Tudo o que Você Precisa Saber Sobre Ordens de Compra

o Que É Uma Ordem de Compra?

um ponto de partida óbvio seria responder à demanda óbvia, o que é uma ordem de compra? Ordens de compra (POs) são documentos enviados de você, como comprador, para um fornecedor com um pedido de produtos ou serviços como uma ordem. Cada PO irá incluir um número para rastrear a ordem de compra em todo o sistema, bem como o tipo de item, quantidade, e acordado no preço., Ordens mais específicas incluirão mais detalhes, mas como regra geral, quanto mais informações você incluir, mais eficaz é o seu PO.

Aqui está um exemplo de um documento de pedido de compra:

Status Legal De Uma Ordem de Compra

os Compradores devem sempre comunicar claramente os pedidos aos fornecedores para reduzir ou eliminar a confusão quando o vendedor recebe o pedido de compra. Se os compradores alguma vez recusar o pagamento, o vendedor permanece protegido por causa do estatuto de contrato juridicamente vinculativo do documento., Para que o comprador tenha proteção semelhante, é importante ter uma confirmação da ordem de compra, ou aceitação da ordem, rastreada.a garantia de que você tem Termos e Condições robustos de pedido de compra cobrindo todos os cenários relevantes, incluindo detalhes como quando você pode cancelar uma ordem de compra, irá garantir limites claros para manter boas relações com seus principais fornecedores.como documentos legais alguns mutuantes comerciais usarão POs para referência ao fornecer assistência financeira à sua organização, isto é chamado de financiamento de pedido de compra.,

“A PO, uma vez aceite pelo vendedor ou fornecedor, é um contrato juridicamente vinculativo entre as duas partes.”

a diferença entre ordens de compra e faturas

compradores criam as ordens de compra, e vendedores criam as faturas. Os vendedores podem enviar uma fatura como forma de cobrar o pagamento – caso existam condições de pagamento específicas (líquido 30, líquido 60, FOB, etc.) ou pode enviar uma fatura com um saldo zero como forma de registrar que um pagamento foi recebido para a ordem.,tanto as encomendas como as facturas contêm informações semelhantes, como um endereço de facturação e um endereço de envio. As facturas referem normalmente o número da ordem de compra, com a adição de um número de factura para confirmar que ambos os documentos estão relacionados e correspondem entre si. Uma diferença fundamental é que os detalhes da ordem e outras informações técnicas incluídas na ordem de compra geralmente não estão incluídos na fatura.John, O comprador, recebeu a palavra que um departamento dentro de sua organização requer um novo conjunto de monitores para os computadores no escritório., Ele cria a ordem de compra que detalha a quantidade e os requisitos específicos para os monitores.a empresa responsável pela venda dos monitores recebe a encomenda. Uma vez que eles confirmam que são capazes de fornecer a ordem, eles aprovam o PO e pegar o pagamento, ou enviar a mercadoria com a expectativa de pagamento com base nas condições previamente acordadas de pagamento. Uma vez que o pagamento é recebido, o cumprimento da encomenda acontece e os monitores são enviados com a data de entrega e informações de rastreamento, e John recebe a fatura.,

A fatura ou confirma o pagamento que foi enviado antes da mercadoria enviada ou inclui a data de pagamento devido se o dinheiro não foi enviado primeiro. John verifica a fatura para se certificar de que ela coincide com a ordem de compra, em seguida, verifica o recibo para se certificar de que todos os itens encomendados foram recebidos, e o pagamento é apenas emitido para os itens encomendados e recebidos, em um processo conhecido como correspondência de três vias.as ordens de compra são muitas vezes confundidas com outros tipos de documentos., É importante compreender as diferenças entre ordens de compra e contratos, as diferenças entre ordens de compra e ordens de trabalho e as diferenças entre ordens de compra e ordens de venda.

