tomar bons minutos de reunião em uma reunião do Conselho de administração é um papel importante e cumprindo. As atas da reunião do conselho são mais do que uma contabilidade geral das discussões do Conselho; servem como um registro oficial e legal da reunião do Conselho de Administração. Os minutos são usados de várias maneiras, incluindo o acompanhamento do progresso, detalhando planos futuros e servindo como ponto de referência. Entre outras coisas, a sua acta de reunião deve refletir um registro de moções, votos e abstenções.,tomando minutos para uma reunião do Conselho de Administração – passo a passo
no seu papel de secretário, você essencialmente terá quatro passos envolvidos com a gravação de minutos efetivos para uma reunião. Você vai precisar passar um pouco de tempo planejando antes da reunião, tomar notas durante a reunião, e escrever um relatório formal após a reunião. Você também será responsável por arquivar e compartilhar as atas de cada reunião.,
Passo 1: Preparação para a reunião do Conselho de Administração
na aprendizagem de como tomar minutos de reunião para uma reunião do Conselho de administração, é importante notar que cada organização regista os seus minutos de forma um pouco diferente. Ter uma discussão com o presidente do conselho sobre quaisquer formatos atuais ou esperados que você deve usar. Reveja os minutos das reuniões passadas para usar como modelo. Peça ao presidente do Conselho uma cópia da agenda da reunião, incluindo os nomes de todos os participantes, incluindo convidados ou palestrantes.,
Passo 2: Fazer um registro da reunião do Conselho
a menos que a sua organização exija que você digite notas na reunião, você pode escrevê-las ou escrevê-las à mão. Usando um modelo de minutos de reunião forte pode ajudá-lo a manter minutos mais estruturados. As duas coisas mais importantes para saber quando entender como tirar minutos em uma reunião do Conselho de administração é Que informações gravar e como apresentá-lo.,eeting minutos
Como detalhe, as discussões durante a reunião do conselho é tão importante quanto certificando-se de incluir todas as informações que as marcas mostradas acima., Para cada item da agenda, escreva uma breve declaração de cada ação tomada pelo Conselho de administração, juntamente com uma breve explicação da fundamentação de sua decisão. Se houver argumentos extensos, Escreva um resumo sucinto dos principais argumentos.registar as discussões de forma objectiva, evitando observações inflamatórias e observações pessoais. Uma boa maneira de fazer isso é evitando adjetivos e advérbios sempre que possível. Verifique a sua língua para ter a certeza de que é clara, inequívoca e completa.tal como referido anteriormente, as actas são um registo oficial e legal da reunião do Conselho de administração., Num domínio jurídico, presume-se que as actas das reuniões são correctas e podem ser utilizadas como prova jurídica dos factos que relatam. Documentar as discussões do Conselho de administração para refletir com precisão as ações e intenções dos diretores. Os conselhos de administração têm responsabilidade legal, por isso mantenham a informação básica e a linguagem simples para evitar quaisquer complicações legais que coloquem a organização em desvantagem em qualquer processo legal. Usar nomes apenas quando gravar movimentos e segundos.,
Após a reunião, você vai querer escrever o registro formal quando tudo ainda está fresco em sua mente, então prepare o registro assim que possível após a reunião.
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Step 3: Writing the Official Record of Board Meeting Minutes
Review the agenda to gain the full scope of the meeting. Adicionar notas para clarificação. Rever ações, moções, votos e decisões por clareza., Edite o registro para que as atas sejam sucintas, claras e fáceis de ler.
é melhor anexar as anotações e documentos de reunião que foram referidos durante a reunião à cópia final, em vez de resumir o conteúdo na Ata.
Passo 4: Assinatura, arquivamento e partilha de minutos
Uma vez que os seus minutos de reunião são totalmente escritos, você é responsável por torná-los oficiais, fazendo com que o secretário da Diretoria assiná-los. A sua organização pode também requerer a assinatura do Presidente.,como parte do conhecimento de como levar minutos para uma reunião do Conselho de administração, você deve sempre seguir as regras e protocolos da sua organização para armazenar minutos. É uma boa idéia ter cópias de backup ou em impressão, um disco rígido, ou (na melhor das hipóteses) um portal de placa.o secretário também tem a responsabilidade de partilhar as actas. Certifique-se de que o presidente aprovou os minutos antes de compartilhar em impressão ou online.,
- Falha ao documento um quórum
- Ambíguo descrição da placa de acções
- Incluindo informações que poderiam prejudicar a placa em um sentido jurídico
- os Longos atrasos na prestação de minutos, depois de uma reunião
- Atrasos na aprovação de actas de reuniões anteriores-falta de erros
- Falha ao arquivo e gerenciar documentos
- Falha ao obter documentos assinados para que eles servem como uma forma legal e oficial de registro
Sempre ser consciente de que, a fim de fazer atas de reunião é para refletir as verdadeiras intenções do conselho de administração e que eles são um oficial e registro legal., Dada a amplitude dos detalhes e a complexidade do processo associado à documentação adequada das atas de reunião, ao aprender a tirar minutos para uma reunião de conselho, muitas organizações descobrem que a utilização de uma ferramenta, como o software do portal de bordo, ajuda a tornar este trabalho mais fácil e eficiente, e, em última análise, eleva o desempenho organizacional. Por muito sério que o trabalho seja, a tarefa de tomar e preparar minutos é uma experiência gratificante e edificante.