Quando você estiver encarregado de criar uma política da empresa, é tentador tapa algo juntos e chamá-lo bom. Mas sua política tem o poder de afetar decisões futuras tomadas por viajantes, gerentes e administradores.
ele pode ajudá-lo a consolidar a sua viagem da empresa, tornando mais fácil de relatar e acompanhar, ou pode falhar em afetar o comportamento em tudo., estamos iniciando este guia com uma introdução ao que é uma política de viagens corporativas e o que ela pode fazer pela sua empresa. Em seguida, vamos entrar em detalhes com alguns tópicos e recursos importantes: Melhores Práticas, Dicas de Escrita, um modelo de política personalizável, como alcançar a quase total conformidade, como gerenciar aprovação de viagem usando tecnologia, até mesmo como automatizar o processo de reserva de viagens de negócios.o que é uma política de viagens?,
uma política de viagens é essencialmente as regras e procedimentos de uma empresa que descrevem como os seus empregados devem aprovar, reservar e despesas de viagem para fins comerciais. As Políticas de viagens corporativas são geralmente criadas pelo Gestor Financeiro e pelo gestor de viagens e normalmente delineiam coisas como, se um empregado pode voar classe de Negócio, quantas semanas de antecedência devem reservar suas viagens, ou se existem certas precauções que os funcionários devem tomar quando viajam sozinhos.,processo de aprovação de viagens que excedem as limitações típicas processo de reembolso
processo de avaliação de viagens seguro de viagem Carrier
claramente, uma política de viagens não é apenas sobre o momento da reserva., Ele também controla tantos aspectos das viagens e afeta funcionários em muitos departamentos diferentes. por que criar uma política de viagens de negócios?orientações claras significam equidade para todos.as Políticas de viagens não são apenas Regras, Regras, Regras. Eles não devem causar frustração e rolamentos de olhos. Em vez disso, as Políticas de viagens podem impactar positivamente tanto viajantes e Negócios. Aqui está como:
benefícios para os viajantes
- flexibilidade e autonomia para reservar suas próprias viagens dentro das diretrizes
- segurança em primeiro lugar!, (Viajantes paradeiro são registadas)
- Reduzir a confusão e problemas com reservas de viagens
Benefícios para a empresa
- Reduzir os picos de despesas de viagem e controle de ganho
- Reduzir o atrito e frustração sobre as despesas e reembolsos
- Aumentar a equidade e a promover uma positiva cultura da empresa
o Que deve ser incluído em uma política de viagens corporativas?a Política de viagens da sua empresa será afectada pela forma como a sua empresa viaja, quem viaja e porque viaja. No entanto, há algumas coisas que precisam estar na política de qualquer empresa.,
é essencial incluir o seu processo de reserva aprovado e ferramenta. Você quer viajantes para reservar com uma plataforma de viagens de negócios para que você possa consolidar o seu gasto? Você quer que os viajantes reservem para si mesmos dentro da política ou você quer que um gerente de escritório para reservar todas as viagens?
Sua política também deve listar claramente o que as compras podem ser gastas e o que não pode, Dessa forma seus viajantes não compram sem saber algo que eles não serão reembolsados ou adicionar despesas desnecessárias ao seu cartão corporativo.,
a Política de viagens também é um lugar inteligente para colocar suas despesas e processo de reembolso. Desta forma, os viajantes têm uma razão para verificar a Política.
E finalmente (mas certamente não de menor importância), você precisa incluir todas as informações de segurança que os viajantes precisam. O que devem fazer em caso de emergência enquanto estão fora? Quem devem contactar para diferentes tipos de emergências? Qual é o seguro disponível para eles?
para mais detalhes sobre tudo o acima, veja nossa página Modelo e seção sobre como escrever uma política.,
desafios comuns com políticas de viagens
provavelmente, você não quer que sua política de viagens para coletar poeira literal ou virtual. Infelizmente, muitos deles têm. Aqui estão alguns problemas comuns com documentos de política de viagem., as Políticas de viagens são difíceis de entender.ninguém as lê ou se lembra delas. as Políticas de viagens não são aplicadas usando tecnologia. as Políticas de viagens são consideradas excessivamente burocráticas.72% das empresas não cumpriram o nível desejado de cumprimento da Política de viagens.50% ou mais das reservas de hotéis estão fora da política empresarial.,
algumas destas questões podem ser resolvidas simplesmente por ter uma política que reflete com mais precisão as necessidades do negócio e dos viajantes. Por exemplo, se metade das viagens não são compatíveis, o problema pode ser que o seu orçamento padrão de viagem não reflete os preços de viagem atuais ou demandas. A natureza do seu negócio pode exigir muitas reservas de viagem de última hora, mesmo que estes são contra a Política.
além de uma política realista, a melhor coisa que um negócio pode fazer é ter uma política que seja praticável e implementável usando a tecnologia., Um wiki ou word doc ou PDF simplesmente não vai cortá-lo. você precisa de uma política que vive dentro da sua tecnologia de reservas.
como inserir sua política no processo de reserva
porque um documento não pode afetar o que as pessoas compram, você precisa de tecnologia de reserva de viagens de negócios. Use uma ferramenta de reserva que inclui Políticas de viagens personalizáveis e workflows de aprovação. Desta forma, se uma viagem está sob política, o viajante ou administrador pode reservá-lo. Se não, uma notificação é enviada para o gerente apropriado ou para financiar (com base em suas configurações de aprovação para esse viajante ou departamento).,
agora nós estabelecemos o que é uma política de viagens e por que é importante, dê uma olhada nos outros aspectos deste guia. Este recurso online irá fornecer ajuda sobre as seguintes áreas de uma política de viagens corporativas:
- Como escrever uma política de viagens
- as Melhores práticas para políticas de viagens
- Uma viagem de modelo de diretiva
- Como melhorar a conformidade com a diretiva
- Como você pode automatizar uma política de viagens