rastreando as ordens de compra

é importante acompanhar as ordens de compra através de todo o processo de aquisição para garantir que você recebe os bens ou serviços que você encomenda e você só paga uma vez por estes itens., Um único comerciante ou pequena empresa pode começar com o rastreamento de pedidos de compra no excel, usando um formulário de pedido de compra modelo, ou ainda pior em um duplicado ou triplicado livro de ordens de compra. Quanto mais pessoas envolvidas e maior o volume de Op processadas multiplica o número de problemas que podem ocorrer. Um sistema de PO para pequenas empresas deve cobrir a necessidade básica de acompanhar todas as transações de compra e muito mais. Garantir uma pista completa de auditoria relacionada com cada compra, ao mesmo tempo em que se aplicam as melhores práticas de pedido de compra.,

uma capacidade de acompanhar e informar facilmente sobre todos os tipos de ordens de compra, incluindo ordens de compra cobertor, é uma obrigação de obter a visibilidade total em gastos. Ele também permite que os departamentos de finanças para simplificar o processo de reconciliação da ordem de compra e pagável. A visibilidade em todo o processo, incluindo um relatório de pedido de compra aberto automatizado, irá garantir que o tempo é salvo e nada é perdido ao faturar.a transformação Digital é um objectivo fundamental para muitas organizações e a transformação dos Contratos Públicos é uma parte fundamental desse objectivo maior., Um sistema de PO on-line irá rastrear as encomendas eletrônicas através de todo o processo. Você não precisa de um departamento de compras dedicado para sentir os benefícios da digitalização.

Por que as Ordens de Compra São Importantes para o Seu Negócio

Existem muitas organizações que não usam ordens de compra, porque eles se sentem como a burocracia é apenas um corte de estrada ou passo necessário no processo, porque eles têm constante relações de trabalho com os fornecedores. Quando as pequenas empresas ainda estão na fase de arranque, tendem a ter um processo de compra bastante orgânico que é simples e simples., Mas, à medida que a empresa cresce, e mais mãos são envolvidas do início ao fim, o processo muda à medida que as relações com os fornecedores crescem e evoluem com o tempo.

em um certo ponto no crescimento da empresa, as demandas de compra tornam-se mais complexas, urgentes ou específicas, o que significa que a comunicação pode se tornar difícil e deixar muito espaço para erro se as ordens de compra não são usadas, ou falta um certo nível de detalhe.

Se um comprador recebe a sua encomenda sem um número PO para referência, pode ser um incómodo descobrir onde o pedido correu mal., E nesse ponto, é provável que tanto uma fatura quanto o pagamento foram enviados – acrescentando mais complexidade à situação legal entre as duas partes.

a ordem de compra serve como um documento juridicamente vinculativo, fornecendo instruções claras ao vendedor e uma pista de auditoria que está disponível para referência quando as coisas correm mal.

por que você precisa automatizar o processo de pedido de compra

Se sua empresa está usando atualmente um sistema baseado em papel, é provável que você esteja criando muitos documentos., Muitas empresas processarão até sete documentos ao longo do ciclo de compra, incluindo requisições, ordens de compra, cotações, avisos de encomenda, mercadorias recebidas notas, recibos de embalagem e faturas. Isso é muito para manter o controle, e quando você considera que você tem que manter o controle de tudo isso para cada compra, confiar no papel torna-se um pouco avassalador. É necessária uma melhor gestão do pedido de compra.a boa manutenção de registos é essencial para a compra e a aquisição, mas os registos em papel podem facilmente ser perdidos, danificados ou destruídos., É mais difícil encontrar pedidos e compras duplicadas, faturas e transações em falta, o que custou a sua empresa tanto tempo quanto dinheiro. Sistemas baseados em papel também requerem o uso de um sistema de arquivo eficiente que é atualizado regularmente. Este sistema de arquivo ocupará um espaço considerável em um escritório, apenas crescendo ao longo do tempo, e levará horas de trabalho para manter e manter funcionando sem problemas.

automatizar o seu processo de pedido de compra com um software de pedido de compra, como o PurchaseControl digitaliza todo o processo de aquisição usando ordens de compra eletrônicas e outros documentos., Todos os documentos importantes são rastreados em um sistema centralizado com uma pista de auditoria para dizer a você quem toma as ações no documento. Além disso, você pode fazer upload de outros documentos para fornecedores e ordens de compra, tais como contratos anteriores, termos adicionais e horários de pagamento, para manter o controle de todas as informações do seu fornecedor e outros detalhes com facilidade.com automação de ordem de compra tudo é armazenado em um único sistema, o departamento de contas a pagar também beneficia, uma vez que se torna mais fácil para eles Converter ordens em faturas de pagamento, para um processamento de pagamento mais fácil.,

como integrar as ordens de compra na sua empresa

comece por avaliar como a sua empresa lida actualmente com a compra e depois considere como gostaria de controlar o que a sua equipa pode comprar e como eles processariam todo o processo de compra. Depois disso você será capaz de criar um sistema de pedido de compra que é adequado às necessidades de sua empresa.

