com todos os chapéus que um proprietário de negócio deve usar, nem sempre é fácil saber as melhores políticas para o uso adequado dos cartões de crédito da empresa pelos empregados. Muitos empresários têm o desejo e a necessidade de criar estas políticas, mas não têm a orientação sobre como fazê-lo.ambas as pequenas e grandes empresas tentam sempre minimizar as despesas relacionadas com viagens e outras despesas incorridas pelos empregados em benefício da empresa., Uma das melhores maneiras de reduzir as despesas desnecessárias de funcionários é através da criação de políticas de uso de cartão de crédito empregado. Para reduzir o uso indevido do cartão de crédito da empresa, isso implica estabelecer regras e regulamentos sobre a forma como o cartão de crédito comercial deve ser utilizado.
as seguintes dicas oferecem uma visão sobre como as empresas podem efetivamente criar políticas de cartão de crédito dos empregados.
responsabilidades do titular do cartão
Se uma empresa emite cartões de crédito aos seus empregados, tem de implementar um conjunto de regras que regem a utilização do cartão., Os funcionários devem ser responsabilizados pela segurança do cartão, bem como pela privacidade de qualquer informação relacionada à empresa. A empresa precisa comunicar limites de gastos de crédito, atividades consideradas violações de uso e repercussões para a utilização do cartão de forma inadequada. Os funcionários devem garantir que o cartão é mantido em um local seguro, certifique-se de que a conta do cartão está livre de atividades fraudulentas e o número do cartão é mantido privado. A empresa deve também declarar que o cartão de crédito comercial deve ser utilizado apenas pelo empregado e não por qualquer outro indivíduo.,
soletrar limites de despesa
a empresa deve estabelecer regras e orientações que ditem actividades ou transacções em que o cartão de crédito deve ser utilizado. Na maioria dos casos, as despesas devem limitar-se às necessidades de trabalhadores específicos para determinadas tarefas ou viagens. Cada departamento deve ter seus próprios limites de gastos, e eles devem ser adicionados e sincronizados com o orçamento geral de despesas do Departamento. Como empresa, é bom informar cada empregado sobre os limites de gastos no momento da emissão., Além disso, todos os empregados não devem exceder este limite e, se o fizerem, devem cobrir quaisquer taxas acima do limite. Por último, os cartões de crédito da empresa nunca devem ser utilizados para adiantamentos de tesouraria.
relatório de Utilização Regular
a empresa precisa de um processo para manter os empregados responsáveis pela utilização do cartão de crédito da empresa. No final de cada mês, os empregados devem apresentar um relatório detalhado de todos os encargos, recibos e códigos contabilísticos aplicáveis., Todos os empregados devem assegurar-se de que anexam as receitas das despesas à declaração mensal antes de serem apresentadas à empresa para fins de verificação. Tudo isto tem de ser feito a tempo de evitar atrasos de pagamento. Fazendo isso irá garantir que a empresa monitora seus gastos mensais com facilidade e auditoria torna-se mais simples.
nenhuma utilização de cartões em despesas individuais
a empresa deve ser muito rigorosa na utilização do cartão de crédito dos empregados, na medida em que ninguém está autorizado a usá-lo para despesas pessoais., Em suma, a utilização do cartão deve limitar-se a actividades relacionadas com o negócio. A definição de uso pessoal, neste caso, é uma despesa não relacionada com o funcionamento do negócio. A empresa deve ter consequências específicas para qualquer empregado que use o cartão para as suas próprias despesas pessoais.
revisão da utilização
Se uma empresa emitir cartões de crédito dos empregados, recomenda-se a realização de uma revisão da utilização de cada empregado a cada mês., A revisão do cartão deve ser feita pelo supervisor imediato dos empregados, juntamente com um membro do Departamento de contabilidade da empresa. O supervisor do empregado deve garantir que o uso do cartão é limitado ao que foi destinado. Além disso, o departamento de contabilidade deve verificar se todos os recibos e outros documentos de despesas apresentados pelo empregado são autênticos.
adicionalmente, a empresa precisa de ter uma política de como lidar com as taxas disputadas, e a equipe designada para lidar com o cancelamento de cartões para os empregados despedidos.,todas as empresas que utilizam cartões de crédito corporativos para o seu pessoal devem ter uma política clara, eficaz e detalhada de cartão de crédito do empregado para evitar qualquer uso indevido do cartão pelos empregados. Ele pode evitar problemas ou mal-entendidos e evitar estrangulamentos no caso de um empregado precisa incorrer em despesas relacionadas com o trabalho e não tem outro método de pagamento.,