em software de gerenciamento de projetos para uma consulta gratuita em (855) 998-8505.