requisições de compra e ordens de compra

Se a sua organização não está a usar as ordens de compra, é provável que não esteja a gerir o processo que os seus empregados seguem quando querem comprar algo., Ao mudar para um sistema de compra eletrônico, você será capaz de criar um processo de compra formal que controla quem é capaz de comprar o que e quanto dinheiro eles podem gastar sem mais aprovação. Para as ordens de compra com um valor mais elevado o controle efetivo da ordem de compra deve ser estabelecido com a aprovação da ordem de compra fluxos de trabalho para garantir que as pessoas certas assinam antes do compromisso é feito. Em última análise, o maior controle e visibilidade nos hábitos de gastos de sua empresa lhe dará a capacidade de tomar decisões orientadas a dados para a melhoria da organização.,

comece usando requisições, que permitem que sua equipe faça um pedido formal para os materiais ou coisas que eles precisam para fazer o seu trabalho. Você já pode estar fazendo isso – simplesmente pedindo a sua equipe para enviar um e-mail ao seu gerente com o pedido, em seguida, ter o gerente fazer a compra.

em vez disso, a criação de um formulário de pedido de pedido de compra padronizado e exigindo que todos os funcionários a usem, garante que receber requisições não é uma perda de tempo de ninguém., Ele tem todas as informações que as pessoas precisam para aprovar a requisição e automaticamente anexá-lo à ordem de compra correspondente quando a requisição é aprovada.

orçamentos

Uma vez que sua equipe começa a usar a requisição de compra padronizada, você será capaz de criar orçamentos com base no gasto mensal médio e rastrear o que é sua equipe está comprando. Com estes dados, você pode começar a olhar para como os suprimentos são usados e começar a encontrar oportunidades de poupança., As pessoas que você designar como aprovadores serão responsáveis pela manutenção do orçamento, e se as pessoas passam por cima do orçamento, o aprovador pode não ser capaz de aprovar qualquer requisição de compra que não são absolutamente necessários para necessidades imediatas.uma vez que os membros do pessoal comecem a apresentar requisições, os aprovadores podem facilmente detectar padrões de compra. Isto permite-lhes enviar encomendas em massa e solicitar descontos de volume, se disponíveis., Quando os pedidos são criados digitalmente, o tempo de processamento é significativamente reduzido, uma vez que os itens mais frequentemente solicitados podem ser adicionados a um catálogo do melhor fornecedor para o melhor preço possível.

movendo-se da requisição para a ordem de compra

após requisições de compra são um processo padrão no seu negócio, você passa a criar ordens de compra dessas requisições. Você vai precisar contatar fornecedores para que eles saibam que agora você vai estar submetendo uma ordem de compra formal antes de enviar o pagamento., Os fornecedores provavelmente não se queixarão disso, uma vez que tem benefícios significativos para ambas as partes.quando os seus clientes têm pedidos que têm de ser satisfeitos, O Comprador preencherá o formulário de pedido de compra necessário e enviá-los-á ao vendedor. O vendedor irá então comunicar quaisquer preocupações ou problemas que eles têm com a compra, se houver algum. Caso contrário, enviarão a encomenda e a factura assim que receberem o pagamento.com um sistema de E-procurement, é fácil converter uma requisição para uma ordem de compra., O número de requisição é anexado ao número de ordem de compra, para que você possa rastrear a compra desde o pedido até o recebimento e pagamento. Uma vez que o aprovador marca a requisição aprovada, ele pode ser automaticamente convertido para uma ordem de compra com o vendedor o requisitor selecionado.

A integração de requisições e ordens de compra pode levar algum tempo para ajustar e padronizar. Mas, ao fazê-lo, aumenta a sua capacidade de acompanhar as despesas e remover aborrecimentos associados com a compra., A visibilidade nos hábitos de gastos de sua empresa é fundamental para sustentar o crescimento da empresa, e este processo é uma das maneiras que você pode alcançar.