Document management é o processo de manipulação de documentos de tal forma que a informação pode ser criada, compartilhada, organizada e armazenada de forma eficiente e apropriada. Como tal, aprender a criar um sistema de gestão de documentos é fundamental para as empresas.
para muitas empresas, o foco de um sistema de gestão de documentos é na organização e armazenamento de documentos. Eles querem ser capazes de armazenar documentos de uma forma organizada e segura que ainda permite que documentos sejam encontrados facilmente., Este artigo irá mostrar como criar um sistema de gerenciamento de documentos que faça exatamente isso.
the Challenge: Blinding Old and New
If you type “document management system” into any search engine, you’ll get long lists of document management “solutions,” many featuring software or apps that advertise the advantages of having a paperless office.
Software ou aplicativos de gerenciamento de documentos, no entanto, são projetados para melhorar o tratamento de arquivos eletrônicos pela sua empresa., O problema é que muitas pequenas empresas têm de lidar com uma mistura de dados antiquados em papel e em ficheiros electrónicos-e, em alguns casos, a proporção de dados em papel é muito maior.
uma solução para o problema de um ambiente de dados misto seria usar um sistema de imagem de documento para converter todos os documentos da sua empresa para forma eletrônica. Mas isto é demasiado caro e demorado para muitas pequenas empresas.,
a boa notícia é que você pode colocar o básico de um sistema de gerenciamento de documentos no lugar sem comprar qualquer software especial ou passando por imagens de documentos por atacado. O sistema não tem que ser complexo; você só tem que investir algum tempo em planejá-lo e implementá-lo.,
3 Passos para um Sistema de Gestão de Documentos
a criação de um sistema de gestão de documentos envolve três etapas:
- Criar um documento do plano de gerenciamento
- Implementar o documento do plano de gerenciamento
- Siga através de
O primeiro passo é o mais detalhado, então vamos explorá-lo ainda mais.
criar um plano de gestão de documentos
o primeiro passo envolve responder a estas quatro perguntas:
1. Quais são as regras para a criação de documentos?,facturas, cartas de aviso de pagamento, brochuras de vendas, correio electrónico, balanços, folhas de cálculo, relatórios—todas as empresas criam uma variedade de documentos no decurso da execução e do acompanhamento das actividades. E para manter as coisas organizadas, todas as empresas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.
- Existem modelos internos para alguns dos seus documentos comerciais normais, tais como cartas e facturas, e onde estão localizados?existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido?os novos documentos devem ser datados ou carimbados?,que procedimentos devem ser seguidos para a partilha ou revisão de documentos?
para algumas pequenas empresas, o único ponto que importa será onde os modelos de vários documentos empresariais estão localizados e como usá-los. Mas se a criação de documentos dentro do seu negócio envolve diferentes pessoas colaborando em, revisando ou atualizando documentos, você vai precisar passar algum tempo decidindo como essas coisas devem ser feitas para garantir eficiência e consistência.
2. Como vamos armazenar documentos?,
Existem custos associados ao armazenamento—o maior dos quais, para a maioria das pequenas empresas, é, provavelmente, o custo do tempo perdido, quando as pessoas estão à procura de documentos. Então a questão é: como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gestão de arquivos. É essencial um sistema claro e fácil de seguir.
também precisa de saber como irá arquivar os documentos. Como você vai lidar com arquivos que estão fora de data ou apenas pronto para ser movido para o descartável no seu sistema de gerenciamento de documentos?,
perto do início de cada ano, por exemplo, você deve passar pelos vários arquivos relacionados com o trabalho em seu computador, removendo aqueles que já não são atuais, e criando novas pastas marcadas por ano e assunto, movendo arquivos conforme necessário. Você pode fazer o mesmo com arquivos de papel; não é difícil remover documentos antigos de uma pasta de arquivo e criar um novo com “velho” no título. Alguns softwares oferecem opções de arquivamento automático.
3. Como obter documentos pode ser simplificado?,
esta questão é o coração do seu sistema de gestão de documentos. Em uma pesquisa realizada pela Leger Marketing para a Xerox Canadá, proprietários e gerentes de pequenas e médias empresas canadenses, em média, disse que custou US $2,152 por ano para gerenciar e armazenar documentos e cerca de uma hora por dia para procurar por esses documentos.
Mais uma vez, as boas práticas de arquivamento podem ir um longo caminho para resolver o problema. Se você fizer coisas como seguir consistentemente Convenções de nomenclatura rigorosas, por exemplo, documentos serão muito mais fáceis de encontrar.,
e se você é um proprietário único ou um proprietário de empresa com funcionários, você deve criar uma lista de locais de arquivos, que irá lembrar os usuários onde tipos particulares de arquivos ir—e onde encontrá-los. Lembre-se de incluir se o arquivo estará ou não no seu sistema de computador, um servidor interno, na nuvem, ou arquivado em um local físico, como um arquivo. Por exemplo, suponha que você use imagens, vídeos ou até mesmo fotos de papel em seu negócio., Uma entrada em sua lista de locais de arquivos pode ser:
- Digital de imagens/vídeo: computador (ou servidor)—unidade E:/photos-file no assunto apropriado pasta
fotos de Papel: armário 3—Fotos—alfa por assunto
de rede Compartilhada ou nuvem unidades devem ser rotulados de acordo com o conteúdo, como deve armário com gavetas.
4. Como podemos fazer e manter nossos documentos seguros?
a primeira linha de defesa para a segurança dos documentos é a segurança física das próprias instalações comerciais., Todos os negócios, mesmo os baseados em casa, precisam ter sistemas de segurança instalados.
as empresas também podem precisar ou querer investir em outros dispositivos de segurança, tais como barras de janelas, Câmeras de segurança ou serviços de patrulha. Você pode gastar todo o tempo que quiser criando senhas e criptografando arquivos em uma tentativa de proteger seus arquivos eletrônicos, mas não importa muito se alguém pode simplesmente entrar e roubar o seu computador.,o nosso (e durante o almoço, se ninguém é confiável presente)
Implementar e Acompanhar, Através de
Depois de ter criado o documento do plano de gestão, respondendo as perguntas acima, você está pronto para implementá-lo., Certifique-se de que toda a sua equipe sabe os detalhes do sistema de gerenciamento de documentos da sua empresa e que todos seguem os procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.
Você também terá que ter certeza de que todos os que acessam e usam documentos dentro de sua organização seguem através da nomeação consistente e armazenamento de documentos adequadamente. Verificação pontual numa base regular para testar se determinados arquivos podem ser facilmente encontrados e para proteger contra a inadimplência. Mesmo descuido ocasional pode despistar todo o sistema.,
pode configurar um sistema de gestão de documentos num dia, mas implementá-lo consistentemente ao longo do tempo será a chave para o seu sucesso. As recompensas são enormes-você vai economizar toneladas de tempo e ganhar paz de espírito.,